SharePoint 2013 Grundkurs

Möglichkeiten für die Seitenbearbeitung entdecken

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Die Startseite einer Teamsite sollte eine einladende Oberfläche aufweisen, ähnlich einer Hausfassade. Sie sehen, wie Sie die Seitenbearbeitung starten, kleine Änderungen und Anpassungen vornehmen und welche Funktionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen.

Transkript

Unsere Teamsite Eventorganisation ist bereits kräftig gewachsen. Wir verwenden Dokumentbibliothek, um unsere Dateien zu verwalten. Und für die zentrale Aufgabensteuerung nutzen wir eine SharePoint-Aufgabenliste. Wenn wir jetzt unsere Seite Event- organisation mit einem Haus vergleichen, können Sie im Grunde genommen sagen, dass wir unser Fundament bereits gegossen haben und die ersten Zimmer eingerichtet sind. Als Nächstes sollten wir uns natürlich unserer Fassade widmen. Die Fassade in SharePoint entspricht im Grunde genommen unserer Startseite, also dem Gebilde, was wir jetzt hier sehen. Einmal diese Kacheln und darunterliegend einmal die Newsfeeds beziehungsweise Dokumente. Es handelt sich hierbei um eine Standardseite, die wir so nicht nutzen müssen. In SharePoint haben wir nämlich die Möglichkeit, diese Seite individuell und für unsere Zielgruppe passend zu gestalten. Alles, was wir dazu tun müssen, ist, diese Seite in den Bearbeitungsmodus zu versetzen. Dazu öffnen wir das Register Seite. Und klicken hier auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie sehen dann auch gleich, wie sich das Ganze jetzt verändert. Wir haben unsere zwei Registerkarten Text formatieren und Einfügen. Und der Inhaltsbereich unserer Startseite hat sich ebenfalls verändert. Wir sehen jetzt hier drei Quadrate, welche im Grunde genommen die Inhalte unserer Startseite von einander abgrenzen. Diese drei Quadrate sind quasi die Platzhalter für sogenannte Webparts in SharePoint. die Webparts in SharePoint können Sie am besten mit Legosteinen vergleichen. Bislang haben wir unsere Bibliotheken und Listen in Form von Apps in SharePoint eingerichtet. Das ist unsere Basis. Wenn es jetzt aber darum geht, eine Startseite, so wie wir diese im Moment sehen, zu gestalten, oder aber anzupassen, kommen die Webparts ins Spiel. Diese sind im Grunde genommen ein Abbild unserer Apps, haben aber den Vorteil, dass wir diese individuell und beliebig oft auf einer solchen Startseite positionieren können. Bevor wir jetzt damit anfangen, diese Seite anzupassen, möchte ich Ihnen noch einen kleinen Tipp mitgeben. Wenn Sie planen, das Layout Ihrer Startseite komplett zu verändern. Das heißt, Sie ändern die Struktur, binden komplett neue Webparts ein, oder aber Sie möchten über einen längeren Zeitraum in Ruhe an der Startseite arbeiten, dann checken Sie diese zuvor aus. Warum das Ganze? Sobald Sie diese Seite ausgecheckt haben, können Sie in Ruhe alle Änderungen vornehmen und die Kollegen in Ihrem Team bekommen von diesen Änderungen nichts mit. Sie können also mit dem letzten Status dieser Seite wie gewohnt arbeiten, auf Dokumente zugreifen, und sind nicht verwirrt, weil nach jedem Ihrer Speichervorgänge die Seite komplett anders aussieht. Wenn Sie sich nun Gedanken machen über Ihre Seitengestaltung, dann haben Sie neben den unterschiedlichen Textformatierungen und Absätzen, Formatvorlagen, noch zunächst die Möglichkeit, sich für ein neues Seitenlayout beziehungsweise ein neues Textlayout zu entscheiden. Im Moment haben wir ein dreigeteiltes Layout. Das erkennen wir hier immer an diesem Rahmen. Wenn wir jetzt im Register auf die Schaltfläche Textlayout klicken, dann Sie sehen, es stehen uns noch diverse weitere Layouts zur Verfügung. Am meisten bewährt hat sich im Grunde genommen dieses zweite Layout: Eine Spalte mit Randleiste. Wir können einmal draufklicken. Dann sehen Sie auch schon, wie sich das Ganze verändert. Wir haben jetzt nicht mehr drei Bereiche, sondern zwei. Einen großen für allgemeine Inhalte und Bibliotheken und einen kleineren rechten Inhaltsbereich, den wir zum Beispiel für weiterführende Informationen wie Hyperlinks oder aber Kontaktdaten verwenden können. Das Schöne ist, Sie können jederzeit zwischen diesen Layouts hin und her wechseln. Das heißt, auch hier, wenn das Ganze nicht passen sollte, nehmen Sie die Änderung mittels eines einfachen Mausklicks vor. Für die weiteren Arbeiten entscheide ich mich für das zweite Layout. Das heißt, wir bleiben bei dieser Einstellung und schaffen als Nächstes Platz. Was genau meine ich damit, Platz schaffen? Webparts, die wir nicht benötigen, können wir