Projektmanagement: Kommunikation

Moderation in Projekten

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Die Moderationsfähigkeit ist ganz entscheidend für den modernen Projektmanager. Hier erfahren Sie, welche Anforderungen an einen Moderator gestellt werden.

Transkript

Im letzten Film dieses Kapitels möchte ich noch über eine leider oft nicht sehr ausgeprägte Kompetenz bei Projektleitern sprechen. Die Moderationskompetenz. Sie haben im vorherigen Film gelernt, dass es viele Meetings und Sitzungen gibt. Und Sie als Projektleiter sind mit dafür verantwortlich, dass diese Besprechungen effizient und effektiv ablaufen. Fredmund Malik hat das Meeting-Dilemma einmal mit folgenden Worten beschrieben: 80 Prozent aller höheren Manager geben bei Befragungen an, über 60 Prozent ihrer Zeit in Sitzungen zuzubringen. Und 80 Prozent aller Manager geben an, dass 60 Prozent aller Sitzungen ineffizient und unproduktiv seien. Damit dies nicht passiert und Sie Ihre Meetings erfolgreich moderieren, möchte ich Ihnen meine persönlichen Top 5 für erfolgreiche Sitzungen mit auf den Weg geben. Beginnen wir mit dem Punkt "Seien Sie ein guter Gastgeber". Darunter verstehe ich, dass ein Moderator einen Rahmen schafft. Einen Rahmen, der es auch heterogenen Gruppen ermöglicht, durch offene und produktive Gespräche, handlungsfähig zu werden. Das beginnt bei der Auswahl der Teilnehmer, über die Planung des Meetings, der Durchführung, bis hin zur Nachbereitung. Ein weiterer Punkt lautet: "Seien Sie und Ihre Teilnehmer gut vorbereitet." Kennen Sie die Situation, dass zehn Leute um einen Tisch sitzen, sich ansehen und einer fragt: "Worum geht es denn eigentlich heute?" Solche Meetings sind schlecht vorbereitet und führen in der Regel zu viel, aber nicht zum gewünschten Ergebnis. Gehen Sie als Moderator mit gutem Beispiel voran und bereiten Sie sich gut vor. Welche Ziele sollten mit dem Meeting erreicht werden? Was benötigen die Teilnehmer zur Vorbereitung? Wie kann ich sicherstellen, dass sie sich vorbereiten? All diese Fragen sollten Sie sich in der Vorbereitung einer Sitzung stellen. Darüber hinaus sollten Sie sich auch mental vorbereiten. Überlegen Sie sich zum Beispiel, welche Konflikte entstehen könnten und wie Sie darauf reagieren könnten ohne Partei ergreifen zu müssen. Definieren Sie vorab schon gewisse Rahmenbedingungen und übermitteln Sie diese den Teilnehmern. Kleiner Tipp am Rande: Denken Sie hier über ein Handyverbot oder Laptopverbot im Meeting nach. Tipp 3: "Wirken Sie als Facilitator" "Facilitation" ist englisch und heißt so viel wie Begünstigung, Erleichterung, Ermöglichung. Aber im übertragenen Sinn dann auch Prozessbegleitung und Moderation. Visualisieren Sie Ideen und Ergebnisse. Verwenden Sie Methoden, die die Sinne der Teilnehmer inspirieren. Greifen Sie also auf Techniken jenseits der Sprache zurück. Denken Sie zum Beispiel an Mindmapping und ähnliche Methoden, die Ihnen Bernhard Schloss im Kurs "Initiierung von Projekten" mit auf den Weg gegeben hat. Aber auch das denken in Metaphern oder Werkzeuge wie Storytelling können belebend und effizient in Meetings wirken. Grundsätzlich geht es darum, Dinge auszuprobieren. Haben Sie also Mut. Es wird sich auszahlen. Tipp 4: "Steuern Sie bewusst" Sorgen Sie dafür, dass die Gruppe beim Thema bleibt. Schlichten Sie Konflikte und sorgen Sie dafür, dass alle zu Wort kommen. Bleiben Sie neutral, auch wenn es schwerfällt und holen Sie Konsens und Commitment der Beteiligten bezüglich der Ziele ein. Tipp 5: "Bereiten Sie das Meeting nach" Sorgen Sie dafür, dass die Ergebnisse des Meetings auch geerntet werden. Jeder von uns kennt diese ach so produktiven Meetings, deren Ergebnisse danach im Sand verlaufen. Das muss nicht sein. Kümmern Sie sich um eine zeitnahe und saubere Sitzungsdokumentation und tracken Sie den Fortschritt der beschlossenen Folgeaktivitäten. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit Ihren Meetings und freue mich über Feedback, ob meine Tipps erfolgreich waren.

Projektmanagement: Kommunikation

Nutzen Sie Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg. Lernen Sie Erfolgsfaktoren für das Stakeholdermanagement, Teaminformation, Meetingmoderation und Projektmarketing kennen.

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Erscheinungsdatum:29.05.2017

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