Kalender erstellen mit Excel

Monatskalender anlegen

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Legen Sie zunächst den Basiskalender für die einzelnen Monate an und heben Sie die Wochenenden für jeden einzelnen Mitarbeiter mithilfe der bedingten Formatierung hervor.
10:50

Transkript

Ich möchte gerne einen Monatskalender erstellen. Ich hätte ganz gerne einen Kalender, in dem jeder meiner Mitarbeiter oder jeder meiner Kollegen meiner Abteilung einträgt, wann er Urlaub geplant hat oder wann er Urlaub reserviert oder genommen hat. Oder wann er auf Seminar ist, wann er außerhalb des Hauses tätig ist. Warum? Damit meine anderen Kollegen beziehungsweise ich sofort sehen können, wann ich Urlaub nehmen kann, damit immer einer von uns im Haus ist, damit das Telefon besetzt ist oder ähnliche Gründe. Ich möchte als gerne einen Abteilungskalender machen, für mehrere meiner Kollegen oder Mitarbeiter. Das Ganze soll monatsweise passieren, und das Ganze soll natürlich dynamisch erstellt werden. Ich schreibe in eine Zelle zum Beispiel in die Zelle "A1" eine Jahreszahl, beispielsweise "2015" hinein. In "B1" soll der Monat ausgewählt werden, Januar, Februar, März. und da ich von dieser Auswahl natürlich die Zahl brauche, Januar ist "1", Februar ist "2" und so weiter, reserviere ich noch eine Zelle, in der diese Monatsinformation als Zahl steht. Damit ich schnell hier ein Zellen-Dropdown erhalte, in dem die einzelnen Monatsinformationen stehen, schreibe ich die Monate per Hand ab "D1", "Januar", hier hinein, und ziehe das Ergebnis von links nach rechts, von Januar bis Dezember, Oktober, November, Dezember, hier herüber. Nun kann ich ganz schnell ganz einfach, in "B1" mit "Daten", "Datenüberprüfung", eine neue Gültigkeit, eine neue Datenüberprüfung erstellen, die mir nur die Werte einer Liste zulässt, und die Quelle der Liste liegt natürlich in der gleichen Zeile, in dieser Zeile "1", von "D1" bis "O1", "OK". Damit habe ich ein kleines Zellen-Dropdown und kann nun bequem einen dieser Monate auswählen, klasse. Da ich natürlich von diesem Monat noch die Monatsnummer brauche, muss ich mit einer kleinen Funktion überlegen, "In welcher dieser Zellen stehst du denn oder genauer in welcher Spalte befindest du dich?" Die Funktion, die das tut, heißt "Vergleich", "=vergleich(". Vergleich fragt mich, was wir suchen, diese Information, wo wir suchen, natürlich in der Liste, ich markiere von rechts nach links. Der Vergleichstyp, Semikolon, er soll exakt suchen, keine Zwischenwerte zulassen. das heißt ich brauche hier den Parameter "0". Hier muss ich eine Null eingeben, für exakte genaue Suche. Klammer zu, und damit findet er mir den Januar in der Spalte Nummer "1" oder wenn ich umschalte, der Februar ist natürlich der Monat Nummer "2" Eigentlich die Spalte Nummer "2" oder der Mai wäre dann der fünfte Monat. Prima, das wird später ausgeblendet. Auf jeden Fall habe ich hier schon einmal die Monatszahl. Damit kann ich nun den Monat generieren lassen. Ich möchte das folgendermaßen machen: Ich hätte ganz gerne als Überschrift die Tagesinformation, darunter den Wochentag da in der Tabelle dürfen meine Kollegen, meine Mitarbeiter ihre Daten eintragen und vorne stehen natürlich die Namen der Kollegen. DAs heißt, ich baue mir hier ein Datum zusammen. Ich erstelle mir mit "=datum" basierend auf der Jahreszahl basierend auf der Monatsinformation den Tag Nummer "1" Ich baue mir einfach den ersten von diesem Monat der hier ausgewählt wurde, Klammer zu, zusammen. Das Ganze wird gleich herübergezogen. Er soll es so weit herüberziehen, wie der Monat Tage hat, das heißt der Mai hat 31, der April dagegen hat nur 30. Damit ich das Ganze dynamisch halten kann, überlege ich mir, "Wenn du im nächsten Monat landest, dann zeige bitte nichts mehr an, dann blende mir diese Information aus, ansonsten darfst du noch eins weiterzählen." Das heißt, "=" mit einer "Wenn"-Funktion, Wenn die Monatsinformation "Monat", von dem nächsten Tag, also Datum "+1", "Wenn du Monatsinformation im nächsten Monat landest, das heißt, wenn du größer bist, als der Monat, von du Datum, dann zeige bitte nichts an, ansonsten ist alles okay, ansonsten verwende bitte dieses Datum "+1", um eins erhöht", Klammer zu, Enter, okay. Die Formatierung stimmt nicht, ich übertrage mal die Formatierung. hier herüber oder wir könnten gleich beide, rechte Maustaste, "Zellen formatieren", "Benutzerdefiniert", als "TT" formatieren, denn ich will ja die Anzeige als Zahl haben, wunderbar. Wenn ich das nun von links nach rechts weiterziehe, bis zu Zahl 31, hier bis zur Zahl 14, hier bin ich bei 23, wir werden die Spalten gleich noch schmaler machen. 