Microsoft Teams Grundkurs

Mit Dateien arbeiten, sie hochladen und bereitstellen

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Gemeinsam an Dateien arbeiten: Diese können über das Register "Dateien" hochgeladen und so von mehreren Personen bearbeitet werden. Dokumente können über die Web Apps oder die jeweilige Desktop-Anwendung bearbeitet werden.

Transkript

Sie werden mir bestimmt Recht geben, wenn ich sage, dass man in Projekten oder auch in Teams gemeinsam an Dateien arbeitet. Wie kann ich das also in Microsoft Teams bewerkstelligen? Microsoft Teams stellt in jedem Kanal von Teams ein Register oder eine Registerkarte "Dateien" zur Verfügung. Dort kann man gemeinsam an Dateien arbeiten. Ich klicke jetzt im Team "Marketing", im Kanal "Allgemein" auf die Registerkarte "Dateien". Dort befinden sich alle Dateien zu diesem Kanal. Die Dateien sehen und bearbeiten kann jedes Teammitglied. Bei öffentlichen Gruppen, theoretisch, jedes Mitglied der Organisation. Welche weiteren Möglichkeiten habe ich hier? Ich kann eine neue Datei erstellen, indem ich oben im Menüband auf "Neu" klicke und mir dann einen Dateityp beziehungsweise einen Ordner auswähle. Ich möchte jetzt hier ein Excel-Arbeitsblatt erstellen, und klicke deshalb "Excel-Arbeitsblatt". Hier muss jetzt ein Dateiname angegeben werden, sonst kann die Datei nicht erstellt werden. Das erkennt man auch daran, dass der ERSTELLEN-Button ausgegraut ist. Ich füge jetzt hier einen Titel hinzu und erhalte anschließend auch auf der rechten Seite einen grünen Haken. Das bedeutet, der Dateiname ist noch nicht vergeben. Sollte der Dateiname bereits vergeben sein, würde hier ein rotes X angezeigt werden. Ich klicke anschließend auf ERSTELLEN. Die Datei wird nun angelegt, und mir zusätzlich in der Excel-Web-App geöffnet. In der Excel-Web-App könnte ich die Datei direkt bearbeiten und hier Text hinzufügen. Ich schließe die Web-App wieder, indem ich im Browser oben rechts das X klicke. Zurück in der Team-App sehe ich, dass die Tabelle kürzlich geändert wurde. Auf der rechten Seite habe ich über die drei Punkte, das sogenannte erweiterte Menü oder die weiteren Optionen, bei den Dateien selbst noch mehr Optionen. Ich kann die Datei in Excel Online öffnen, wie wir es gerade gesehen haben, oder in Excel direkt öffnen. Ich habe auch weitere Punkte, wie das Verschieben, dass ich die Datei auch innerhalb von Teams in andere Kanäle verschieben kann. Ich kann die Datei auch kopieren, herunterladen, löschen, umbenennen und sogar den Link abrufen. Den Link abzurufen ist vor allem bei internen Mitarbeitern super praktisch. So muss ich nicht die ganze Datei verschicken und große E-Mail-Anhänge verschicken, sondern verschicke einfach nur einen Link, und der Kollege oder die Kollegin kann die datei über den Link bearbeiten. Über die Option "Dies als Registerkarte erstellen" erstelle ich eine neue Regiserkarte, um mir diese Datei als Vorschau zur Verfügung gestellt wird. Das ist vor allem für wichtige Dateien in diesem Team oder des Projektes sehr, sehr praktisch. So kann ich diese gleich als Vorschau anzeigen. Natürlich muss ich aber nicht unbedingt neue Dateien erstellen, ich kann auch bestehende hochladen, indem ich oben auf das Menüband klicke bei "Hochladen". Wenn ich hier "Hochladen" klicke, öffnet sich mein Dateibrowser und ich kann zum gewünschten Ordner navigieren und eine Datei auswählen, die ich gerne hochladen möchte. Dies wird mir auch in der Team-App mit einem kurzen Ladebalken angezeigt. Sollte ich mehrere Dateien haben, zum Beispiel 20, 30 oder sogar 50, wäre es umständlich alle Dateien über HOCHLADEN hochzuladen. Deshalb öffne ich parallel einen Dateibrowser und passe dem den Fenster an. Diese Dateien kann ich alle per Drag and Drop in das Team integrieren. Ich markiere meine gewünschten Dateien, packe diese mit der linken Maustaste an, ziehe diese in das Team-Fenster, sehe jetzt diesen blauen Rahmen und lasse die linke Maustaste los. Auch jetzt erscheint mir wieder mein Ladebalken, und die Dateien werden in Teams hochgeladen. So kann ich schnell und einfach Dateien in Teams integrieren ohne ständig hochladen zu müssen oder neue Dateien erstellen zu müssen. Ich kann auch ebenfalls den Link dieser Dokumentenbibliothek abrufen oder sogar in SharePoint öffnen. Jetzt haben Sie also gesehen, wie einfach es ist, Dokumente in Teams bereitzustellen oder hochzuladen, und wie man in Teams gemeinsam an Dateien arbeiten kann.

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2 Std. 3 min (25 Videos)
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