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Kalender erstellen mit Excel

Monatsblätter kopieren

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In dem Monatskalenderblatt wird eine Fixierung eingeschaltet, bestimmte Informationen werden ausgeblendet und ein Blattschutz darauf gelegt, sodass der Anwender nur in bestimmten Zellen bestimmte Informationen eintragen darf.
07:48

Transkript

Ich habe einen kleinen Monatskalender erstellt, in dem meine Kollegen und Kolleginnen, in bestimmte Zellen bestimmte Informationen eintragen können, beispielsweise, ob sie Urlaub genommen haben, oder Urlaub planen werden, damit die anderen Kollegen sofort sehen können, wann sie Urlaub haben. Diesen Kalender möchte ich nun etwas verschönern, das heißt ich hätte ganz gerne, dass, wenn die Liste sehr, sehr lang wird, - unsere Abteilung wird immer größer - dass der Kopf immer sichtbar ist. Ebenso, ich habe die Spalten doch relativ breit gemacht, möchte ich natürlich, dass ich auch den letzten Tag des Monats sehen kann, aber dass vorne der Name immer sichtbar ist. Dazu muss ich in Excel die ersten Zeilen und die erste Spalte fixieren, das heißt, ich setze den Cursor unter die zu fixierenden Zeilen rechts von der zu fixierenden Spalte, und fixiere das Ganze über ANSICHT Fenster fixierenFenster fixieren. Jetzt wird alles, was darüber ist, fixiert beim Runter-Scrollen, jetzt wird alles, was vor der Fixierung ist, fixiert beim Nach-rechts-Scrollen. Wunderbar. Ich möchte natürlich mehrere Tabellenblätter haben. Die Tabellenblätter sollen sich die Namen jeweils von einem zentralen Blatt herholen. Das heißt, am geschicktesten ist es, ich mache ein neues Blatt, schiebe das neue Blatt mal nach links, benenne das neue Blatt mal um in "Mitarbeiter". Kürzen wir ab. Auf dieses neue Blatt füge ich jetzt die Namen ein, das heißt ich markiere es hier, kopiere es hier, wechsle aufs erste Blatt, und schreibe - ich fange auch hier mal in der gleichen Zeile an, der Zeile "6" - Einfügen, die Namen rein. Damit er sich dynamisch die Namen ziehen kann, mache ich einen Bezug, "=", du Blatt, du Zelle, ENTER. Ich sehe natürlich das gleiche Ergebnis, klar. Und Achtung: Beim Runterziehen wird jetzt gleich Folgendes passieren: Upps, er baut den Balken auf. Klar, in der Zelle steht eine Formel, die Formel findet nichts, liefert deshalb den Wert "0", und jetzt steht in der Zelle ein Wert, und deshalb baut er die bedingte Formatierung so weit auf. Das soll er natürlich nicht. Das heißt, ich muss die Formel etwas ändern, ich muss hier "=WENN" auf dem anderen Blatt in der anderen Zelle "=nichts" steht, dann bleibe ich selber - Semikolon - auch leer, ansonsten hole mir - jetzt könnte ich wieder rüber klicken, oder ich schreibe nochmal den Blattnamen, der ist ja recht kurz, "Mitarbeiter!" aus der Zelle "A6" - die Information heraus, Klammer zu für WENN. ENTER. Das ist besser, weil wenn ich diese Funktion jetzt runterziehe - ich mache es gleich mal bis zur Zeile 29 - dann bleiben die unteren natürlich unformatiert. Würde ich neue Namen hier eintragen, dann greift er sich den Namen und dann ändert er natürlich auch die Balkenlänge. Prima. Auf diesem Tabellenblatt "1", - das können wir gleich mal umbenennen in "Januar" - soll der Anwender, die Anwenderin natürlich nur hier in dem Bereich die Urlaubstage eintragen können. Das heißt ich markiere mal den Bereich, hier, ich gehe mal ein bisschen runter, bis Zeile 29, möchte ich ganz gerne, dass etwas eingetragen ist, Alles andere ist tabu, alles andere ist geschützt. Das heißt hier, rechte Maustaste, Zellen formatieren..., hier trage ich den Schutz raus. Das heißt ihr Zellen, ihr seid nicht gesperrt, ihr seid freigegeben, ihr seid aufgehoben, hier kann ich etwas eintragen. Die Sperrung wird nur dann wirksam, - können wir hier lesen - wenn das Blatt geschützt ist. Und den Blattschutz finden Sie in der Registerkarte ÜBERPRÜFEN, Gruppe Änderungen, Schaltfläche Blatt schützen. Okay, prima. Das werden wir auch gleich machen. Aber vorher muss ich noch überlegen, ich will ja auch noch die Monate ändern können. das heißt, ich