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Office 365 für Mac: Word Grundkurs

Mit Formatvorlagen Dokumente einheitlich darstellen

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Word stellt im Schnellformatvorlagenkatalog und im Bereich Formatvorlagen integrierten Formatvorlagen zur Verfügung, die per Mausklick zugewiesen werden. Auch lassen sich neue Formatvorlagen erstellen oder Formatvorlagen ändern und löschen.
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Transkript

Wenn Sie Text gestalten wollen, vor allem längeren Text und Sie sich immer wieder dabei ertappen, wie Sie die Schriftart ändern, die Absatzabstände neu definieren oder ein Listenformat basteln, dann wird es Zeit, über Formatvorlagen nachzudenken, mit denen Sie gerade lange Texte mit wenigen Mausklicks einheitlich formatieren können. Ich habe hier ein Dokument mit Fließtext und vor dem Arbeiten mit Formatvorlagen können Sie bei Bedarf Ihrem Dokument ein Design zuweisen. Da gehen Sie auf die Registerkarte "Entwurf", klicken auf "Design". Hier habe ich schon das Design "Facette" zugewiesen. Ich probiere mal ein anderes aus, "Tropfen". Mit dem Design definieren Sie die Farben. Sie sehen hier oben, es herrschen so grün-bläuliche Farbtöne und auf der Registerkarte "Start" sehen Sie im Listenfeld "Schriftarten" die Standardschriften für dieses Dokument. Jetzt möchte ich das Dokument mithilfe von Formatvorlagen formatieren. Word stellt hier oben im Katalog für Schnellformatvorlagen eine Reihe von häufig gebrauchten Formatvorlagen zur Verfügung. Ich klicke hier mal drauf und dann sehen Sie hier einen Katalog. Hier ist die Darstellung für den Standardabsatz, hier die Überschrift 1, Überschrift 2 auch ganz wichtig, Überschrift 3 und Titel. Es gibt Untertitel und dann verschiedene Hervorhebungsarten. Da möchte ich schnell die grundlegende Struktur schon definieren. Der Mauszeiger ist hier in der ersten Zeile. Ich öffne den Katalog und definiere das Ganze als Titel. Dann gehe ich in die nächste Zeile und definiere die Überschrift 1. Die darunter liegende Zeile markiere ich mal gesamt. Da möchte ich eine intensive Hervorhebung definieren. Und schon habe ich das Grundgerüst für mein Dokument dargestellt. Ich bin jetzt aber nicht auf die Darstellung der integrierten Formatvorlagen angewiesen. Ich kann eigene Formatvorlagen erstellen oder vorhandene auch ändern. Im Katalog wird nur ein kleiner Auszug der integrierten Formatvorlagen angezeigt. Wenn Sie alle Formatvorlagen sehen wollen, klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Bereich Formatvorlagen" und Word blendet Ihnen dann hier diesen Bereich ein und zeigt hier die integrierten Formatvorlagen an. Die Einfügemarke befindet sich jetzt hier in einem Standardabsatz und dann wird hier oben auch der Absatzstandard angezeigt. Und wenn ich hier auf den Pfeil klicke, dann kann ich alle Absätze auswählen, die in dem Format formatiert sind. Ich kann die Formatierung löschen, was ich nicht möchte. Ich kann basierend auf der Absatzformatvorlage "Standard" eine neue Formatvorlage erstellen und ich kann die Formatvorlage auch ändern. Das sind die Möglichkeiten, die ich hier habe. Gut, ich möchte die Überschrift ein bisschen anders darstellen. Ich setze den Mauszeiger in die Überschrift und möchte, dass sie mittig ist. Dann klicke ich hier oben auf der Registerkarte "Start" auf die Schaltfläche "Text zentrieren". Mehr Änderungen möchte ich gar nicht vornehmen und dann zeigt mir Word hier auch an, okay, dieser Absatz, das ist das Format "Titel" und zusätzlich wurde der Titel zentriert. Ich kann dieses Format auch direkt für meine Formatvorlage übernehmen. Dann gehe ich hier zu "Titel" in der Liste, klicke auf den Pfeil und dann sage ich "Aktualisieren, um der Auswahl anzupassen". Und schon, sehen Sie, habe ich meine Titelformatvorlage grundlegend geändert. Man muss noch dazu sagen, die integrierten Formatvorlagen von Word stehen in jedem neuen Dokument zur Verfügung. Alle Formatvorlagen, die Sie wie hier gerade gezeigt ändern, oder wenn Sie neue Formatvorlagen