beziehungsweise sollten wir löschen. Andernfalls würde das bei unseren Kollegen für Verwirrung sorgen, weil man einfach nicht weiß, was verbirgt sich dahinter, kann ich damit arbeiten oder nicht. Wie gehen wir dazu vor? Wir bewegen den Cursor zu diesem kleinen Dreieck an dem Webpart. Dahinter verbirgt sich ein Bearbeitungsmenü. Wenn wir hier draufklicken, stehen uns die Funktionen Minimieren und Löschen zur Verfügung. Webparts, die Sie wirklich nicht mehr benötigen, können Sie in aller Ruhe löschen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass jetzt zum Beispiel die dazugehörige Dokumentbibliothek auch gelöscht wird. Was Sie hier rausnehmen ist ein Webpart, das Sie jederzeit wieder hinzufügen können, wenn Sie es wieder benötigen. Und dieses Webpart ist komplett gelöst von der tatsächlichen Bibliothek. Das heißt, ich klicke hier auf Löschen. Bekomme hier noch einen kleinen Hinweis und bestätige diesen mit OK. Nach einer kurzen Ladezeit verschwindet dieses Webpart und das darunterliegende rückt an dessen Stelle. Auch das nehme ich raus. Wir werden mit den Newsfeeds an dieser Stelle nicht arbeiten. Und das Gleiche gilt auch auf der rechten Seite für das Webpart Dokumente. Auch das brauchen wir in dieser Form nicht. Und Sie sehen schon, wenn ich das Ganze rausgenommen habe, wirkt das Ganze gleich viel übersichtlicher. Wir haben jetzt auf der linken Seite den großen Inhaltsbereich und rechts den kleinen und können jetzt damit anfangen, neue Inhalte hinzuzufügen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, dann können Sie nach diversen Einzelschritten einfach eine Zwischenspeicherung vornehmen. Also klicken Sie nicht auf Speichern. Das würde nämlich bedeuten, dass Sie speichern und den Bearbeitungsprozess beenden. Sondern klicken Sie in diesem Fall bitte auf den unteren Teil der Schaltfläche. Hier haben Sie nämlich die Möglichkeit, den Befehl Speichern und Bearbeitung fortsetzen zu wählen. Wenn ich das einmal getan habe, wird ein Zwischenstatus gespeichert. Wenn ich jetzt ausgecheckt hätte, wäre auch das gespeichert, aber die Kollegen würden davon noch nichts mitbekommen. Als Erstes, würde ich vorschlagen, nehmen wir den großen Inhaltsbereich in der Mitte, klicken direkt rein und schreiben einen kleinen Begrüßungstext hinein. Schließlich sollen auch die Kollegen wissen, was sie auf dieser Seite erwartet, die nicht in der Eventorganisation arbeiten, dennoch aber zugriffsberechtigt sind und hier Informationen abholen möchten. An dieser Stelle empfiehlt es sich, einfach nur einen kleinen Willkommenstext zu erfassen und vielleicht noch eine kurze Beschreibung zu hinterlegen. Das werde ich jetzt kurz vornehmen. Und schreibe den Text: "Herzlich willkommen in der Eventorganisation!" Und als Beschreibung nehme ich noch rein: "Wir kümmern uns um die gesamte Planung der Events und stehen bei Fragen gerne zur Verfügung." So weit, so gut. Jetzt habe ich zumindest den Text erfasst. Sie können bei Bedarf gerne noch zum Beispiel die Überschrift hervorheben. Dazu haben Sie die Möglichkeit über die Funktionsgruppe Schriftart, entweder tatsächlich Änderungen an der Schriftart vorzunehmen. Sie können die Schriftgröße anpassen, etwas fett hervorheben, unterstreichen et cetera. Achten Sie hier bitte immer darauf, dass Sie sich hier bei jeglichen Änderungen oder Anpassungen im Rahmen Ihres Firmen-CIs bewegen. Das gleiche gilt natürlich auch für die Formatvorlagen. Diese stehen uns zur Verfügung. Sie sehen auch, wenn ich mit der Maus drüberfahre, bekommen wir eine kleine Livevorschau. Auch hier gilt das Motto: weniger ist mehr. Deswegen belasse ich es einfach dabei, dass ich hier die Schriftart ein wenig vergrößere. So. Welche Möglichkeiten haben wir im Register Einfügen? Nun, wenn Sie hier reingehen, könnten Sie zum Beispiel auch Tabellen hinzufügen, Bilder, Mediadateien, oder aber auch die Webparts. Wenn Sie mit Ihren Arbeiten an der Seite so weit fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Dann sehen Sie auch schon, in diesem Moment wird unsere Seite neu geladen. Ich habe bewusst auf Speichern geklickt, weil ich hier im Moment keine weiteren Änderungen mehr vornehmen möchte. Das Ergebnis wird in wenigen Sekunden auch sichtbar. So. Wenn SharePoint die Seite so weit geladen hat, bekommen Sie auch gleich das Ergebnis zu sehen. Dieses Ergebnis ist jetzt auch für alle anderen Kollegen im Team sichtbar. Das heißt für uns, wir haben unsere Startseite mit diesem Video erfolgreich angepasst.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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