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Delve Grundkurs

MyAnalytics und das persönliche Dashboard

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Was ist MyAnalytics? Hier bekommen Sie einen ausführlichen Überblick über die Oberfläche und deren Funktionsweise. Außerdem lernen Sie, mit welchen Mitteln Sie Ihre Produktivität steigern können.

Transkript

Es wird Ihnen im Moment wohl kaum möglich sein, an dem Thema der Produktivität oder Selbstoptimierung vorbeizukommen. Beiträge in Blogs, Zeitungen und Magazinen und auch im TV beschäftigen sich wöchentlich damit, wie Sie sich selbst optimieren können. Und genau dafür gibt es MyAnalytics mit Ihrem persönlichen Dashboard. Wo genau finde ich dieses denn? Sie gehen in Delve direkt unter Start, Ich, auf den dritten Punkt: MyAnalytics. Schauen wir uns doch mal die ganzen Funktionen Ihres persönlichen Dashboards einmal an. Gleich hier oben sehen Sie den Balken Ihre Zeit. Diese wird unterschieden zwischen Besprechungen, den E-Mail-Stunden, den Kernstunden, auch genannt Stunden für konzentrierte Arbeit, und Nach Feierabend. Jeden einzelnen Bereich können Sie mit einem Ziel versehen. Probieren wie das mal bei E-Mail-Stunden aus. Wir klicken auf Ziel bearbeiten und bekommen die Option, das wöchentliche persönliche Ziel für E-Mail-Stunden festzulegen. In meinem Fall, ich möchte in der Woche weniger als 5 Stunden mich mit dem Thema E-Mail beschäftigen. E-Mail ist sicherlich einer der wichtigsten und interessantesten Punkte, denn genau hier verlieren wir sehr viel Zeit. Sind wir klassisch organisiert, verbringen wir die ersten Stunden des Tages meist damit, den weit überfüllten Postkasten zu filtern, E-Mails zu löschen und sich dann zu den wirklich wichtigen vorzukämpfen. Das geht natürlich auch anders, aber nur was gemessen wird, kann auch verbessert werden. Das kennt man aus dem Sport. Und genau hier könnten Sie sich sehr gut vornehmen, Ihr Verhalten zu optimieren und schauen, wie denn der Unterschied zwischen Wunsch und Wirklichkeit aussieht. Ich speichere. Mindestens genauso wichtig ist das Thema Besprechungen. Auch hier wäre es sehr hilfreich zu schauen, ob man sich einfach zu viel in Besprechungen befindet, in welchen, mit welcher Länge. Kurz gesagt, es geht darum, viel mehr Kenntnis darüber zu erlangen, über etwas, was man die ganze Zeit schon fühlt, dass man bei solchen Themen unnütze Zeit verbringt und nur wenn man die Kenntnis darüber hat, kann man viel besser und genauer entgegensteuern. Ganz oben sehen Sie den Zeitraum, die Wochenansicht. Das bedeutet, wir können in die Zeit zurückgehen und genau schauen, wie das Verhältnis in der entsprechenden Kalenderwoche gewesen war. In diesem Fall war ich über 16 Stunden in Besprechungen, habe mir vorgenommen, maximal 10 aufzuwenden. Bei E-Mails sah es ganz gut aus. Ich habe 5 Stunden für das Thema E-Mail verwendet. Auch 5 war mein Ziel. Bei den Kernstunden war ich diesmal besonders gut. Ich habe mein Ziel mehr als verdoppelt. Wenn Sie an der Stelle noch mal genau wissen wollen, was Kernstunden eigentlich sind, nutzen Sie die sehr gut integrierte Hilfe. Sie erhalten Sie über Weitere Informationen. Eine entsprechende Webseite öffnet sich und Sie scrollen herunter auf Stunden für konzentrierte Arbeit. Gleichbedeutend mit den Kernstunden. Hier sehen Sie, dass das System für konzentrierte Arbeit einen Zeitraum sieht, der mindestens zwei Stunden lang ist und nicht durch Besprechungen unterbrochen wurde. Die Daten stammen natürlich aus Ihrem Office 365-Outlook-Kalender und das System nutzt sie entsprechend. Zurück zu Delve, in dem Fall MyAnalytics. Scrollen wir ein wenig nach unten, kommen wir zu dem Bereich Netzwerk. Ein mindestens genauso spannendes Thema. Sie bekommen angezeigt, mit wem Sie die meiste Zeit verbringen und können sehr schön nachverfolgen, wie viel Stunden Sie basierend auf der E-Mail-Kommunikation und den Besprechungen mit Ihren Top-Leuten verbracht haben. Was ist der Unterschied zwischen Wichtig und Top-Mitarbeiter? Klicken wir auf Top-Mitarbeiter, sehen Sie genau die besagten Kollegen mit denen Sie