SharePoint 2013 Grundkurs

Mit Websiteinhaltstypen Standards schaffen

Testen Sie unsere 1931 Kurse

10 Tage kostenlos!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Mithilfe von Inhaltstypen können Inhalte in einer Websitesammlung einheitlich organisiert, verwaltet und bearbeitet werden. In diesem Video lernen Sie, wie Sie Vorlagen in SharePoint-Bibliotheken für eine gemeinsame Nutzung einbinden.

Transkript

Sicher wurden auch Sie schon das eine oder andere Mal von einem Ihrer Kollegen nach dem Ablageort der aktuellsten Vorlagen gefragt. In der Regel werden die Vorlagen in den Unternehmen zentral bereitgestellt. Jedoch ist es häufig so, dass unser Arbeitsalltag immer hektischer wird und wir uns die Aktualisierung unserer Präsentationen und der anderen Dateien als Aufgabe zu jeder Vorlage nehmen. Somit dauert es eine ganze Weile, bis alle im Team ihre Vorlagen aktualisiert haben. In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Ihnen SharePoint dabei helfen kann, diesen Vorgang deutlich zu verkürzen. Sie können nämlich Vorlagen bereitstellen, welche dann von allen im Team benutzt werden können. Und das mit nur wenigen Mausklicks. Alles was Sie dazu benötigen, ist der Zugriff auf diese Vorlagen und Administratorenrechte. Wenn das soweit gewährleistet ist, können wir direkt loslegen. Um Vorlagen in SharePoint zentral bereitstellen zu können, Müssen wir auf unserer Toplevelseite einen sogenannten Websiteinhaltstyp anlegen. Die Toplevelseite ist die übergeordnete Seite zu unserer Eventorganisation. Das heißt in diesem Beispiel müssen wir unsere Teamwebsite öffnen und können von hier aus den Websiteinhaltstyp anlegen. Um das tun zu können, müssen wir über unser Zahnrad, also hier oben unsere kleine Schaltzentrale, einmal die Websiteeinstellungen aufrufen. Die Seite der Websiteeinstellungen wird direkt für uns geladen. Und dann können wir über die Gruppe Web-Designer-Kataloge, hier an zweiter Stelle den Eintrag Websiteinhaltstypen direkt anklicken und unseren Websiteinhaltstyp anlegen. Sie sehen schon, es gibt hier eine Reihe an von SharePoint vorgegeben Websiteinhaltstypen. Diese können Sie nutzen, aber für unseren speziellen Fall legen wir jetzt einen Websiteinhaltstyp an und klicken dazu auf erstellen. Die neue Seite wird geöffnet. Und was wir jetzt tun müssen, ist die Vergabe eines sprechenden Namens. An dieser Stelle empfehle ich Ihnen, den Namen der tatsächlichen Vorlage zu verwenden. In meinem Fall ist das später der Infoletter. Das heißt, ich trage diesen Namen in das Feld Name ein. Sie können jetzt auch eine Beschreibung vorgeben. Und die nächsten Schritte sind die wichtigsten. Wir müssen jetzt nämlich den übergeordneten Inhaltstyp für unsere Vorlage definieren. Dazu stehen uns zwei Auswahlfelder zur Verfügung. Nachdem ich gleich eine Word-Vorlage hochladen werde, klicke ich zunächst in das erste Auswahlfeld und wähle hier den Typ Dokumentinhaltstypen. Und im zweiten Feld steht im Moment der Typ Bild. Das ist so natürlich nicht richtig. Ich brauche hier ein Dokument. Daher klicken wir wieder in das Feld und können an zweiter Stelle genau diesen Typ auswählen. Damit Sie später Ihren Websiteinhaltstyp möglichst schnell wiederfinden, haben Sie in SharePoint die Möglichkeit, diese in Gruppen einzuteilen. Standardmäßig steht hier immer die Gruppe der benutzerdefinierten Inhaltstypen. Diese Gruppe werde ich jetzt für unser Beispiel auch verwenden. Sie könnten aber bei Bedarf in das Feld neue Gruppe auch eine neue Gruppe eintragen. Diese wird dann auch automatisch für Sie erstellt. Wenn Sie dann soweit alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK, und SharePoint legt für Sie den Websiteinhaltstyp an. Was wir jetzt sehen, ist: die Seiten für unseren Websiteinhaltstyp. Wir sehen hier oben auch den Namen Infoletter. Das haben wir also soweit angelegt. Was wir jetzt tun müssen, ist, unsere Word-Vorlage zu diesem Inhaltstyp zuzuweisen. Dazu benötigen wir die erweiterten Einstellungen. Wenn