Office 365: Excel Grundkurs

Mit aussagekräftigen Formeln arbeiten

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Mit der Funktion "Als Tabelle formatieren" steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Bezüge in Formeln mit aussagekräftigen Namen zu versehen, um diese allgemein verständlich und leserlich zu gestalten.
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Transkript

Was Sie in den bisherigen Videos gelernt haben, kann Excel mehr oder minder schon seit der Version 1.0. Aber um ehrlich zu sein, dürfte für jemanden, der zum ersten Mal mit Excel arbeitet, diese Bezüge zum Beispiel D5+E5 nicht wirklich intuitiv sein. Denn selbst für Profis ist diese Excel Schreibweise nicht wirklich toll, denn auch Excelprofis müssen natürlich immer nachschauen, ach ja, aha, D5 ist ja gleich die Materialkosten, E5 sind die Montagekosten, ah wunderbar, ja. Es wäre doch viel besser, wenn Excel sprechende Formeln verwenden würde. Und wenn ich natürlich schon so anfange, wissen Sie, dass es so ein Feature gibt und ich kann Ihnen jetzt schon gleich erzählen, wenn Sie dieses Feature einmal mit den kompletten Vorteilen, die ich Ihnen peu à peu vorstellen werde, wenn Sie eben dieses Feature einmal komplett kennengelernt haben, dann werden Sie nur noch dieses Feature benutzen und die alte Arbeitsweise, wie wir es bis jetzt die ganze Zeit gemacht haben, gar nicht mehr verwenden. Also jetzt habe ich das so stark angepriesen das Feature, jetzt möchte ich natürlich es auch vorstellen, los geht es. Und natürlich weil wir diese alten Formeln nicht mehr haben wollen, müssen wir sie natürlich löschen. Anstatt Sie einzeln zu löschen, mache ich jetzt mal Folgendes. Möchte ich gerne jetzt alle auf einmal löschen und dazu muss ich natürlich hier diese Spalte markieren, das mache ich, ich gehe in die erste Formel, es ist die 1000, gehe in die Mitte, drücke die linke Maustaste, halte die gedrückt, ziehe nach unten und sage dann einfach die Entfernen-Taste, die kennen die ja schon. Dann verändert sich natürlich auch die Formel, ist klar bei den Gesamtkosten, also gehen wir auch hier hin und sagen, hey, auch die wollen wir natürlich etwas sprechender haben, gehen dahin, drücken wieder die Entfernen-Taste und schon haben wir auch diese Formeln gelöscht. Ja, dann wollen wir mal das Feature jetzt auch mal benennen und zwar, weil es auch Microsoft wichtig findet, hat es natürlich Microsoft auch unter diesen Start-Button oder Startreiter angesiedelt. Und das Feature, das wir suchen, heißt "Als Tabelle formatieren". Bevor Sie es ausfüllen, ganz wichtig, sollten Sie Ihren Cursor dort hinsetzen, wo es schon Text oder Zahlen gibt, denn wenn Sie hier hingehen würden, da gibt es ja sozusagen nichts zum Formatieren und wenn ich, das kann ich ja ruhig mal machen, ja, und jetzt gehe ich hin und würde sagen,"Als Tabelle formatieren", dann hat er eine leere Zelle. Das brauchen wir, aber gar nicht, wir wollen ja sprechende Formeln haben und deswegen klicken wir also dahin, wo er im Grunde genommen wirklich was zum Auswählen hat. Ich klicke also hier zum Beispiel einfach mal in B8, sage "Als Tabelle formatieren" und jetzt kommt vielleicht auch schon, jah, wenn es doch mal auch hier dieses Video ein Excelprofi schaut, der wird natürlich sofort die Nase rümpfen und sagen, Moment, hier wird sind ja nicht in einem Malprogramm, wir sind in einem Rechenprogramm und hier haben Farben überhaupt nichts zu suchen. Ja, ich sage es mal so, lassen Sie sich von den Farben jetzt in der ersten Sekunde erstmal nicht beeindrucken, die sind auf jeden Fall auch änderbar. Ich kann Ihnen auch später zeigen, dass Sie die Farben auch wieder entfernen können. Deshalb wählen wir auch irgendeine Farbe aus. Es ist vollkommen unwichtig, ich nehme jetzt einfach mal hier dieses gelb, klicke dadrauf und dann sehen Sie, sucht Excel den Bereich ab um den Cursor rum und findet natürlich hier diese ganzen Daten und schlägt vor, daraus könnte er eine Tabelle machen. Das ist auch vollkommen richtig. Ich bestätige das mit einer OK-Taste, will aber kurz, bevor ich das tue noch auf den Haken "Tabelle hat Überschriften" Aufmerksam machen. Was das zu bedeuten hat, will ich gleich erklären, das ist