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Word 2016: Formulare

Mit Textfeldern rechnen

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Um Berechnungen in Word-Formularen durchführen zu lassen, sind einige Voraussetzungen nötig.
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Transkript

Kann Word rechnen? Kennen Sie die Frage, kann Word rechnen? Ich bekomme sie sehr häufig gestellt. Und meine lakonische Antwort auf die Frage lautet immer, nein, Word kann nicht rechnen. Dann kommt meistens als Gegenrede: Doch, doch, wenn man eine Excel-Tabelle einfügt, dann kann Word rechnen. Dann erwidere ich: Ja, Excel kann rechnen, aber Word kann nicht rechnen. Zugegeben, die Antwort ist nicht ganz richtig, Word kann sehr wohl rechnen! Und, zugegeben, das Rechnen in Word ist ziemlich schlecht. Wir schauen’s uns trotzdem mal an. Hier habe ich ein kleines Formular vorbereitet. Da sehen Sie, es geht hier um Entgeltzahlungen, oben wird wieder die Adresse eingetragen, unten die Entgelte, zum Beispiel, er bekommt 120 Euro, er bekommt keine übertarifliche Zulage, keine Funktionslage, aber für die neuen Schichten gibt’s 50 Euro, plus, hier für die Meisterprüfung - hat vor kurzem seinen Meister bekommen - bekommt er auch noch mal 50 Euro extra. Und wie Sie sehen, unten in der Gesamtzeile, hier wird die Summe berechnet. Hier kann Word schon rechnen. Wie haben wir denn das gemacht? Schauen Sie’s mit mir mal an, wie Word rechnet. Dazu mache ich ein neues Dokument. Und schreibe mal, damit es die Idee einer Rechnung bekommt, oben drüber "Rechnung", wunderbar. Damit Sie rechnen, müssen Sie eine Tabelle einfügen. Ohne Tabelle können Sie nicht rechnen. Das heißt, ich mache mal hier eine Tabelle: vier Spalten, ein paar Zeilen, nach unten. Ich schreibe mal ein kleine Überschrift, damit wir wissen, was da reinkommt. Hier kommt der Artikel, die Artikelbezeichnung rein, die Menge, der Einzelpreis, und der Endpreis. Für Artikel fügen wir einfach nur Textfelder ohne besondere Einstellung ein. Das heißt, hier eins, wiederholen das Ganze mit F4. Bei der Menge tragen wir nun ein, an dieser Stelle, ein Feld, und damit er rechnet, muss ich dem Mengenfeld noch zusätzlich sagen: Du Mengenfeld, hier in die Zelle kommt bitte nur eine Zahl, und das Ergebnis wird beim Verlassen berechnet. "OK" Beim Einzelpreis ähnlich. Auch hier füge ich ein Textfeld ein. Das Textfeld muss ich über die Eigenschaften umgestalten, indem ich hier: Sag bitte nur eine Zahl. Du Zahl, hier geht’s ja um Währung, du wirst als Währung formatiert, und auch du wirst beim Verlassen berechnet. Weil ich möchte ja hinten den Endpreis, aufgrund von Menge und Einzelpreis berechnen. Okay. Der Endpreis wird nun berechnet, indem ich hier noch ein "AB-Textfeld" einfüge und dieses Feld als "berechnetes Feld" definiere und hier hinten den Formelausdruck eingebe. Und damit fängt die Schwierigkeit an. In Excel würden Sie, "ist gleich", "klick", auf die Zelle klicken. In Word ist das leider nicht so einfach. In Word müssen Sie den Namen der Zelle ermitteln. Das heißt, Sie müssen hier durchzählen: A, B, C, D, E. Das heißt, die Zelle trägt den Namen A2. Die hier trägt den Namen B2. Das heißt, Sie müssen hier reinschreiben "B2". Okay. Neben dran befindet sich die Zelle "*C2". Sehen Sie schon, zwei Knackpunkte am Rechnen mit Word. Erstens, Sie können nicht komfortabel auf die Zelle klicken. Zweitens, bei großen Tabellen, Sie müssen mühsam die Zellen abzählen, B2 mal C2. "OK" Die Menge wird hier kopiert, wird eingefügt, eingefügt, eingefügt. Ebenso der Einzelpreis wird kopiert und eingefügt, eingefügt, eingefügt. Das Endpreisfeld, das berechnet er. Das wird natürlich auch kopiert, eingefügt, eingefügt, eingefügt. Und jetzt stutze ich ein bisschen, was hat er denn mit der Formel gemacht? Schauen wir uns das mal an. Sehen Sie was hier passiert! Hier steht jetzt dummerweise auch "B2*C2". Das ist aber unglücklich, weil er muss ja in der dritten Zeile, sich natürlich auf "B3*C3"beziehen. "OK" Das heißt, mit anderen Worten, als nächster Knackpunkt, man muss jede von diesen