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Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Mit Diagrammen arbeiten

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Das Visualisieren von Informationen gehört mittlerweile zur Standardfunktion des Rollencenters. Dieser Film zeigt Ihnen, wie sich eigene Diagramme erstellen lassen.
09:21

Transkript

Was sehr häufig unterschätzt wird, ist, dass das Rollencenter als zentrales Navigationselement von Dynamics NAV nicht nur der Navigation dienen soll, sondern auch der Informationsbeschaffung. In meiner persönlichen Version von Dynamics NAV ist das Rollencenter wirklich meine zentrale Anlaufstelle, um eine aktuelle Unternehmenssituation zu erhalten. Ich habe versucht das in der Demodatenbank ein bisschen nachzubilden, mit einem geringeren Detailgrad, und habe dazu im Rollencenter ein Diagramm eingeblendet, das zuvor im System erstellt wurde. Eine zweite Möglichkeit, Diagramme zu verwenden, ist, auf entsprechende Listen zu navigieren und dort innerhalb des Menübandes im Bereich "Ansicht" umzuschalten zwischen "Übersicht anzeigen" oder "Diagramm anzeigen", d.h. hier kann ich so genannte Ad-Hoc-Diagramme erstellen. Genau diese beiden Beispiele, nämlich wie bekomme ich ein Diagramm ins Rollencenter? Und wie kann ich ein Diagramm auf Basis einer Liste erstellen? Die möchte ich in diesem Film jetzt zeigen. Starten wir zunächst in der Debitor-Liste als klassisches Beispiel. ich befinde mich hier jetzt innerhalb der Debitor und möchte einen einfachen, schnellen Überblick, wie es jetzt mit dem Saldo meiner offenen Debitor aussieht, allerdings das Ganze gruppiert nach Land. Ich wähle dazu also: als Diagramm anzeigen und bekomme hier einen kleinen Assistenten, der mir die jetzt die Möglichkeit gibt, verschiedene Bestandteile, die ein Diagramm benötigt, anzugeben. Ein Diagramm benötigt z.B. eine Dimension, wir wollen diesen Saldoüberblick nach Land. Also suche ich mir hier in der Feldauswahl das Feld "Länderregionscode" und in weiterer Folge welche Kennzahlen ich sehen möchte. Da kann ich mich jetzt beliebig bewegen. Ich habe in meinem Beispiel als Angabe den Saldo gewählt, also drücke ich die Taste "S" auf meiner Tastatur und komme hier zu den Saldofeldern und habe auf den ersten Blick eine sehr schnelle Übersicht über den offenen Saldo meiner Kunden nach Land. Das Ganze kann man bei den Listen dann auch noch ein bisschen weiter treiben, d.h. ich könnte das noch zusätzlich gruppieren: Sind das Inlandskunden, EU-Kunden oder Drittlandskunden, also eine zweite Dimension hier dazu nehmen. Nehmen wir bei diesem Beispiel die Debitor Buchungsgruppe und jetzt habe ich hier auch sehr einfach und schnell ein 3-D-Diagramm erstellt. Wenn Sie der Funktionalität der Variablen dieser dynamischen Filter mächtig sind, können Sie das auch kombinieren. Sie könnten z.B. hier jetzt eingeben: Jetzt zeig mir das Ganze nur für meine Debitoren. Dann wird natürlich das Diagramm entsprechend dem Filter angepasst und das Ergebnis sieht dann auch schon ein bisschen anders aus. Das wäre jetzt so ein Beispiel innerhalb einer Liste, können Sie auch gerne wiederholen, bei den Artikeln oder Lieferanten oder Kontakten. Aber wie bekomme ich so ein Diagramm jetzt in mein Rollencenter? Gut, da gibt es verschiedene Wege, allerdings ist das Resultat immer dasselbe nämlich ein Diagramm im Rollencenter oder auf einer bestimmten Ansicht. Wir suchen uns jetzt einen Weg aus und der führt über die globale Suche, wo wir ganz einfach den Begriff Diagramme eingeben, oder nur die Abkürzung davon. Sie erhalten dann eine Liste der entsprechenden Menüelemente. Einer davon ist der Punkt "Allgemeine Diagramme" und diesen möchten wir nun verwenden. Die Liste der allgemeinen Diagramme beinhaltet alle Diagramme, die bisher von uns oder von einem anderen Benutzer erstellt wurden, also auch von einem Administrator. Diese Liste und diese Diagramme kann ich eben jetzt selbst erweitern. Dazu klicke ich links oben auf die Aktion "Neu" und vergebe an dieser Stelle zunächst einen entsprechenden Namen, eine ID. Jetzt werden Sie sagen: ID klingt nicht nach Text, also warum Name? In Dynamics NAV sind ID-Felder immer alphanumerisch, also Sie können sowohl Zahlen als auch Buchstaben verwenden, das bleibt ganz Ihnen überlassen. Ich benenne dieses Diagramm: art für Artikel, ub für Übersicht. Jetzt kann ich das Ganze auch ausschreiben, also: Artikelübersicht. Und wie nennen wir es? EKVK für Einkauf und Verkauf. Wenn ich mit Diagrammen arbeite, dann muss ich mit der Datenstruktur von Dynamics NAV schon ein bisschen vertraut sein. Es hilft mir nichts, wenn ich den Assistenten hier bedienen kann, wenn ich nicht genau weiß: Wo stehen eigentlich meine Daten innerhalb der Datenbank? Dazu habe ich zwei Möglichkeiten: ich kann hier "Tabellen" und "Abfragen" verwenden. Wir