die meiste Zeit verbracht haben. Möchten Sie einen dieser Kollegen zu einem für Sie besonders wichtigen machen? Versehen Sie ihn mit einem Stern. Dann erscheint er auch unter dem Punkt Wichtig. Noch etwas weiter gescrollt, der Punkt Kontakt verloren. Diese Anzeige informiert Sie darüber, mit wem Sie mal wieder in Verbindung treten könnten. Früher war viel los zwischen Ihnen beiden, aber über längere Zeit schon nicht mehr. Möchten Sie in Verbindung treten, haben Sie die Möglichkeit der E-Mail, eine Besprechung mit ihm einzugehen. Und schon ist der Kontakt wieder da. Etwas weiter nach unten und schon sind wir bei dem Thema Besprechungen. Das Thema der Besprechungen ist sicherlich eins, wo es sich lohnt, dies im Auge zu behalten. Es gibt kaum etwas sinnloseres, als zu oft in zu langen und ausufernden Meetings dabei zu sein. Man regt sich zwar jedes Mal aufs Neue drüber auf, hat aber einfach keinen Überblick darüber, was nun Fakt ist. Hier mit MyAnalytics sehen Sie sehr schön den Unternehmensdurchschnitt. Die Stunden der Besprechungen, die von Ihnen geplant wurden in Ihrer Woche oder von anderen geplant wurden. Ein sehr schönes Diagramm zeigt auf, was haben Sie sich die Woche vorgenommen und was ist tatsächlich passiert? Also der Unterschied zwischen Wunsch und Wirklichkeit. Selbst die Gewohnheiten werden aufgeführt. In diesem Fall gab es zum Glück keine Besprechungen, die in Konflikt standen. Für MyAnalytics bedeutet das, dass es sich um Meetings gehandelt hat, die mit anderen von mir auch akzeptierten Meetings in Konflikt standen, also überlappt waren. Längere Besprechungen, da gab es einige. In der Bedeutung hier: Alle länger als eine Stunde. Serien sind ein Thema und natürlich auch Besprechungen nach Feierabend. Und zwar der Feierabend, der von mir in Outlook definiert ist. Multitasking ist auch ein interessantes Thema. Es bedeutet: Meetings, in denen Sie pro Stunde mehr als zwei E-Mails gesendet oder mehr als vier gelesen haben. Schauen wir ein bisschen weiter nach unten. E-Mail. Es gibt wohl kein größeres Thema, dass es zu optimieren gilt. Die Beschäftigung mit dem Thema E-Mail. Hier wird es sogar noch etwas umfangreicher. Erst links der Klassiker: Der Unternehmensdurchschnitt. Wie viel Stunden in der Woche hat das Unternehmen, die Mitarbeiter des Unternehmens damit verbracht, E-Mails zu lesen und zu schreiben? In diesem speziellen Fall waren es bei mir schon mal doppelt so viel. Trotzdem bin ich mit meinem Wochenziel noch ganz gut dabei. Möchte ich weitere Details haben, ein Klick auf Details anzeigen und ich bekomme eine schöne Übersicht mit interessanten MouseOver-Effekten, die mir genau zu der Zeit anzeigen, wie viel E-Mails gelesen oder gesendet wurden von mir. Das gleiche bei dem Thema der E-Mail-Gewohnheiten. Welche wurden von anderen gelesen, welche von mir gelesen. Wie schnell wurde mir geantwortet, innerhalb von? Und wie schnell habe ich geantwortet? Noch weiter, Kernstunden. Oder wie zuvor schon erwähnt, Stunden für konzentrierte Arbeit. Hier ist es gleich gut beschrieben. Zwei Stunden ohne Besprechung zählen als Kernstunden. Der Aufbau ist wieder gleich. Zahlen und Fakten und Gewohnheiten. Der Vergleich zwischen Tatsächlich und Ziel. Ganz am Ende angelangt, die Stunden nach Feierabend. Da fällt mir sofort auf, Sie hatten diese Woche sieben Tage mit Aktivität nach Feierabend. Das lässt sich definitiv optimieren. Gehen wir noch mal zurück zu Anfang. Was haben wir gelernt? Wir sehen, dass ich durch die Nutzung von MyAnalytics die Möglichkeit habe, ganz viel über mich und meine Arbeitsgewohnheiten zu erfahren. Vieles was ich schon gefühlt habe, mir vielleicht von Kollegen gesagt wird, sehe ich nun Schwarz auf Weiß. Nutzen Sie diese Möglichkeiten für sich persönlich, zu Ihrem Wohl und zu Ihrem Besseren. Sie können mir glauben, es lohnt sich.

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Erfahren Sie, wie Sie mit der Office 365-App Delve Ihre Produktivität steigern.

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Erscheinungsdatum:09.08.2017

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