Excel 2013 für Profis

Möglichkeiten der PivotTable ausreizen

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In diesem Film geht es um Details. Sie werden Sparklines erstellen und Sie lernen die Analyse-Tools kennen, wie beispielsweise Datenschnitte und das Zeitachsentool zur Erstellung und Formatierung der Zeitachse als möglicher Ersatz für die Gruppierung.

Transkript

Haben Sie eine Pivot Table erstellt und befinden Sie sich innerhalb dieser Pivot Table, so sehen Sie hier die kontextsensitiven Registerkarten "Pivot Table Tools" mit "Analysieren" und "Entwurf". Bei "Entwurf" haben Sie die Möglichkeiten, sich entsprechend Teilergebnisse anzeigen zu lassen, oder auch nicht anzeigen zu lassen. Klicken Sie bspw. auf "Nicht anzeigen", so verschwinden hier diese Zwischenergebnisse. Sie haben die Möglichkeit, alle Teilergebnisse unten in der Gruppe anzuzeigen. Sie sehen hier bspw. dann auch eine Spalte "Gesamtergebnis" eingefügt - Gut, das bringt mir hier im Moment relativ wenig, insofern kann ich diese Teilergebnisse auch wieder ausblenden. Weiter habe ich die Möglichkeit, Gesamtergebnisse für Zeilen und Spalten zu deaktivieren, oder wieder zu aktivieren, oder nur für Zeilen oder nur für Spalten zu aktivieren. Wähle ich jetzt "deaktivieren" und dann im nächsten Schritt - ich muss wieder in die Pivot Tabelle hineingehen und sagen "Nur für die Zeilen aktiviert" - dann sehen Sie hier das Gesamtergebnis, oder "Nur für Spalten aktiviert" sehen Sie hier unten das Gesamtergebnis erscheinen. Dass Sie im Moment nur den Monat Februar sehen, liegt daran, dass hier entsprechend nach dem Datumsfilter gefiltert wurde. Wenn Sie wieder alles sehen möchten, dann werden Sie einfach sagen: "Ich möchte den Filter löschen" und Sie sehen wieder alle Monate entsprechend angezeigt, zumindest die Monate, die in Ihrer Datenquelle entsprechend angegeben wurden. Was ebenfalls sehr interessant ist, ist das sogenannte "Berichtslayout". Im Moment arbeite ich im Kurzformat, d.h. also, Sie sehen, dass hier die entsprechenden Einrückungen vorhanden sind. Für den Artikelnamen wird nicht eine ganze Spalte eingeblendet - das wäre der Fall, wenn ich sagen würde: Ich möchte das Ganze im Tabellenformat sehen. Ich finde die andere Darstellung wesentlich hübscher, weil sie meine Daten etwas komprimierter zeigt, deswegen wechsle ich jetzt wieder zurück von "Im Tabellenformat anzeigen" in "Kurzformat anzeigen". Interessant ist natürlich auch die Möglichkeit: "Leerzeilen nach jedem Element einfügen" und Sie sehen, er fügt hier eine entsprechende Leerzeile ein. Gestatten Sie mir hier an dieser Stelle, einen kleinen Exkurs zu machen. In eine Leerzeile - und deswegen heißt sie ja auch Leerzeile - kann ich natürlich keine Daten einfügen. Wenn ich das versuchen würde, bekomme ich eine entsprechende Fehlermeldung. Aber ich habe z.B. die Möglichkeit, mit den sogenannten "Sparklines" zu arbeiten. Würde ich jetzt in die Registerkarte "Einfügen" gehen und hole mir hier eine "Sparkline", dann kann ich selbstverständlich den Datenbereich hier wählen und könnte jetzt in dieser Zelle B13 eine "Sparkline" unterbringen, die mir den Verlauf anzeigt. Denn diese "Sparkline" ist nicht wirklich innerhalb dieser Zelle untergebracht, sondern sie liegt praktisch auf dieser Zelle und deswegen lässt sich hier eine "Sparkline" einfügen. Gleiches wäre selbstverständlich auch möglich für die anderen Daten, z.B. für den Februar könnte ich ein Säulendiagramm einfügen und wenn es nicht groß genug ist, könnten Sie ja die Höhe der Spalte nochmal variieren. Das aber nur nebenbei, ein kleiner Kniff, der es Ihnen erlaubt, mit Hilfe einer Pivot Tabelle noch effizienter, noch anschaulicher arbeiten zu können. Ich lösche nun diese "Sparklines" wieder raus. Es sollte nur eine Möglichkeit damit angedeutet werden, wie Sie auch zusätzlich noch Ihre Pivot Tabelle aufpeppen können. Weiter stehen Ihnen in der Registerkarte "Entwurf" noch entsprechende Formatierungsmöglichkeiten für Ihre Pivot Table zur Verfügung. Da überlasse ich es Ihnen, entsprechende Formatierungen zu wählen. Auf jeden