PowerPoint 2016: Visualisierung

Mit nur drei Mausklicks aus einer Aufzählung eine schicke Grafik erstellen

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Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie sozusagen auf "Knopfdruck" aus einer typischen Aufzählungsfolie schnell eine grafisch ansprechende Alternative zaubern.
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Transkript

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Sie Folien mit fertigen Aufzählungen haben und Sie das Ganze nur etwas netter gestalten möchten. Immer wieder heißt es ja. Erschlagen Sie das Publikum nicht mit langweiligen Aufzählungslisten, sondern visualisieren Sie. Und haben Sie bereits eine Folie mit einem Aufzählungstext, ist das Anlegen einer SmartArt-Grafik besonders einfach und auch schnell erledigt. Mit drei Mausklicks ist das getan. Schauen Sie selbst. Klicken Sie einfach mit der Maus, mit der rechten Maustaste, in eine vorhandene Aufzählung und wählen Sie aus dem Kontextmenü In SmartArt-Grafik konvertieren. Ich wähle hier zum Beispiel mal diesen fortlaufenden Blockprozess. Das war es auch schon. Rechtsklick in den Text, Befehl In SmartArt konvertieren, Variante auswählen und schon ist das Schaubild fertig. Gerade bei Aufzählungsfolien muss sehr häufig schnell noch einmal die Reihenfolge angepasst werden oder ein Aufzählungspunkt soll weitere Unterpunkte erhalten. Schauen Sie sich hier kurz mit mir an, wie Sie durch geschickten Einsatz von vier recht nützlichen Tastenkombinationen, schneller zum Ziel kommen und somit in Zukunft Zeit sparen. Möchte ich die Reihenfolge von Absätzen ändern, sollten Sie mal Folgendes probieren: Ich klicke einfach in den Absatz rein, den ich an eine andere Position schieben möchte und betätige nun die Tastenkombination Alt+Shift-Taste und Pfeil nach oben, oder Pfeil nach unten. Super, nicht? Das geht doch eine Spur schneller als dieses übliche Markieren, Ausschneiden oder wieder Einfügen oder auch mit Drag n Drop und Ziehen. Also einfach Alt, Umschalt, Pfeil rauf, Pfeil runter. Und nur so am Rande, das funktioniert sogar auch in der Textverarbeitung Word. Hat man sich einmal diese Tastenkombination Alt und Umschalt gemerkt, dann sollte man auch das mal probieren, Alt+Umschalt, Pfeil nach rechts oder auch Pfeil nach links, denn damit können wir Absätze mühelos ein- und ausrücken. Und natürlich funktioniert auch das in der Textverarbeitung. Hier die vier nützlichen Tastenkombinationen nochmal im Überblick. Warum erwähne ich das hier an dieser Stelle? Ganz einfach, weil diese Tastenkombinationen auch bei den SmartArt-Grafiken funktionieren. Eine SmartArt-Grafik ist ja nichts anderes als eine bildliche Darstellung eines Aufzählungstextes. Und somit können Sie mit diesen Tastenkombinationen ganz einfach Formen in einer SmartArt-Grafik an eine andere Position rücken. Beim Thema Absatz ist auch das folgende Tastenkürzel wichtig, das im Alltag mit PowerPoint und Word immer wieder benötigt wird, nämlich die Umschalttaste und Return, um innerhalb einer Aufzählung in eine neue Zeile zu gehen und eben keinen neuen Absatz, sprich neuen Aufzählungspunkt zu erhalten. Das heißt, wenn ich an dieser Stelle jetzt vorzeitig in die neue Zeile möchte, drücke ich die Umschalttaste und Return und kann hier weiterschreiben und mit dem nächsten Return bekomme ich wieder einen Absatz geschenkt und dann nimmt PowerPoint in der Regel auch ein neues Aufzählungszeichen. Das heißt mit Return erzeugen wir einen neuen Absatz und haben in der Regel dann auch ein neues Aufzählungszeichen, mit Shift+Return erzeugen wir nur einen vorzeitigen Zeilenwechsel und wir erhalten kein neues Aufzählungszeichen. Damit genug zum Thema Aufzählungszeichen. Kommen wir wieder zu den