ich jetzt hier drauf klicke, bekomme ich auch die Möglichkeit, hier den Pfad zu meiner Datei zuzuweisen. Im Bereich Dokumentvorlage haben Sie jetzt zwei Optionen. Zunächst einmal könnten Sie bei Bedarf auch die URL zu Ihrer Dokumentvorlage verwenden. Das macht man in der Regel dann, wenn es eigens für die Vorlagenverwaltung eine Bibliothek auf einer SharePoint-Seite gibt. In unserem Beispiel für die Event- organisation ist das nicht der Fall. Ich habe jetzt mir alle Vorlagen geben lassen und diese lokal auf meinem Rechner gespeichert. Wenn das in Ihrem Fall auch so ist, wählen Sie genauso wie ich die Option neue Dokumentvorlage hochladen. Und dann klicken Sie auf Durchsuchen. Jetzt können wir nämlich bequem über den Explorer unsere Vorlage auswählen. In meinem Fall ist das der Infoletter. Mit einem Doppelklick auf den Namen der Datei wird diese auch direkt für den Upload zugewiesen. Und dann können Sie auch schon alle weiteren Einstellungen beibehalten und klicken auf OK. Bis hierhin ist soweit alles in Ordnung. Wir haben jetzt alles vorbereitet und können dann im Grunde genommen schon recht bald mit unseren Vorlagen arbeiten. Das Einzige was wir jetzt noch tun müssen: Wir müssen diesen Websiteinhaltstyp in unserer Bibliothek zuweisen. Das heißt, wir können jetzt direkt zurückgehen zu unserer Seite. Das war die Eventorganisation. Und dann öffnen wir, sobald die Seite geladen ist, unsere Bibliothek Eventkokumente und dann stellen wir in der Bibliothek alles so ein, dass alle im Team mit dieser Vorlage arbeiten können. Das heißt, wir benötigen Bibliothekseinstellungen und diese finden wir im Register Bibliothek ganz rechts. Hier die Schaltfläche Bibliothekseinstellungen. Wenn ich einmal draufklicke, befinden wir uns auch schon in den Einstellungsoptionen Und benötigen als Nächstes die erweiterten Einstellungen. Wenn ich hier einmal draufklicke, ist die erste Option, die ich bekomme, die der Inhaltstypen. Und dann sehen Sie schon, im Moment ist die Verwaltung von Inhaltstypen nicht zugelassen. Wenn ich jetzt hier das Optionsfeld Ja einmal anklicke, aktiviere ich die Option. Und dann scrollen wir ganz nach unten und bestätigen unsere Einstellung mit OK. Was hat sich jetzt verändert? Jetzt bekommen wir, weil diese Option aktiviert wurde, hier unten die Gruppe der Inhaltstypen und wenn wir etwas weiter runterscrollen, bekommen wir auch den Befehl Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen. Diesen Befehl benötigen Sie. Denn erst jetzt können Sie auch wirklich auf Ihre Vorlage zugreifen. Sie erinnern sich: Wir haben vorhin unsere Vorlage einer bestimmten Gruppe zugewiesen. Diese Gruppe können wir jetzt hier oben im Auswahlfeld auswählen. Wenn wir also reinklicken, sehen Sie, auch hier finden wir jetzt die Gruppe der benutzerdefinierten Inhaltstypen wieder. Wenn wir Sie auswählen, steht hier unten der Infoletter, den ich vorhin mit Ihnen gemeinsam angelegt habe. Ich muss jetzt nur noch auf hinzufügen klicken und mit OK bestätigen. Das Ergebnis können wir auch direkt testen. Dazu öffnen wir unsere Bibliothek und gehen dann in das Register Dateien. Um eine neue Datei aus der Bibliothek heraus anlegen zu können, benötigen wir den Befehl Neues Dokument. Hier klicken wir auch auf den unteren Teil der Schaltfläche. Dann sehen Sie, es öffnet sich ein Auswahlmenü und unten finden wir jetzt unsere Vorlage. Wenn ich diese anklicke, wird Word automatisch gestartet. Die Vorlage ist auch schon integriert. Ich muss jetzt nur noch meine Informationen eintragen. Und sobald das Ganze dann gespeichert werden soll, nehme ich wie gewohnt den Weg über die Speicherdiskette. Und dann sehen Sie schon, über den aktuellen Speicherort, wird diese Datei direkt in unserer SharePoint-Bibliothek angelegt. In diesem Video haben Sie nun gesehen, wie Sie mit wenigen Mausklicks Ihre Vorlagen in SharePoint für das gesamte Team seitenübergreifend bereitstellen können.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!