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OneDrive for Business Grundkurs

Mit dem Versionsverlauf arbeiten

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Damit im Verlauf der Bearbeitung jederzeit zu beliebigen älteren Bearbeitungsständen eines Dokuments zurückgekehrt werden kann, steht Ihnen in OneDrive for Business der Versionsverlauf zur Verfügung. Lassen Sie sich in diesem Video zeigen, wie Sie ihn aktivieren und worin dabei der Unterschied zwischen Webanwendungen und lokalen Anwendungen besteht.

Transkript

Die gemeinsame Arbeit an Dateien bietet unbestrittene Vorteile. Doch daraus können auch Nachteile entstehen. Nämlich dann, wenn Kollegen Teile gestrichen haben, umgestellt haben, neue Sachen eingefügt haben, und im Eifer des Gefechts vergessen haben, jeweils die alte, unveränderte Version der Datei abzuspeichern. So kann es dann passieren, dass das über Tage, Wochen, Monate geht, und am Schluss ist von der Originaldatei zunächst einmal nicht mehr zu erkennen, und ein Wiederherstellen ist auch unmöglich, weil niemand mehr weiß, welcher Kollege wann, was an dieser Datei geändert hat. Gut, wenn dann ein Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung steht. Ein Software System. das mitplotted, welche Änderung vorgenommen wird, Versionen der Dateien anlegt, und ein Rückrollen erlaubt. Da haben sie großes Glück, denn OneDrive for Business besitzt ein solches Dokumentenmanagementsystem, ja, es setzt auf auf Sharepoint, und Sharepoint hat diese Fähigkeiten. Sharepoint bietet Ihnen einen Versionsverlauf an. Und wie das funktioniert, möchte ich Ihnen jetzt hier einmal zeigen. Ich habe mich dazu in den Account meiner Kollegin eingeloggt, denn dort befindet sich die Datei, auf die wir in der letzten Zeit sehr viele Änderungen durchgeführt haben. Ich schaue zunächst einmal diese Datei an, in welchem Zustand sie sich jetzt befindet Ja, da sind ein paar unbedachte und unbedeutende Änderungen drin, die wollen wir raus haben. Natürlich könnte man die jetzt per Hand einfach rausnehmen - darum geht es jetzt hier nicht. Stellen sie sich vor, es ist ein 35seitiges Dokument, und ich weiß nicht, was da noch alles so geändert worden ist. Okay, ich mache die Datei wieder zu. Ich weiß, die will ich so nicht. Ich möchte gern eine andere Version. Also führe ich einen Rechtsklick auf die Datei aus, klicke auf den Versionsverlauf. Mein Gott, 18 Versionen! Ja, das ist viel geändert worden. Ja, und was möchte ich? Am liebsten würde ich ja gerne die Urversion, die berühmte Version 1.0 haben. Sie können nun hier auf diesen Pfeil klicken und die sofort wiederherstellen. Dann wird dieser Dateizustand als derzeit aktuellste Version gespeichert. Sie brauchen auch keine Angst zu haben. Die rückt halt eine Stelle runter in den Versionen. Die können Sie dann auch immer wieder herstellen. Aber vielleicht wollen Sie die ja zunächst einmal ansehen. Wenn Sie jetzt hier auf "Anzeigen" klicken, dann gelangen Sie direkt zu dem Sharepoint-Server, wo bestimmte unterschiedliche Rechte eingestellt sein müssen, damit Sie dort anschauen können. Das muss aber der Admin entsprechend zulassen. Ist fast überall nicht so eingestellt. Ich würde Ihnen raten: klicken Sie einfach hier auf die Datei. Dann versucht der Browser die Datei herunterzuladen und im lokalen Word zu öffnen. Das ist notwendig, weil Sharepoint nicht anders mit der Datei umgehen kann. Also öffnen wir die Datei hier im lokalen Word. Und dann sehen wir: ja genau das ist sie. Da sind keine Rumschmierereien drin. Das ist die Originaldatei, so, wie wir sie wieder haben wollen. Und dann bietet uns das System hier noch eine gute Möglichkeit, nämlich: das Vergleichen an. Wenn ich hier auf "Vergleichen" klicke, dann sehen Sie unten in der Taskleiste das Word eine zweite Datei aufmacht, und das ist wichtig. Da werden wir gleich noch mal drauf eingehen. Aber zunächst einmal haben Sie hier einen schönen Überblick, wann, wo, was geändert wurde. Sie können es hier auch nochmal ausklappen dann sehen Sie, dass es zwei Löschvorgänge waren. Es war nicht viel. Aber sie sehen hier, wir würden alles sehen: Einfügung, Verschiebung, Kommentare - und können ganz wirklich feststellen: in der Version, da hat der Kollege Meyer den wichtigen Abschnitt einfach rausgeschmissen. Praktisch sehr gut, und gut einzusetzen in der Zusammenarbeit. Okay, wir haben jetzt dieses Vergleichsergebnis. Wenn ich das schließe, dann bietet mir Word sogar an, dass ich dieses Vergleichsergebnis in einer separaten Datei abspeichern kann. Quasi als nach Nachweis: "Schaut mal Jungs, das ist dabei schief gegangen". Das will ich jetzt hier nicht. Aber jetzt sehen Sie hier unten immer noch Word blinken. Und Sie sollten unbedingt, bevor Sie weiter irgendetwas tun, eine dieser beiden Dateien schließen. Sonst klappt nämlich die Wiederherstellung nicht. Erst, wenn hier unten nur noch eine einzige Datei offen ist, können sie hier auf "Wiederherstellen" klicken, der Versionsverlauf wird abgerufen, und die ursprüngliche Datei ist wieder hergestellt. Glauben sie nicht? Na ja, können wir uns ja angucken. Ich gehe wieder mal ins Verzeichis, öffne die dort abgespeicherte Version, und voilà: die ursprüngliche Datei ist wieder da. Sie ist jetzt die aktuelle Version. Ich würde hier noch mal schnell ein Update der Webseite mit "F5" durchführen. Dann ein Rechtsklick, Versionsverlauf. Sie sehen, jetzt gibt es eine Version 19. Ich habe die Datei wiederhergestellt. Ich finde, das ist eine der praktischsten und besten Möglichkeiten, die Ihnen OneDrive for Business anbietet. Es wird automatisch diese Protokollierung durchgeführt. Sie können problemlos Dateien wiederherstellen, Sie können feststellen, wann was passiert ist. Ja, besser kann es ja gar nicht sein. So kann die Zusammenarbeit starten.

OneDrive for Business Grundkurs

Erfahren Sie, wie Sie den Cloudspeicher in Office 365 nutzen.

1 Std. 19 min (13 Videos)
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Erscheinungsdatum:15.02.2017

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