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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Mit Kontakten arbeiten

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Informieren Sie sich in diesem Video darüber, wie Sie Kontakte effektiv in Outlook 2016 nutzen. Lernen Sie, wie Sie E-Mails an Ihre Kontakte senden, Kontaktinformationen an andere weiterleiten, Kontakte kategorisieren, als Privat kennzeichnen u. v. a. m.

Transkript

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Kontakte effektiv in Ihrem Arbeitsalltag nutzen können. Zum Beispiel eine Mail an einen Kontakt schicken, Kontaktdaten an andere weitergeben oder die Adresse eines Kontaktes auf einer Karte in Bing anzeigen. Da wäre als erstes das Senden von Emails an Ihre Kontakte. Am einfachsten ist es, wenn Sie im Personen-Modul den entsprechenden Kontakt markieren, so wie hier, und dann entweder auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Email klicken oder in die markierte Mail zeigen und hier auf den Briefumschlag klicken. Ich klicke hier drauf, dann wird ein Fenster zur Erstellung einer neuen Mail geöffnet. Der Name des Kontaktes ist hier schon als Empfänger eingefügt und ich kann jetzt wie bei jeder anderen Mail weitere Empfänger einfügen, einen Betreff schreiben und die eigentliche Nachricht schreiben. Dann brauche ich nur noch auf Senden zu klicken und die Nachricht wird an diesen Kontakt gesendet. Ich schließe die Nachricht, weil ich sie nicht senden möchte und bestätige das mit Änderungen verwerfen. Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte Start mit der Schaltfläche Besprechung eine Besprechung mit dem markierten Kontakt ansetzen. Und mit der Schaltfläche Chat können Sie, wenn Sie das Instant Messaging Modul von Exchange nutzen, Sofortnachrichten direkt von hier an den Kontakt senden. Die beiden Schaltflächen stehen hier auch im Kontakt zur Verfügung. Wenn ich auf den Kontakt zeige, dann sehen Sie hier die Schaltfläche zum Erstellen eines Chats und hier für die Ansetzung einer Besprechung. Sie können also direkt aus dem Personen-Modul eine Mail an Ihre Kontakte schreiben. Sie können aber auch die Kontaktinformationen mit anderen Nutzern teilen. Zum Beispiel können Sie die Daten als Visitenkarten-Anhang an andere weiterleiten. Dazu markiere ich einen Kontakt, ich nehme hier die Stella Wagner, und dann klicke ich auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Weiterleiten. Auch hier wird eine neue Mail erstellt. Es fehlen noch die Empfänger und die Nachricht, aber hier ist bereits im Anhang die Datei Stella Wagner.vcf hinzugefügt und das ist die Visitenkarte zu diesem Kontakt. Auch die Nachricht will ich nicht senden, deswegen schließe ich sie wieder und möchte Ihnen aber zeigen, wie es aussieht, wenn Sie eine Mail bekommen, in der Kontaktdaten stehen. Dazu wechsle ich in den Email-Bereich. Ich klicke hier auf den Briefumschlag und dann habe ich hier schon die Mail der Stella Wagner markiert. Und diese Mail, Sie sehen das hier in der Vorschau, sie enthält einen Kontakt. Zum einen ist hier im Anhang die Datei gezeigt und hier in der Nachricht selber werden schon die Informationen angezeigt, die in der vcf-Datei enthalten sind. Jetzt brauche ich nur noch auf den Anhang doppelt zu klicken, dann wird der Kontakt in mein Konto importiert und die Informationen werden hier angezeigt. Ich kann jetzt hier noch Erweiterungen oder Änderungen vornehmen und das Ganze mit Speichern und Schließen abschließen. Und wenn ich dann in den Personen-Bereich wechsle, dann wird ganz oben der neue Kontakt von Mariska Bremer angezeigt. Wenn diese Funktion der Visitenkartendateien auf der Empfängerseite nicht unterstützt wird, dann gehen Sie anders vor. Sie wechseln dann wieder in den Personen-Bereich, klicken auf einen Kontakt, klicken mit der rechten Maustaste auf den Kontakt und wählen den Befehl, Kontaktdetails kopieren. Damit werden die Kontaktdetails in die Zwischenablage kopiert und Sie können dann eine neue Mail erstellen. