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Excel 2016: Datenanalyse

Mit Formeln filtern

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Da die AutoFilter in Excel 2016 einige Einschränkungen aufweisen, können Sie bei Bedarf mit einer Hilfsspalte trickreiche Formeln einbauen, nach deren Ergebnis sich dann wiederum filtern lässt.

Transkript

Wenn Sie solche Daten analysieren wollen, steckt oft die eigentliche Information nicht wirklich sichtbar drin, sondern braucht zusätzliches Weltwissen. Ohne Weltwissen könnte ich zum Beispiel alle Bundesländer rausfiltern, die im Wort das Stückchen achs drinstehen haben. Also würde ich im Entwurf, da das eine Layout-Tabelle ist, kann ich auf die Schaltfläche "Filter" gehen. Andernfalls würden Sie bei Daten dieses AutoFilter anklicken, das hat denselben Effekt. Dort könnte ich jetzt hingehen und hier oben suchen nach "achs". Und nach dem OK sehe ich, alle sowohl Sachsen und Sachsen-Anhalt als auch Niedersachsen sind dabei. Das ist einfach, das steht in den Daten drin, kann ich also auch direkt wieder löschen. Aber jetzt brauche ich zusätzliches Weltwissen, ich würde gern die nördlichen Bundesländer herausfiltern. Diese Information steht da nicht drin. Also muss ich dafür sorgen, dass sie da reinkommt. Das geht mit einer zusätzlichen Spalte, denn irgendwie muss das Wissen da ja hinkommen. Werde jetzt also ganz einfach den Spaltenkopf anklicken, mit Strg++ eine neue Spalte machen. Weil das eine Layout-Tabelle ist, wird die zuerst provisorisch als Spalte1 beschriftet. Ich werde die einfach nördlich nennen, meint, das ist eins von den nördlichen Bundesländern. Hier kann ich mit Doppelklick oder mit Schieben das Ganze etwas knapper machen. Jetzt kommt hier eine Formel rein, die vielleicht etwas überraschend sein mag. Ich werde zuerst die Sortierung wieder auf die Startnummer ändern. Jetzt haben wir die normale Sortierung, gefühlt sozusagen. Jetzt würde ich gleich prüfen, ob daneben vielleicht eins von den nördlichen Bundesländern steht. Das wäre zum Beispiel Hamburg. Nach dem Return wird dieses Ergebnis mit WAHR oder FALSCH errechnet. Ich kann in der Formel lesen, diese Spalte Bundesland soll Hamburg sein. Jetzt müssen wir Hamburg raussuchen. Das geht natürlich noch schneller, wenn ich hier einfach filter. Es ist kein Hamburger dabei, also muss ich ein anderes als Beispiel nehmen. Es ist zwar keins von den nördlichen, aber so schön kurz zu schreiben, machen wir es für Bayern. Dann sehen Sie, dass es wahr ist, aber natürlich nur für diejenigen, wo hier auch Bayern steht. Diese Technik werde ich jetzt nutzen, um die, ich sag mal, fünf nördlichen Bundesländer jetzt zu finden. Das heißt, das Bundesland selbst ist entweder Niedersachsen oder Schleswig-Holstein, oder Hamburg, oder Mecklenburg-Vorpommern oder Bremen. Ich sage ganz deutlich "oder". Dieses Feld kann nicht gleichzeitig Hamburg und Bremen sein. Wenn Sie Texte vergleichen mit mehreren Inhalten, ist es zu mindestens 99 Prozent ein logisches Oder. Aber, anders als ich es eben formuliert habe, gibt es noch eine zweite Falle. Sie formulieren nicht: Ist das Bundesland Hamburg oder ist das Bundesland Bremen oder ist das Bundesland Niedersachsen? Sondern das Ganze hält sich an die Syntax von Excel-Formeln. Ich werde also jetzt das Oder nicht dazwischen schreiben, sondern das ODER ist eine Funktion, daher gleich ODER, Klammer auf, die beliebig viele Argumente hat. Also Semikolon; vielleicht sollte ich vorher dafür sorgen, dass Bayern nicht plötzlich ein nördliches Bundesland ist. Also fangen wir ganz oben an: Schleswig-Holstein. Da ist vor allem das Problem mit Schreibfehlern, denn die müssen natürlich korrekt geschrieben sein. Nach dem Semikolon kommt das zweite Argument. Ich gebe wieder durch Klick die Spalte an. Das darf jetzt Mecklenburg-Vorpommern sein. Nächste Parameter wieder mit Semikolon getrennt. ="Hamburg", auch wenn ich eben schon entdeckt habe, dass Hamburg gar nicht dabei ist. Und wiederum nach dem Semikolon ein Klick. Das müssen wir noch auf Bremen prüfen, und Semikolon, wieder der Klick hier. Das könnte auch Niedersachsen sein. Nicht vergessen, Klammer zu, die vom Oder, dann mit Return bestätigen. Weil es eine Layout-Tabelle ist, wird die Formel hier sofort runterkopiert. Wenn Sie keine Layout-Tabelle haben, sondern nur eine normale Liste, würden Sie hier einen Doppelklick machen, dann wird die Formel so weit runterkopiert, wie hier Werte stehen. Sie sehen, die Formel ist oben sehr lang. Man kann an dieser Stelle mit gedrückter Maustaste diese Editierzeile beliebig verlängern. So viel muss jetzt nicht sein. So ist es komplett lesbar. Jetzt, wenn ich mich nicht verschrieben habe, sind diese fünf nördlichen Bundesländer; ich muss eben zählen, eins, zwei, drei,vier,fünf, ja; diese sind dann mit WAHR erkannt, und ich kann jetzt die Spaltenbreite mit Doppelklick optimieren, und die anderen eben FALSCH. Jetzt kann ich hier die Falschen wegfiltern. Nach dem OK sehen Sie hier nur noch unsortiert, das könnte ich jetzt noch ändern, aber vor allem richtig gefiltert die Marathonteilnehmer, die aus den nördlichen Bundesländern kommen. Also wo immer Sie das brauchen, machen Sie sich einfach eine kleine Hilfsspalte, die was berechnet, und im einfachsten Fall berechnet die als Ergebnis direkt WAHR oder FALSCH, ob das Ihren Wünschen entspricht sozusagen.

Excel 2016: Datenanalyse

Werten Sie Ihre Listen, Tabellen und Datenbanken mit Hilfe von Microsoft Excel 2016 nach allen Regeln der Kunst aus.

3 Std. 6 min (38 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2017

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