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Metadaten verwenden

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Durch die Verwendung von Metadaten ist eine strukturierte Ablage und das schnellere Auffinden von Dateien möglich. Wie Sie solche Metadaten anlegen und nutzen, erklärt Ihnen dieser Film.
05:53

Transkript

Durch das setzen von Eigenschaften, sogenannten Metadaten erleichtern Sie sich die Arbeit in SharePoint-Listen und Bibliotheken. In diesem Video möchte ich Ihnen erklären, was Metadaten sind und wie Sie diese schnell einem, oder mehreren Dokumenten zuweisen können. Sobald eine Datei erzeugt wird, werden der Datei Dokumenteneigenschaften hinzugefügt, wie beispielsweiese das Erstelldatum, die Dateigröße, oder der Author, das heißt wer die Datei erstellt hat. Diese Eigenschaften nennt man auch Metadaten, oder Metainformationen. Also Informationen, die beim speichern einer Datei festgelegt werden. Über die Metadaten ist eine strukturierte Speicherung von Dateien möglich. Und das aufhinten über die Metadaten, erleichtert die Arbeit mit vielen Dateien. Sie finden solche Metadaten, wenn Sie eine Word, oder Excel Datei öffnen und über das Register Datei wechseln und direkt auf Informationen klicken. Hier rechts im Bereich finden Sie dann die Eigenschaften. Sie sehen, dass ich hier als Author eingetragen bin. Hier steht auch bei, wann das Dokument erstellt wurde. Heute um 10.53 Uhr. Und diese Informationen werden automatisch vom System festgelegt. Wenn Sie auf der Suche nach einem bestimmten Dokumet sind, benötigen Sie nicht unbedingt den Datei Namen, um es aufzufinden. Sie können ebenso das Erstelldatum, oder den Author des Dokuments als Suchvariante wählen. Es besteht in SharePoint die Möglichkeit eigene Metadaten mit sogenannten Website Spalten zu erstellen und diese Eigenschaften, zusätzlich an die Dateien anzuhängen. Dazu öffne ich noch einmal eine andere Bibliothek. Und zwar habe ich hier in Marketing, in der Dokumenten-Bibliothek eine zusätzliche Website Spalte angelegt mit Metadaten, die beim hochladen direkt ausgewählt werden können. Und möchte ich jetzt über die Metadaten filtern, dann habe ich die Möglichkeit das auch ganz schnell vorzunehmen. Ich kann mir hier jetzt ganz schnell alle Berichte anzeigen lassen, oder auch die News. Das bedeutet, wenn ich also sehr viele Dateien in dieser Bibliothek ablege, dass ich später die Möglichkeit habe, über den Filter ganz schnell bestimmte Informationen hier ausfindig zu machen. Wurde Ihre Bibliothek, oder Liste so konfiguriert, dass Sie Metadaten verwenden sollen, so kann es vorkommen, dass Ihnen beim hochladen der Dateien ein Dialog angezeigt wird, in dem Sie über eine Auswahl, die jeweiligen Metadaten festlegen können. Wenn Sie allerdings mehrere Dateien über die Hochladen-Funktion in ihrer Bibliothek einfügen, dann wird Ihnen kein Dialogfeld angezeigt und Sie haben nicht die Möglichkeit hier die ganzen Metadaten festzulegen. Das liegt daran, dass SharePoint nicht weiß, welche Metadaten für welche Dateien festgelegt werden. In diesem Fall können Sie nachträglich über die Datenblatt, beziehungsweise Quick Edit, das ist eine Ansicht, die jeweiligen Eigenschaften zuweisen. Dafür klicke ich einmal direkt hier über die drei Punkte, also über das Menü und gehe direkt hier auf schnell bearbeiten. Dann werden meine Dateien in Form einer Tabelle dargestellt und ich habe die Möglichkeit direkt hier, im hinteren Bereich in diese Zelle zu klicken und kann hier die betreffenden Eigenschaften auswählen. Wenn ich jetzt beispielsweise schnell mehreren Dateien eine Eigenschaft zuweisen möchte, dann kann ich das so verwenden, wie in Excel auch, dass ich als erstes einmal ein Metadatum auswähle, dann über dieses Anfasser-Symbol nach unten ziehe und schon habe ich ganz schnell diese Eigenschaften festgelegt. Ich werde das jetzt hier nochmal auswählen und wenn ich dann meine Eingaben fertiggestellt habe, klicke ich nur hier oben einmal auf fertig. Nun ist meine Ansicht noch gefiltert. Ich klicke nochmal hier auf Dokumentenart und wähle "Filter löschen". Alternativ hätte ich hier oben auch die Ansicht "alle Dokumente" auswählen können. Einen ganz wichtigen Hinweis habe ich hier noch. Wenn die festzulegenden Metadaten als Pflichtfelder konfiguriert wurden, so werden die Dateien im ausgechekten Modus hochgeladen. Sie müssen dann die Pflichtfelder ausfüllen. Das könnten Sie dann eben über diese Quick Edit Ansicht, also über diese Datenblatt Ansicht vornehmen und dann müssten Sie die Dateien anschließend noch einchecken. Im ausgecheckten Modus sehen nur Sie die hochgeladenen Dateien. Ihre Kolleginen und Kollegen können diese Dateien erst sehen, wenn Sie die Eigenschaften zugewiesen und die Dateien eingecheckt haben.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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