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Start auf neue Elemente und wählen dann hier Email aus. Dann wird hier ein neues Fenster zur Erstellung einer Mail angezeigt und Sie können dann in den Textkörper klicken und auf der Registerkarte Nachricht die Schaltfläche Einfügen wählen. Dann werden die Kontaktdaten aus dem Personen-Bereich hier in diese neue Mail eingefügt als Textversion. Dann das Übliche, Empfänger wählen, Betreff, vielleicht noch eine Nachricht dazu schreiben und das Ganze senden. Auch hier klicke ich auf Schließen und dann auf Änderungen verwerfen. Eine weitere Nutzungsmöglichkeit von Kontaktdaten ist die Anzeige der Kontaktadresse in Bing. Dazu markiere ich einen Kontakt und wähle dann auf der Registerkarte Start die Schaltfläche, Landkarte anzeigen. Sofort wird dann Bing geöffnet und Sie sehen, hier wird angezeigt, wo die Adresse in München ist und Sie können hier sich eine Wegbeschreibung zu Ihrem Kontakt geben lassen. Ich klicke hier auf die Schaltfläche zum Schließen von Safari. Sie können Ihre Kontakte auch kategorisieren. Hier zum Beispiel habe ich den Kontakt Stella bereits als Privat kategorisiert. Da habe ich hier auf die Kategorisierungsschaltfläche geklickt und Privat gewählt und gleichzeitig habe ich auch die Kategorie DownUnder gewählt. Es ist also möglich, mehrere Kategorien einem Kontakt zuzuweisen. Zusätzlich können Sie Kontakte auch zur Nachverfolgung kennzeichnen. Das ist wie bei einer Mail. Sie können ein Datum, eine Erinnerung, definieren, weil Sie zu diesem Zeitpunkt zu dieser Person Kontakt aufnehmen wollen. Ich kann auch einfach hier nur auf die Flagge klicken, dann wird dieser Kontakt zur Nachverfolgung gekennzeichnet. Es ist nicht im Kontakt ersichtlich, aber wenn der Kontakt markiert ist, wird in der Vorschau hier oben die Flagge angezeigt. Und auch hier kann ich auf den Pfeil klicken und mit Benutzerdefiniert noch ein Startdatum wählen, eine Fälligkeit bestimmen und mir eine Erinnerung anzeigen lassen. Ich mache hier aber nichts mehr und klicke auf Abbrechen. Wenn Sie die Aufgaben, die Sie mit diesem Kontakt durchführen wollen, erledigt haben, dann können Sie das Ganze auch als erledigt kennzeichnen. Das heißt, Sie klicken auf den Kontakt, klicken wieder auf die Schaltfläche zur Nachverfolgung und verwenden dann den Befehl, Als erledigt markieren, und dann wird die Flagge hier auch nicht mehr angezeigt, sondern es wird angezeigt, dass Sie die Aufgabe am Dienstag, den 19. Juli erledigt haben. Wenn Sie mit einem Exchange oder Office 365 Konto arbeiten, dann werden die Kontakte aller Benutzer unter Umständen automatisch geteilt. Das heißt, alle anderen Kontakte, die mit demselben Exchange Server arbeiten, haben Einblick in Ihre Kontakte. Wenn Sie einen Kontakt nicht teilen wollen, weil es ein privater Kontakt ist, dann können Sie ihn als Privat kennzeichnen. Damit meine ich jetzt nicht die Kategorisierung Privat, sondern ich meine hier oben die Schaltfläche Privat. Wenn ich darauf klicke, bedeutet das, dass im DownUnder Konto dieser Kontakt als Privat gekennzeichnet ist und das heißt, er ist für die anderen Nutzer nicht sichtbar. Sie wissen jetzt, wie Sie Ihre Kontakte nutzen können. Sie können ihnen per Mausklick schnell eine Mail schreiben oder Sie können Ihre Daten an Freunde oder Kollegen weitergeben. Sei es als V-Card oder in Textform. Sie können die Adressdaten zum Anzeigen des Wohnortes in Bing nutzen und Kontakte kategorisieren, zur Nachverfolgung kennzeichnen und als Privat kennzeichnen. Alles im Personen-Modul von Outlook mit den Befehlen auf der Registerkarte Start.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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