berechneten Formeln anpassen. Ist gleich "B4*C4". Und schließlich hier unten noch. "B5*C5" "OK" Damit müssten wir’s haben. Das heißt, hier in den Feldern muss ich sicherstellen, dass beim Verlassen gerechnet wird - er hat’s mir ausgeschaltet, oder ich hab’s vergessen - beim Verlassen berechnet wird. Hier drüben auch, auch du bist ein Zahlenfeld und wirst beim Verlassen berechnet und hier drüben, du Formelfeld, du hast eine Formel. Hier brauchen Sie nicht unbedingt beim Verlassen berechnen. Ich schalte es mal ein, vielleicht werde ich am Ende noch eine Summe ziehen. Das habe ich nämlich vergessen bei diesen Feldern, aber bei vier Feldern ist das kein Problem. Und beim letzten hab ich’s eben, glaube ich, aus Versehen schon gemacht. Ja, passt prima. Im nächsten Schritt können wir das Formular natürlich schützen, heißt, Bearbeitung einschränken. Ich hätte ganz gerne eine Formularbearbeitung und wende den Schutz nun an, ohne Kennwort, "OK" So, jetzt kann ich Daten eintragen. Zum Beispiel, wir kaufen Blumen ein, ich hätte gerne 2 Sträuße a 15 Euro. Ah, er rechnet, und dann brauche ich noch Eis, es ist wieder sommerlich warm. Da brauchen wir noch 5 Pakete, die kosten 2.99 die kleinen Päckchen und dann brauchen wir noch. Was brauchen wir denn noch? Zucker ist leer, Zucker kaufen wir auch gleich 2 Päckchen für 99 Cent. Und wie Sie sehen, er rechnet beim Eingeben. Okay, ich bin noch nicht ganz fertig, ich möchte gern noch etwas zeigen. Und zwar, ich hätte natürlich gerne die Endpreise summiert. Natürlich kann ich jetzt unter der Tabelle, hier ein neues Textfeld einfügen - machen’s wir doch hier an der Stelle - ein neues Textfeld einfügen und könnte hier an der Stelle sagen ich hätte ganz gerne eine Berechnung Die Berechnung soll natürlich wieder als Euro formatiert werden. Und der Ausdruck lautet: ist gleich D2 + E2 + F2, nein, ist mir zu umständlich. Er hat natürlich eine Summenfunktion drin und zwar kann ich hier "sum(above)" schreiben. - richtig schreiben - "OK" Und diese Gesamtsumme, angenommen, das sind Nettopreise, von dieser Gesamtsumme hätte ich noch gerne die Mehrwertsteuer. Beschriften wir’s. "MwSt" Ich nehme die deutsche Mehrwertsteuer, das heißt, "klick", ich trage hier jetzt als Formel gleich ein, berechnetes Feld, der Ausdruck lautet, bitte nimm mal dieses Feld, gleiches Spiel, A, B, C, zwei, vier, sechs, also "D6*19%" und so könnte man noch weiter, den Bruttopreis, den Gesamtpreis, und so weiter, berechnen. Hier brauche ich nicht, "beim Verlassen berechnen" einschalten, aber ich könnte natürlich das Ganze als Euro formatieren. Hier dagegen sollte ich natürlich beim Verlassen berechnen. So, nochmal testen, Schutz anwenden, okay, mach mal! Und wenn ich jetzt noch etwas tippe. Was brauchen wir noch? Eier sind glaub ich leer, kaufen wir grad 200 Stück. Was kosten die? 52 Cent, sind sehr teure Eier. Dann sehen Sie, sobald ich alles eingetragen habe, wird es ausgerechnet. Und er berechnet mir hier die Summe, "sum(above)" und das Endergebnis. Die Knackpunkte sind klar. Die Knackpunkte sind deutlich geworden. Erstens, Sie müssen jede Formel einzeln tippen, nix mit runterziehen, nix mit klicken. Veränderung in Zeilen/Spalten heißt, ich muss die Formeln alle neu anpassen, nichts wird aktualisiert und noch ein großer Knackpunkt, - ich gehe mal wieder zurück zu meinem Formular - ach, es gibt ja keine Erschwerniszulage, Schichtwechsel, nein, aber eine Partieführerzulage haben wir doch, da gibt’s nochmal 20 Euro. Sehen Sie was passiert! Hier ist natürlich "sum(above)" drin, er erkennt "above me" sind einige Zahlen, aber hier hört’s auf mit Zahlen. Das heißt, erst wenn ich hier "0, 0, 0" eintrage, dann wird hier unten gerechnet. Also, eine ganze Menge Knackpunkte und bevor Sie in Word solche berechneten Formulare machen, meine Empfehlung, überlegen Sie sich das gut.

Word 2016: Formulare

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2 Std. 21 min (35 Videos)
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Erscheinungsdatum:09.09.2016

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