selber natürlich will die Monate umschalten für die neuen Blätter. Nicht nur auf Januar bleibend, sondern eben Januar, Februar, März. Und auch noch das Jahr ändern, - für das nächste Jahr - das heißt, auch die zwei Zellen werden - rechte Maustaste, Zellenformatierung - vom Blattschutz ausgenommen. Auch ihr seid offen, ihr seid variabel, ihr seid veränderlich. Bevor ich den Blattschutz einschalte, noch eine kleine ästhetische Sache, Ich hätte ganz gerne, dass oben die Monatsnamen verschwinden. Die Monatsnamen habe ich hier für die Dropdown-Liste gebraucht. Ebenso dieses "Tag", "Wochentag", ist eigentlich überflüssig, bräuchten wir auch nicht. Ich darf hier weder die Zeilen löschen noch die Spalten löschen, weil die werden ja an anderer Stelle verwendet. Damit ich die Information ausblenden kann, kann ich einfach die Zellen hier markieren und die Zellen über START mit der weißen Schriftfarbe wegformatieren. Nochmal: Die Zellen werden markiert, weiße Schriftfarbe, wird der Inhalt ausgeblendet. Wunderbar. So sieht es gut aus. So gefällt es mir. Ach, da ist doch noch einer. (schmunzelt) Schriftfarbe weiß, ausgeblendet. So können wir es verwenden. Auf dieses Blatt lege ich jetzt über ÜBERPRÜFEN Blatt schützen ein Blattschutz. Und ich kenne meine Kollegen, die haben keine kriminelle Energie... Würde jemand den Blattschutz hier aufheben, würde er auf keinen Fall irgendwas kaputtmachen, sondern würde natürlich den Blattschutz wieder drauflegen. Deshalb verwende ich hier kein Kennwort, - das ist nicht notwendig - schütze das Blatt einfach nur. OK, ohne Kennwortschutz. Wunderbar, Prima. Setzen den Cursor hier rein. Und jetzt kann ich dieses Blatt duplizieren, und dafür gibt es einen hübschen kleinen Trick: Ich kann natürlich - Standardversion, rechte Maustaste, Verschieben oder kopieren... - das Blatt als Kopie ans Ende stellen, OK und jetzt umbenennen von "Januar" in "Februar". Oder, wenn Sie sehr viele Blätter brauchen, und zwölf ist schon fast sehr viel, kann ich auch das Blatt mit der Maus einfach verschieben, und beim Verschieben die STRG-Taste drücken, gedrückt halten, und so ein Duplikat des Blattes erzeugen. Setzt ein bisschen Fingerfertigkeit voraus, geht aber natürlich viel schneller, wie wenn ich jedes einzelne Blatt rüberschiebe. Beachten Sie bitte Folgendes: Achtung, ich kann in mehreren Blättern arbeiten, Ich kann mit gedrückter STRG-Taste das Blatt, STRG-Taste, das Blatt, das Blatt, markieren, könnte hier Spalten breiter machen, Zellen formatieren, könnte über SEITENLAYOUT ein Logo in die Kopfzeile einfügen, die Seitenausrichtung ändern und so weiter. Eine Sache geht leider nicht, und das vermisse ich sehr in Excel: Ich kann leider nicht von allen Blättern jetzt den Blattschutz aufheben. Das ist natürlich nötig, wenn ich merke: Da habe ich ein Fehlerchen gemacht. Müsste ich jetzt von jedem einzelnen Blatt den Blattschutz aufheben, es korrigieren, und dann auf jedem einzelnen Blatt wieder den Blattschutz einschalten. Das ist ein großer Knackpunkt. Man kann es natürlich programmieren, klar, aber es geht leider nicht per Hand. Also nochmal: Wenn kein Blattschutz auf den Blättern liegt, dann kann ich sehr wohl auf mehreren Blättern... STRG-Taste oder SHIFT-Taste, die Blätter markieren. Von hier - SHIFT - bis zu diesem Blatt, sind sie alle markiert, bin ich im sogenannten Gruppenmodus. Das funktioniert übrigens auch, rechte Maustaste, wenn ich die Gruppierung aufgehoben habe, Gruppierung einschalten, Alle Blätter auswählen heißt es hier. Was aber nicht funktioniert in diesem Gruppierungsmodus, ist leider: Schutz rein, Schutz raus. Das ist lokal für jedes Blatt vorgesehen. Aber immerhin: Wenn Sie wissen, mit STRG-Taste kann ich die Blätter duplizieren, geht es relativ flott.

Kalender erstellen mit Excel

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2 Std. 35 min (29 Videos)
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Dieses Training wurde mit Excel 2013 aufgezeichnet. Die Inhalte lassen sich aber problemlos auf jede andere Excel-Version übertragen.

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