29, da muss ich nochmal zwei weiter, okay, 31, dann baut er mir für den Mai 31 Tage auf, für den April dagegen, schauen wir nach, baut er nur 30 Tage auf. Hier steht zwar eine Formel drin, aber die Formel liefert keinen Wert. Probe auf Exempel, was macht er beim Februar? Das ist immer mein kritischer Monat, Februar, schauen wir nach, hier bekomme ich Fehlermeldungen. Ich könnte das mit einer "Wenn"-Funktion abfangen oder ich mache hier eine "WENNFEHLER"-Funktion außen herum "Wenn diese Information zu einem Fehler führt, dann zeige nichts mehr an", Semikolon, Semikolon, "dann blende die Anzeige aus", Anführungszeichen, Anführungszeichen. Okay, dann ziehe ich das Ganze bis hierhin und Sie sehen, im Februar verschwinden die letzten drei Informationen im Jahr 2015, klasse. Das Ganze machen wir gleich ein bisschen schmaler, dann können wir besser erkennen, was los ist. Das heißt, ich markiere noch einmal die Tage, diese Spalten, 28, 29, 30, 31 und ziehe an einem der Spaltenränder das Ganze etwas schmaler, sieht dann so aus, das reicht für unsere Kalenderdarstellung, okay. Diese Information brauche ich eine Zeile tiefer noch einmal. Der Chef wollte unbedingt, dass der Wochentag angezeigt wird Das heißt, ich mache hier "=", "Du Information von da oben", und ziehe das Ganze noch einmal von links nach rechts herüber, bis zum letzten Tag. Die Darstellung soll allerdings, rechte Maustaste, Zellen formatieren, im benutzerdefinierten Format "TTT" dargestellt werden, das heißt, das hat nicht die Zahl, sondern eben den Wochentag mit zwei Buchstaben anzeigen. Prima, genau so wollte das der Chef haben. Und jetzt können wir schon fast beginnen, unseren Kalender zu füllen. Das heißt, ich schreibe mal ein paar Namen hinein, mache eine paar Fantasienamen, wir wäre es mit Alfred, wie wäre es mit Beate, mit Cecilia, mit Dieter, mit Erich und mit Franz, Okay und er soll mir die Samstage und Sonntage, je nachdem, wie viele Anwender hier drinstehen, in einer bedingten Formatierung mit einer grauen Farbe unterlegen. Nun, eigentlich kein Problem, oder? Ich kann eine bedingte Formatierung machen. Ich hole mir über "Start", "Bedingte Formatierung" eine "Neue Regel", die neue Regel soll eine Formel haben. Die Formel überprüft, ob "=", der Wochentag von dieser Zelle, und jetzt muss ich kurz einmal überlegen, ich werde gleich diese bedingte Formatierung nach unten verwenden, das heißt, Wochentag muss hier relativ sein, ich werde sie aber auch nach rechts ziehen, das heißt, hier muss er dann auf die entsprechende Zeile Nummer "4" losgehen. Das heißt mit anderen Worten: Die Zeile "4" ist fixiert, die Spalte "B" ist relativ. Beim Herüberziehen ändert er sich, beim Herunterziehen bleibt er immer fest. Das heißt, ich mache aus "$B$4" F4 – ein "B$4", "B" variabel, "4" fixiert. Wenn der Wochentag von dieser Zelle, Semikolon "2", größer ist als der Wert "5", größer als ein Freitag, "dann formatiere mal bitte diese Zelle: ausfüllen mit einem grauen Format", "OK". Würde er das schon tun, "OK", das tut er. Ich überlege, das kann ich natürlich jetzt herunter- und herüberziehen, aber es wäre ja schön, dass er den grauen Balken so weit nach unten zieht, wie auch hier Namen drinstehen, Das heißt, ich müsste den grauen Balken an der Stelle ein klein wenig anders darstellen. Hier schreiben wir einfach mal "Tag" hinein, hier schreiben wir mal "Wochentag" hinein, hier soll er immer, hier soll er aber soweit "herunterwandern", dynamisch sich nach unten bewegen, wie die Spalte gefüllt ist. Das heißt, wir ändern diese Funktion noch etwas ab. indem wir hier "Regeln verwalten", die "Regel bearbeiten" indem wir nicht nur den Wochentag überprüfen, sondern gleichzeitig noch, ob diese Zelle gefüllt ist. Also "=und" sowohl der Wochentag Samstag oder Sonntag ist als auch diese Zelle, nicht leer ist, "ungleich leer" und jetzt hier wieder Achtung, er macht "$A$4". Gleiches Spiel wie eben, die Spalte "A" muss fixiert werden beim Herüberziehen, die Zeile "4" ist relativ beim Herunterziehen, das heißt, ich muss hier das "$A$4" F4 F4 "A" fixieren, "4" befreien, damit es funktioniert. "=und" ist eine Funktion, Klammer auf, ich brauche am Ende eine Klammer zu. Wenn diese Bedingung stimmt, "OK", können wir diese Bedingung anwenden, nicht mehr auf die Zelle "B4", sondern gleich auf den ganzen Bereich, so herüber, 28,29 bis 31. Okay, und da wird er mir jeweils die Spalten grau formatieren, wenn ein Mitarbeiter drinsteht, wenn wir ein Wochenende haben. Bekommen wir noch Gernot dazu und auch noch die Helga, dann sehen Sie, baut sich der Balken weiter nach unten auf, je nachdem, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wir in unserer Liste haben.

Kalender erstellen mit Excel

Erstellen Sie ganz individuelle Kalender. Ob Monats-, Jahres- oder Mehrsprachenkalender, Stundenabrechnung oder Schichtplan – hier finden Sie Lösungen für verschiedenste Zwecke.

2 Std. 35 min (29 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...

Dieses Training wurde mit Excel 2013 aufgezeichnet. Die Inhalte lassen sich aber problemlos auf jede andere Excel-Version übertragen.

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!