Fall bekommen Sie eine größere Menge angeboten. Nun wechsle ich von der Registerkarte "Entwurf" in die Registerkarte "Analysieren", da sich hier sehr interessante Dinge befinden, unter anderem auch eine Neuerung, die zusätzlich zu den Datenschnitten hier mit aufgenommen wurde. Datenschnitte sind eigentlich Filter - ich hätte natürlich auch jederzeit in der Pivot Tabelle selbst filtern können - aber mit Hilfe von Datenschnitten wird das Ganze natürlich noch wesentlich anschaulicher. Ich klicke hier auf "Datenschnitt einfügen" und nun hätte ich Möglichkeit, hier bspw. nach Kunden oder nach Artikelnamen usw. zu filtern, also, einen Datenschnitt einzufügen. Ich klicke mal hier auf "Kundenname" und dann auf "OK" und jetzt sehen Sie diesen Datenschnitt, wie er hier eingefügt wird, und wenn ich jetzt auf den entsprechenden Kunden klicke, dann werden mir nur die Daten für diesen Kunden entsprechend angezeigt. Selbstverständlich könnten Sie auch mehrere Datenschnitte einfügen, bspw. nach Kunden und nach Artikelnamen - auch das wäre natürlich eine Möglichkeit, die Sie hier wählen können. Auch die Datenschnitte lassen sich selbstverständlich wieder formatieren. Sie sehen hier oben das eingeblendete Kontextmenü für die Datenschnitt-Tools. Hier können Sie - besonders, wenn Sie mit mehreren Datenschnitten arbeiten - hier dann auch entsprechende Farben verwenden. Ich hole das nochmal ganz kurz nach. Ich möchte gerne hier noch einen weiteren Datenschnitt einfügen, bspw. die bereits besagten Artikelnamen. Ich klicke auf "OK", und Sie sehen hier einen entsprechenden Datenschnitt, der nach Artikelnamen filtert. Bspw. nach der Festplatte und Sie sehen, jetzt werden nur noch zwei Artikel für diesen Kunden "Commedia" angezeigt. Nehme ich den Kundenfilter raus, dann sehen Sie alle Festplatten, die insgesamt verkauft wurden. Auch hier kann ich natürlich den Filter wieder entfernen, und ich sehe jetzt alle Produkte. Neu ist die Möglichkeit - und dazu muss ich wieder zurückwechseln in die Pivot Tabelle - neu, ist die Möglichkeit, bei "Analysieren", sogenannte "Zeitachsen" einzufügen. Diese können Sie natürlich auch in Verbindung mit den Datenschnitten verwenden. Während die Datenschnitte sich ja auch mit sogenannten "Tables" verwenden lassen, sind die Zeitachsen der Pivot Tabelle vorbehalten. Ich klicke "Zeitachse hinzufügen" und - wie gesagt, es heißt ja "Zeitachse" - es wird mir hier auch nur das Auftragsdatum angezeigt. Ich klicke auf "OK" und bekomme hier ein kleines Fenster, mit dem ich jetzt praktisch die Monate auswählen kann. Angenommen, ich möchte nicht über den Monat filtern, wie ich das ja auch machen könnte mit Hilfe eines Datenschnitts, sondern ich möchte das gerne hier machen, dann sehen Sie, ich könnte bspw. jetzt entsprechend nach den entsprechenden Monaten meine Daten anzeigen. Ein sehr hübsches Tool, wie ich finde, besonders, wenn Sie Daten über längere Zeiträume in einer Pivot Tabelle darstellen, ist das sicherlich eine sehr schöne Möglichkeit nach Zeiträumen entsprechend zu filtern. Auch hier gilt das vorstehend Gesagte: Auch dieses Tool, dieses Zeitachsen-Tool, verfügt wieder über Optionen, bei denen sich die Größe einstellen lässt, oder natürlich auch die entsprechenden Formate. Wählen Sie das Format aus, das Ihnen persönlich hier am meisten liegt, und Sie sehen das Ergebnis dann sofort umgesetzt. In diesem Video haben Sie erfahren, wie Sie mithilfe der Pivot Table Tools und der zugehörigen Registerkarten "Analysieren" und "Entwurf" Ihre Pivot Tabelle gestalten können, wie Sie Datenschnitte einfügen können und wie Sie mit Zeitachsen arbeiten können. Damit haben Sie ein Rüstzeug kennengelernt, das es Ihnen erlaubt, aus großen Datenmengen die Daten so heraus zu profilieren, dass diese als Grundlage für die entsprechenden Entscheidungen dienen können.

Excel 2013 für Profis

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7 Std. 56 min (96 Videos)
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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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