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SharePoint 2016 Grundkurs

Metadaten verwenden

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Durch die Verwendung von Metadaten ist eine strukturierte Ablage und das schnellere Auffinden von Dateien möglich. Wie Sie solche Metadaten anlegen und nutzen, erklärt Ihnen dieser Film.
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Transkript

Durch das Setzen von Eigenschaften, sogenannten Metadaten, erleichtern Sie sich die Arbeit in SharePoint-Listen und Bibliotheken. In diesem Video möchte ich Ihnen erklären, was Metadaten sind, und wie Sie diese schnell einem oder mehreren Dokumenten zuweisen können. Sobald eine Datei erzeugt wird, werden der Datei Dokumenteneigenschaften hinzugefügt, wie beispielsweise das Erstelldatum, auch die Dateigröße und der Autor, das heißt, wer die Datei erstellt hat. Diese Eigenschaften nennt man auch Metadaten oder Metainformationen, also Informationen, die beim Speichern einer Datei festgelegt werden. Über die Metadaten ist eine strukturierte Speicherung von Dateien möglich, und das Auffinden über die Metadaten erleichtert die Arbeit mit vielen Dateien. In meinem Beispiel habe ich ein Word-Dokument geöffnet, und man sieht hier im rechten Fensterbereich die Eigenschaften, Sie sehen hier den Autor, Sie sehen die Dateigröße, die hier noch nicht gespeichert ist, aber auch, wann das Dokument erstellt oder geändert wurde. In SharePoint besteht ebenfalls die Möglichkeit, eigene Metadaten mit sogenannten Websitespalten zu erstellen, ich wechsele dafür einmal in meinen SharePoint, ich befinde mich jetzt hier in meinem Projekt SharePoint, in der Bibliothek Dokumente, und Sie sehen, innerhalb meiner Bibliothek gibt es hier die Spalten Name, Geändert, Geändert von und Projekt-Dokumentenart. Diese Spalte habe ich erstellt, um eigene Eigenschaften festzulegen. Zusätzlich kann im SharePoint die sogenannte Taxonomie verwendet werden, das sind Schlüsselwörter und sogenannte Klassifizierungen, die man als Metadaten festlegen und einer Datei anhängen kann, über Klassifizierungen können Informationen in Kategorien gebündelt werden, und stehen beim Aufsuchen und beim Ablegen von Informationen zur Verfügung. In meinem Beispiel möchte ich Ihnen das einmal demonstrieren, ich lade einmal eine Datei hoch. Und innerhalb meiner Bibliothek wurde festgelegt, dass eben die Projekt-Dokumentenart angegeben werden muss, das bedeutet, ich habe hier jetzt eine Auswahlspalte, wo ich jetzt festlegen kann, um was es sich hier handelt. Es ist ein Bericht, den ich hier hochlade, und ich speichere das Ganze einmal. Wenn später ganz viele Dokumente hier in der Bibliothek sind, habe ich die Möglichkeit, über die Spalte Projekt-Dokumentenart ganz schnell bestimmte Dateien hier zu filtern. Ich kann den Filter jederzeit löschen, und ich lade nochmal weitere Dateien hier direkt in meine Bibliothek. So, die Dateien sind jetzt hochgeladen, und hier fehlen jetzt im Endeffekt die Eigenschaften, da gibt es einen kleinen Trick, und zwar, wenn ich in das Register Bibliothek wechsele, da habe ich hier die QuickEdit Ansicht, das ist eine Datenblattansicht, wo ich jetzt schnell, ähnlich wie in Excel, in die jeweilige Zelle klicken kann, und hier entsprechend mein Metadatum auswählen kann. Ich habe auch die Möglichkeit wie in Excel hier dieses Anfassersymbol zu verwenden, und hier direkt mehrere Zellen damit zu füllen, und jetzt habe ich das soweit alles ausgefüllt und gehe auf Beenden. Und schon habe ich jetzt mehrere Eigenschaften hier, und angenommen, ich möchte nur die Dokumentationen innerhalb meiner gesamten Bibliothek sehen, Sie müssen sich vorstellen, wenn Sie hier nachher über hundert Dokumente haben, dann ist das ganz praktisch, wenn man hier über die Spalte gehen kann, und sagen kann, ich möchte gerne nur die Dokumentationen sehen, und schon wird mir danach gefiltert. Ebenso habe ich die Möglichkeit, zum Beispiel hier in der Spalte Geändert von, wenn jetzt mehrere Mitarbeiter hier Dateien hochgeladen hätten, dann hätte ich auch die Möglichkeit, hier nach Mitarbeitern zu filtern. Also wenn ich eine Datei hochlade, dann ist das in meinem Beispiel so festgelegt, dass es bei mir ein Pflichtfeld ist, also im Endeffekt wurde das jetzt zum Pflichtfeld generiert, das bedeutet, wenn ich diesen Dialog bekomme, hier unten sehe ich bei Projekt-Dokumentenart ein Sternchen, das bedeutet, das ist ein Pflichtfeld, und wenn ich jetzt einmal hier das Ganze abspeichere, dann passiert Folgendes: Dieses Dokument, dieses Angebot, was ich gerade hochgeladen habe, erhält nicht dieses Symbol hier mit dem weißen Pfeil auf dem grünen Untergrund, diese Dokumente, die habe ich per Drag&Drop aus dem Datei-Explorer herübergezogen, und in dem Augenblick wusste SharePoint natürlich nicht, Moment, was ist denn das jetzt direkt für ein Dokument, und innerhalb dieser Bibliothek gibt es ein Pflichtfeld, nämlich die Projekt-Dokumentenart, und für mehrere Dateien kann der SharePoint das ja nicht einfach automatisch festlegen, also hat der SharePoint die Dateien zwar gespeichert in der Bibliothek, aber eben halt ausgecheckt, das bedeutet, die Dateien, die sind zwar jetzt in der Bibliothek, können aber weder von meinen Kolleginnen noch von meinen Kollegen gesehen werden. In diesem Fall muss ich die Dateien einmal auswählen, und einmal über das Register Dateien gehen, und das Ganze einchecken, und erst jetzt sehen meine Kollegen diese Dateien. Das kommt aber nur dadurch, dass ich eben halt die Dokumentenart zum Projekt als Pflichtfeld generiert habe. Also, wie gesagt, beim einzelnen Hochladen eines Dokuments erhalten Sie immer diesen Dialog, wo Sie dann die Felder ausfüllen können, das können auch mehrere sein, wenn Sie mehrere Dateien hochladen, wechseln Sie immer in das Register Bibliothek in die QuickEdit, um hier eben halt schnell die Metadaten auszuwählen.

SharePoint 2016 Grundkurs

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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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