nämlich eigentlich ganz wichtig für unsere sprechenden Formeln, möchte Sie aber bitten, dass Sie sozusagen drauf achten, dass sozusagen dieser Haken gesetzt ist, denn wir haben hier wirklich eine Überschrift, das heißt nämlich: Teile, Menge, Preis pro Stück, Materialkosten, Montagekosten und so weiter und so fort. Also, ich habe ja schon gesagt, wir klicken auf OK und schon haben wir einen ersten Vorteil, der hier nicht eine große Rolle spielt, aber trotzdem erwähnt werden soll, nämlich ich habe plötzlich eine schön formatierte Tabelle. Sie wissen ja über Schönheit lässt sich streiten, das heißt, ob Ihnen das gefällt oder nicht, lassen wir an dieser Stelle mal unberücksichtigt. Ich will ja eigentlich zeigen, dass es sprechende Formeln gibt und deswegen klicke ich jetzt einfach mal hier rein, auf die Materialkosten, die will ich berechnen, ich mache genau das Gleiche, wie vorher auch, ich sage nämlich gleich =, zum Berechnen, klicke wieder auf die 4 und diesmal schreibt er "Menge" und das ist jetzt wirklich toll. Er schreibt also nicht mehr B4, sondern durch das Feature "Als Tabelle formatieren" und er hat ja vorhin gefragt, hat denn die Tabelle eine Überschrift, nimmt er jetzt nicht mehr B4, sondern er nimmt jetzt sozusagen die Überschrift der Spalte und durch das @, weiß er sozusagen auch, dass er sich sozusagen auf die gleiche Zeile beziehen soll, das heißt, er nimmt jetzt nicht die komplette Spalte "Menge", also alle Zahlen zusammen, sondern durch das @ weiß er, dass es im Grunde genommen hier die Zahl 4 ist. Sprich, der Wert aus der gleichen Zeile. Ja, natürlich wollen wir hier multipliziert rechnen, das machen wir, das Gleiche, wir rechnen hier dann auf die 250, deswegen klicken wir dadrauf. Jetzt schreibt er wieder [@, dadurch wissen wir, es ist die gleiche Zeile und dann schreibt er wieder [Preis pro Stück]. Warum er hier zwei eckige Klammern benutzt, ist klar, vielleicht für Sie noch nicht, aber ich will Sie gleich erklären, nämlich er hat hier Leerzeichen drin oder die Überschrift hat Leerzeichen drin und aus diesem Grunde braucht Excel diese zusätzlichen eckigen Klammern, damit er weiß, aha, das gehört zusammen. Das waren alles Detailinformationen, die uns gar nicht in der ersten Sekunde interessieren. Wir wollen im Grunde diese Formel abschließen und drücken jetzt die Entertaste. Da sehen Sie einen nächsten Vorteil, nämlich dass die Formeln automatisch ausgefüllt werden und das sind die Vorteile des Features "Als Tabelle formatieren", die sozusagen mehr oder minder zusammengehören, denn wenn man einmal eine sprechende Formel eingegeben hat und diese mit Enter bestätigt und unten drunter sind die gleichen Zahlen, dann werden natürlich auch für diese Formel, die Sie gerade eingegeben haben, automatisch ausgefüllt. Und diese Kombination aus Vorteilen, ist natürlich echt klasse. Erstens durch das automatisch Ausfüllen, ersparen Sie sich Arbeit und zweitens für Sie als Anfänger, sind natürlich diese sprechenden Formeln viel toller, aber auch für die Profis ist es natürlich viel besser, stellen Sie sich mal vor Sie haben diese Tabelle vor 3 oder 4 Wochen erstellt oder 3,4 Monaten, wollen jetzt nochmal kurz reingucken, Mensch, was habe ich denn damals gemacht und da steht jetzt hier Menge*Preis, dann ist das natürlich viel intuitiver. Ich breche die Eingabe mit Escape ab. Wie immer, Übung macht den Meister, beginne hier nochmal die Gesamtkosten zu berechnen und sage =, klicke wieder auf die 1000, da schreib er Materialkosten. Das ist natürlich wieder super, plus, dann klicke ich hier auf die 150, er schreibt Materialkosten. Und was will man mehr, als Gesamtkosten=Materialkosten+Montagekosten. Ich bestätige wieder die Eingabe mit Enter, ist ja alles richtig, er füllt die Formel automatisch wieder nach unten aus. Und jetzt können Sie vielleicht nachvollziehen, warum ich vorhin gesagt habe, dass dieses Feature natürlich dauernd verwendet wird, sobald man eine Tabelle erstellt hat, weil so lässt sich natürlich viel schöner rechnen.

Office 365: Excel Grundkurs

Erlernen Sie Excel in Office 365 von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

8 Std. 6 min (106 Videos)
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