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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Mit Vertretungen arbeiten

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Erfahren Sie, wie Sie eine Vertretung benennen und Berechtigungen für die Vertretung vergeben. Außerdem zeigt Ihnen Sabine Lambrich, wie Sie selbst als Vertretung für andere fungieren können.

Transkript

Wenn Sie geschäftlich unterwegs oder im Urlaub sind, kann es sehr praktisch sein, eine Vertretung im Unternehmen zu haben, die in Ihrem Namen handeln kann. Zum Beispiel Mails beantworten, Kontakte weiterleiten oder Besprechungen für Sie planen. Sie können dazu in Outlook Vertretungen benennen. Allerdings nur, wenn Sie über ein Exchange oder Office 365 Konto verfügen. In diesem Video zeige ich, wie ich ein Stellvertreter für mein Exchange-Konto definiere. Und ich zeige Ihnen auch, wie es aussieht, wenn ich selbst als Stellvertretung für eine anderen Person definiert bin. Um für mich eine Vertretung zu benennen, wähle ich oben in der Menüleiste das Menü "Extras" und dann hier unten den Befehl "Konten". Dann muss ich darauf achten, mein Exchange-Konto zu markieren, dann klicke ich auf die Schaltfläche ERWEITERT und dann auf die Registerkarte "Stellvertretungen". Hier sehen Sie den oberen Bereich Stellvertretungen, die in meinem Auftrag handeln dürfen. Mit dem "+" Zeichen füge ich eine Stellvertretung hinzu. Hier kann ich den Namen einer Person eingeben. Ich gebe hier den Namen von Stella Wagner, meiner Assistentin, ein und dann markiere ich den Eintrag und klicke auf HINZUFÜGEN. Dann wird hier das Fenster geöffnet, in dem ich die Berechtigungen für Stella Wagner definieren kann. Es gibt drei Levels. Ich kann Bearbeiter sein, ein Bearbeiter darf lesen, erstellen und ändern. Ein Autor darf nur lesen und erstellen, ein Prüfer kann nur lesen und "Keine" bedeutet, man hat für den entsprechenden Bereich keine Berechtigung. Ich belasse den Bearbeiter-Status für den Kalender. Meine Stellvertretung darf auch Besprechungseinladungen empfangen. Bei den Aufgaben möchte ich keine Berechtigung vergeben. Beim Posteingang möchte ich, dass meine Vertretung lesen und schreiben darf. Bei den Kontakten weise ich den Bearbeiterstatus zu und bei den Notizen vergebe ich keine Berechtigung. Dann kann ich hier das Kontrollkästchen aktivieren, mit dem ich die Berechtigungsübersicht an die Stella Wagner schicken kann und zusätzlich könnte ich hier noch bestimmen, dass meine Vertretung auch Einblick auf meine privaten Elemente hat. Dieses Kontrollkästchen lasse ich aber deaktiviert. Jetzt habe ich alles eingestellt. So sollen die Berechtigungen für meine Stellvertretung aussehen. Dann bestätige ich mit OK, und meine Stellvertretung wird hier oben angezeigt, und ich kann dieses Fenster durch Klicken auf OK schließen. Ich schließe das Kontofenster und jetzt möchte ich Ihnen noch zeigen, wie es aussieht, wenn es umgekehrt ist. Stella Wagner hat mich als Vertretung für ihren Kalender benannt. Da habe ich auch eine Mail von ihr bekommen. Das ist hier die Mail vom 05.07. Die wurde automatisch von Microsoft Outlook gesendet. Die Stella hat jetzt von mir auch so eine ähnliche Mail bekommen und hier werde ich darüber informiert, dass ich die Vertretung bin, und hier sind meine Berechtigungen angezeigt. Hier wird auch beschrieben, wie ich auf den Ordner zugreifen kann und zwar soll ich auf die Registerkarte "Datei" klicken, damit ist das Menü hier oben gemeint, "Datei", dann öffnen und dann den Befehl "Ordner eines anderen Benutzers". Es gibt noch eine andere Variante, die möchte ich Ihnen zeigen. Die geht wieder über das Menü Extras Konten, dann muss ich wieder mein Exchange-Konto markieren, klicke auf ERWEITERT, hier wieder auf "Stellvertretung", hier ist dann nochmal die Stella Wagner als meine Stellvertreterin definiert und dann kann ich hier unten angeben, Personen, deren Stellvertretung ich bin. Dann klicke ich auf das "+" Zeichen, gebe hier wieder "Stella" ein, wähle den Eintrag aus und klicke auf HINZUFÜGEN. Und dann bestätige ich mit OK und schließe das Kontenfenster. Ich lasse die Server-Verbindung zu und dann wird mir hier ein Eintrag für Stella Wagner angezeigt. Und zwar habe ich hier Zugriff auf ihrem Posteingang und gleichzeitig noch einen Ordner, den sie speziell für mich angelegt hat. Sie haben also gerade gesehen, wie Sie mit einem Exchange oder Office 365 Konto Stellvertreter definieren, die in Ihrem Namen Aufgaben in den verschiedenen Outlook-Bereichen als Prüfer, Autor oder Bearbeiter erledigen können. Die Einstellungen nehmen Sie mit dem Befehl Extras Konten, dann das Konto auswählen, dann hier auf ERWEITERT und "Stellvertretungen" vor. Hier können Sie auch eintragen, für wen Sie als Vertretung fungieren, dann werden Ihnen die Konten der Person zur Verfügung gestellt, die Sie vertreten. Diese Einstellungen werden alle auf dem Server gespeichert.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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