hinzufügen, diese Formatvorlagen stehen standardmäßig immer nur hier in diesem aktuellen Dokument zur Verfügung. Sie brauchen also keine Angst haben, wenn Sie hier etwas verändern, dass jetzt in jedem neuen Dokument der Titel mittig angezeigt wird, sondern, wie gesagt, es gilt nur für das aktuelle Dokument. Dann möchte ich noch kurz die Formatvorlage "Standard" ändern. Ich klicke hier hinein und wähle dann einen größeren Zeilenabstand und möchte noch den Abstand zum Folgeabsatz verkleinern. Hier sehen Sie, es sind neun Punkt, das ist mir zu viel, da gebe ich "drei Punkt" ein, bestätige mit "OK" und dann habe ich mir praktisch eine Vorlage erstellt: So sollen alle Standardabsätze ausgucken. Die Einfügemarke befindet sich auch in dem Absatz und hier oben wird angezeigt, es ist die Formatvorlage "Standard" und zusätzlich habe ich hier drei Punkt und der Zeilenabstand ist 1,5 Zeilen. Dann klicke ich hier in der Liste auf den Pfeil "Aktualisieren, um der Auswahl anzupassen". Damit ändere ich die integrierte Formatvorlage "Standard" und wenn ich hierauf klicke, weist Word automatisch allen anderen Absätzen, die mit dem Format formatiert sind, die gleiche Darstellung zu. Sie sehen also, Sie können mit wenigen Mausklicks Ihr Dokument komplett anders gestalten. Bisher war nur von Absatzformatvorlagen die Rede. Es gibt auch Zeichenformatvorlagen. Da möchte ich Ihnen auch kurz zeigen, wie man eine neue Formatvorlage erstellt. Ich klicke hier auf das Wort "Spielmannsau". Dem Ganzen weise ich jetzt eine andere Farbe zu. Ich nehme hier so ein Blau, dann den Texteffekt "Leuchten". Damit lasse ich es leicht leuchten. Und dann möchte ich das Ganze noch sperren, nämlich "Format" - "Schriftart", "Registerkarte erweitert" ist schon richtig. Dann kann ich hier beim Abstand "Gesperrt" nehmen und hier durch Klicken auf den Pfeil nach oben die Sperrung auf zwei Punkt setzen. Hier habe ich eine Vorschau. Das schaut ganz nett aus. Ich klicke auf "OK" und schon habe ich ein Format, mit dem ich Zeichen hervorheben kann. So soll also meine neue Formatvorlage für die Hervorhebung von Zeichen ausschauen. Dann klicke ich hier im Formatvorlagenbereich auf "Neue Formatvorlage" und Word öffnet mir das Dialogfeld "Neue Formatvorlage". Ich kann hier oben einen Namen vergeben. Ich gebe jetzt hier ein: "Hervorhebung". Dann kann ich den Formatvorlagentyp wählen. Das soll ein Zeichenformat sein, kein Absatzformat. Dann klicke ich hierauf und dann sehe ich hier, was alles übernommen worden ist, genauso wie ich es eingestellt habe, die Farbe, das Sperren, und dann bestätige ich hier mit "OK" und Word fügt mir hier eine neue Formatvorlage ein, nämlich die von mir erstellte Formatvorlage "Hervorhebung". Und jetzt kann ich zum Beispiel mit gedrückter Command-Taste ein paar Wörter einfach markieren und dann klicke ich hier auf "Hervorhebung" und dann weise ich die Hervorhebung den markierten Wörtern zu. Ich möchte es nochmal wiederholen: Formatvorlagen, die Sie bearbeiten, beziehungsweise, die Sie neu erstellen, stehen nur im aktuellen Dokument zur Verfügung. Sie sehen, mithilfe von Zeichen- und Absatzformatvorlagen ersparen Sie sich viel Arbeit beim Formatieren von Text. Sie entscheiden sich für eine Darstellung der Absätze und für eine oder mehrere Hervorhebungsarten von Zeichen und weisen dann diese Formatvorlagen entweder über den Katalog oder im Formatvorlagenbereich konsequent zu. Und Sie sorgen so für einheitlich gestalteten Text und mit eigenen Formatvorlagen können Sie den Dokumenten Ihren ganz persönlichen Stempel noch aufdrücken. Das ist aber nicht der einzige Vorteil von Formatvorlagen. Wenn Ihnen eine Formatvorlage, die Sie im Dokument angewendet haben, so nicht mehr gefällt, dann können Sie sie konkret bearbeiten und dann aktualisiert Word automatisch alle Textstellen, die mit dieser Formatvorlage formatiert wurden.

Office 365 für Mac: Word Grundkurs

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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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