SharePoint 2016 Grundkurs

Mit mehreren Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten

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Das zeitgleiche Arbeiten an großen Dateien, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt werden müssen, ist sehr praktisch. Erfahren Sie, wie Sie zeitgleich auf ein Dokument zugreifen oder ein Dokument für die alleinige Bearbeitung reservieren können.
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Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie zeitgleich mit einer oder mehreren Personen an einem Dokument arbeiten können, oder alternativ ein Dokument für die alleinige Bearbeitung reservieren können. Vielleicht kennen Sie die Situation: Ihre Kollegen und Sie müssen eine umfangreiche Dokumentation oder eine Präsentation zu einem bestimmten Termin fertig stellen. Sie nehmen Ihre Einträge oder Änderungen am Dokument vor, und senden die Dateien, nachdem Sie sie bearbeitet haben, an den nächsten Kollegen, dieser nimmt ebenfalls Änderungen und Einträge vor, und sendet die Datei zum nächsten Kollegen. In SharePoint oder OneDrive for Business ist es möglich, zeitgleich auf ein Dokument zuzugreifen und gemeinsam an dem Dokument zu arbeiten. Und in meinem Beispiel öffne ich einmal das Fachkonzept, und beginne einfach mal hier im unteren Bereich, bei der Einleitung, das ist immer mein Part, und - So, und ich arbeite jetzt aktiv an diesem Dokument, und ich muss da ab und zu auch einmal hier aktualisieren, weil eben halt andere Kollegen auch an diesem Dokument arbeiten können, und dementsprechend ist es immer ganz wichtig, dass man das Ganze nochmal aktualisiert. So, und jetzt sehe ich gerade, hier im oberen Bereich wurde mir angezeigt, dass zusätzlich noch der SharePoint-Administrator hier direkt im Dokument arbeitet, ich blende das hier nochmal aus, und man sieht auch, aha, hier der SharePoint-Admin, der scheint hier direkt in diesem Absatz zu arbeiten, ich aktualisiere nochmal, um zu sehen, ob er da schon etwas eingetragen hat, und ich erhalte hier nochmal einen Hinweis Bestätige mit OK, und tatsächlich, also er ist hier direkt am Schreiben, und dementsprechend habe ich jetzt hier einen gesperrten Absatz, und habe nicht die Möglichkeit, hier direkt darauf zuzugreifen. Also das ist wirklich sehr praktisch, die gemeinsame Arbeit an einem Dokument, also es muss nicht alles immer per E-Mail hin- und hergeschickt werden, und man kann sich die Zeit auch direkt einteilen, wann man am besten Zeit dafür hat, an diesem umfangreichen Dokument zu arbeiten. Wichtig ist, vielleicht nochmal als Hinweis, dass Sie wirklich das Dokument schon so weit vorbereiten, wie ich das jetzt hier gemacht habe, es bringt nichts, ein leeres, weißes Dokument hier hochzuladen, und dass Sie dann beginnen, zeitgleich zu arbeiten, also das Dokument sollte schon die Überschriften besitzen, vielleicht auch schon ein Inhaltsverzeichnis, je nachdem, wie Ihr Dokument aufgebaut ist, so dass jeder weiß, wo er einsteigen muss. Also wir machen das auch teilweise so, dass wir Überschriften wirklich schon definieren, also Technische Dokumentation würde dann in dem Dokument schon stehen, und da weiß mein Kollege, oh, das ist mein Bereich, da habe ich meine Informationen einzutragen, und wie gesagt, bei der Einleitung, das ist meine Angelegenheit, und braucht die Anforderung der jeweiligen Fachbereiche. Aber so kommt man sich nicht in die Quere, das Dokument sollte wirklich so vorbereitet sein. Ich werde jetzt nochmal sehen, ob der Admin immer noch am Dokument arbeitet, oder eben nicht, das bedeutet, ich muss hier nochmal aktualisieren, und sehe hier auch "SharePoint Admin bearbeitet dieses Dokument nicht mehr", also der ist jetzt schon wieder rausgegangen, hat da gerade mal die Überschrift hier eingetragen. Okay, ich verlasse dieses Dokument. Jetzt gibt es einen anderen Anwendungsfall. Wenn ich jetzt ein Dokument habe, was auch sehr umfangreich ist, wo ich nicht möchte, dass andere Kollegen zeitgleich darauf zugreifen können, gibt es natürlich auch noch eine Lösung. Und zwar kann ich ein Dokument auschecken. Wenn Sie ein Dokument für sich alleine zur Bearbeitung reservieren möchten, so können Sie ein Dokument eben auschecken. Ich aktiviere dafür einfach mal ein Dokument, klicke dann in diesem Fall in das Register Dateien, und wähle hier in der Gruppe Öffnen und Auschecken Auschecken. Die Datei erhält nun dieses grüne Symbol mit dem weißen Pfeil, das bedeutet, dass diese Datei ausgecheckt ist, sie ist von mir reserviert, das bedeutet, alle anderen Kolleginnen und Kollegen können das Dokument sehen, sie können es auch öffnen, aber in Word und auch in der Web-App werden sämtliche Befehle zur Bearbeitung dieses Dokuments ausgegraut dargestellt, sie bekommen das Dokument sozusagen nur im Schreibschutz geöffnet, im Lesemodus. Jedoch muss man hierbei berücksichtigen, dass die Datei, wenn ich sie jetzt bearbeite, wenn ich jetzt Konzept mit Dokumentation überschreibe, und das Ganze jetzt speichere, dann sehen meine Kollegen diese Änderung nicht, solange ich das Dokument nicht einchecke, wenn ich das Dokument jetzt schließe, werde ich gefragt, Andere Benutzer sehen Ihre Änderungen erst nach dem Einchecken. Möchten Sie jetzt einchecken? Wenn ich Ja klicke, dann ist das Dokument eingecheckt, und die anderen Kolleginnen und Kollegen können das Dokument direkt bearbeiten, wenn ich das jetzt ausgecheckt lasse, wenn ich auf Nein klicke, dann sehen meine Kollegen, wenn sie jetzt dieses Dokument öffnen, immer noch das Wort Konzept direkt im Titelblatt. Möchte ich, dass die Mitarbeiter sehen können, was hier im Dokument steht, muss ich das Dokument einchecken. Und hier, direkt im Dialog Einchecken steht jetzt auch "Auschecken beibehalten", also Auschecken nach dem Einchecken beibehalten. Das ist genau der Punkt, wo ich das Dokument nur einmal ganz kurz einchecke, damit die Kolleginnen und Kollegen die Änderungen sehen können. So, das Dokument bleibt danach aber ausgecheckt für mich, dass ich das also morgen weiter bearbeiten kann. Es gibt also zwei Anwendungsfälle, einmal das zeitgleiche Bearbeiten eines Dokuments von mehreren Personen, und der andere Anwendungsfall, wenn ich alleine an einem Dokument arbeiten möchte, ohne dass andere Kollegen darauf zugreifen können und mitarbeiten können, kann ich ein Dokument für mich reservieren, indem ich es auschecke. Möchte ich das Dokument wieder freigeben, klicke ich hier einmal vor das Dokument, wechsele in das Register Dateien, und wähle hier Einchecken.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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