SmartArt-Grafiken. Ich habe meine Folie schon vorbereitet, wir haben Text, wir machen einen rechten Mausklick in den Text, wir wählen In SmartArt konvertieren. Aus dieser Palette gefällt mir jetzt nichts, deswegen gehe ich mal auf Weitere SmartArt-Grafiken, dann komme ich in den vertrauten Dialog, scrolle mal ein bisschen hier in diesen mittleren Bereich und wähle mal hier diesen Prozess mit aufsteigenden Schritten aus. Klicke auf OK und habe eine recht schöne Visualisierung vom Prozess der Bewerberauswahl. Nun würde ich das gerne um einen Punkt ergänzen und ich kann Ihnen nur den Tipp geben. Arbeiten Sie, soweit es geht, immer hier im Textbereich. Der Textbereich öffnet sich automatisch, sollte er mal geschlossen sein, ist es überhaupt kein Problem. Sie haben hier so einen kleinen Pfeil, damit können Sie ihn jeder Zeit auf- und zumachen. Fangen Sie nicht an, bei Ergänzungen hier in den Formen rumzuschreiben und zu schieben. Der einfachste Weg ist jetzt Folgender, wenn wir diesen Prozess eben ergänzen wollen. Wir haben Bewerbungen, Einstellungstest, Vorstellungsgespräch und ich sag jetzt mal, danach kommt noch die Gruppendiskussion, dann stelle ich mich eben hinter Vorstellungsgespräch, ich brauche einen neuen Absatz, mache also Return, schon habe ich den neuen Absatz. Sie sehen rechts schon die neue Form und ich schreibe jetzt einfach mal hier rein Gruppendiskussion. So und sollte es jetzt so sein, dass Sie entscheiden. Naja, die Gruppendiskussion, die ist aber vor dem Vorstellungsgespräch, dann klicke ich die Gruppendiskussion an und wir haben gerade gelernt, wie wir Absätze verschieben, ich halte die Alt-Taste gedrückt, ich halte die Großschreibtaste gedrückt und gehe einfach mal mit der Pfeiltaste nach vorne, Pfeiltaste hoch oder auch Pfeiltaste runter. Ich habe also die Möglichkeit, hier alles hin- und herzuschieben. Möchte ich noch Unterpunkte haben, dann gehe ich zum Beispiel hinter Bewerbung, mache erstmal einen Return und damit bekomme ich einen neuen Absatz geschenkt und über Alt+Umschalt, Pfeil nach rechts kann ich das Ganze einrücken und gebe meine Unterpunkte ein. Und gleichermaßen beim Einstellungstest. Return, neuer Absatz, Alt+Shift und Pfeil rechts zum Einrücken und die Unterpunkte eingeben. Genauso beim Vorstellungsgespräch. Return, Alt+Shift+Pfeil rechts und den Unterpunkt eingeben. Die Gruppendiskussion würde ich gerne wieder wegnehmen, ich markiere sie und entferne sie einfach. So, damit bin ich eigentlich zufrieden, das sieht, finde ich, gut aus. Schauen wir es uns kurz in der Bildschirmpräsentation an. Ja. Sollten Sie es doch noch ändern wollen, klicken Sie Ihre Grafik wieder an, gehen auf SmartArt-Tools Entwurf, wählen hier bei Layouts die Liste aus, gehen vielleicht über Weitere Layouts in den Dialog und suchen sich eine andere Variante aus. Zum Beispiel aus der Rubrik Prozess. Hier der Alternierende Fluss. Ich klicke auf OK und habe eine andere Darstellung, finde die nun aber doch nicht so schön, ich gehe nochmal auf Layout und nehme mal wieder hier diesen Pfeil. Ja, das sieht doch ganz gut aus. Sie haben gesehen, wie Sie aus vorhandenen Aufzählungsfolien mit nur wenigen Mausklicks wirklich ansprechende Schaubilder gestalten. Und sollte es Ihnen wider Erwarten als Text doch besser gefallen, geht das natürlich auch. Klicken Sie Ihre Grafik an, gehen Sie auf SmartArt-Tools Entwurf, ganz nach rechts, hier gibt es den Punkt Konvertieren in Text und das Ganze ist wieder ein Aufzählungstext.

PowerPoint 2016: Visualisierung

Lernen Sie Tools, Tipps und Techniken kennen, um Zeichnungen, Bilder und SmartArt-Grafiken als Visualisierungsmittel in Ihren Folien zu verwenden.

3 Std. 7 min (37 Videos)
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