konzentrieren uns hier einmal auf die Tabelle und geben zusätzlich an, dass wir die Artikeltabelle verwenden möchten. Das ist hier die ID mit der Nummer 27, die holen wir uns in dieses Dialogfenster. Wie geht es jetzt weiter? Zunächst muss ich definieren: Welche Kennzahlen sollen verwendet werden? Danach: Welche Dimensionen? Wir möchten einen Überblick zwischen dem Einkauf und dem Verkauf, also wähle ich als erste Kennzahl hier das Feld für den Einkauf aus. Dazu muss ich ein bisschen nach unten scrollen. Sie werden dann Felder finden wie "Purchases" und "Sales". Bitte passen Sie auf. Hier in der Klammer steht abgekürzt: Quantity oder eben LCY. "Quantity" ist die Menge, "LCY" steht für "Local Currency", also Mandantenwährung. Wir wollen natürlich die Währung, die Werte und nicht die Mengen auswerten. Also wähle ich hier das Feld: Purchases Local Currency und wiederhole diese Schritte mit dem Feld: Sales Local Currency. Einfach in der Liste ein bisschen danach suchen, bin ich anscheinend schon vorbei, da ist es. Falls Sie sich wundern, warum diese Liste englisch ist? Das liegt einfach daran, dass Sie im Moment mit der Datenbasis, also der Datenstruktur arbeiten. Die sind in der Tabelle englisch abgespeichert. Daher werden Sie hier auch englisch angezeigt. Jetzt habe ich verschiedene Möglichkeiten der Aggregatsfunktionalitäten. Natürlich möchte ich eine Summe. Und welchen Diagrammtyp? Da wir zwei Kennzahlen verwenden, gibt es nicht so viele Möglichkeiten. Selbst wenn Sie hier jetzt etwas anderes auswählen, werden Sie bemerken, z.B. beim "Trichter", dass automatisch nur eine Kennzahl möglich ist. Ein Spaltendiagramm ist in diesem Fall ein gutes Beispiel für zwei Kennzahlen. Kommen wir noch zurück zur Dimension. Wir möchten diesen Überblick nach Lagerkategorie. Auch dafür gibt es ein eigenes Feld. Nämlich die so genannte "Inventory Posting Group". Sie können selbstverständlich hier oben auch mit Filter arbeiten. Dann sind Sie vielleicht ein bisschen schneller in der Auswahl. Nachdem ich die ersten Angaben gemacht habe, bekomme ich hier unten schon eine erste Ansicht, wie das Ganze ungefähr aussehen wird. Damit ist mein Diagramm eigentlich fertig. Ich bestätige diese ganzen Einstellungen. Kehre jetzt zurück in die Startseite. Denn dort möchte ich ja das Diagramm entsprechend anzeigen. Wähle links oben das Applikationsmenü. Da gibt es den Punkt: Anpassen. Diese Seite anpassen. Das Rollencenter ist ein bisschen anders aufgebaut als die Karten- oder Listenansichten. Ich habe hier so einzelne Gruppen oder "Parts", also so "Teile", wie es auf Deutsch übersetzt heißen würde. Die kann ich hinzufügen bzw. entfernen. Ich hole einen neuen Diagrammabschnitt, positioniere den dort, wo ich ihn gern hätte, z.B. auf der rechten Seite ganz oben Innerhalb dieses Abschnitts muss ich angeben, welches Diagramm ich anzeigen möchte. Da finde ich in der Liste das von mir soeben angelegte Diagramm, bestätige diese Auswahl und bestätige den Dialog. Ab sofort sehen Sie hier im Rollencenter, ein bisschen optimiert, wenn Sie ein paar Dinge zuklappen, das von Ihnen angelegte Diagramm, auf die Datenbasis, die Sie im Diagramm- assistenten entsprechend gewählt haben. D.h.: Ihnen stehen hier zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie gehen entweder über Listen und erzeugen sich dort Diagramme, oder Sie gehen eben in diese allgemeinen Diagramme, in so eine Art Diagrammassistent, und legen dort manuell ein neues Diagramm an. Sie können das auch kombinieren. Wenn Sie also in einer Liste ein Diagramm angelegt haben, völlig egal, ob es sich hier um ein 2-D oder ein 3-D-Diagramm handelt, dann können Sie dort direkt mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü den Punkt "Anpassen" wählen und Sie bekommen dann ein ähnliches Fenster, wie Sie es vorher gerade gesehen haben mit der Möglichkeit, aus der Liste heraus das Diagramm zu kopieren. D.h. wenn Sie in einer Liste ein Diagramm erstellt haben, das Sie aber gerne in einem Rollencenter anzeigen möchten, dann gehen Sie einfach in diese Maske, wählen "Diagramm kopieren", geben eine neue ID und einen neuen Titel an und können dieses Diagramm ebenfalls im Rollencenter anzeigen. Damit haben wir in den letzten Minuten zwei Möglichkeiten kennengelernt, wie Sie Diagramme als Benutzer in Dynamics NAV erstellen können, selbstverständlich stehen Ihnen noch viele weitere Funktionalitäten wie der Datenexport nach Excel und die Diagrammerstellung in Excel zur Verfügung, aber diese beiden Varianten, die befinden sich direkt in Dynamics NAV und sind für alle Benutzer verfügbar und sind aus meiner persönlichen Einschätzung heraus sehr einfach aber auch sehr effizient.

Dynamics NAV 2015 Grundkurs

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3 Std. 37 min (35 Videos)
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