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SharePoint 2013 Grundkurs

Meinungen mit Umfragen einholen

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SharePoint-Umfragen bieten Ihnen die Möglichkeit, Meinungen von Ihren Kollegen einzuholen, ohne ein langwieriges E-Mail-Pingpong zu starten. Sie lernen, Umfragen anzulegen, Fragen zu erfassen, an der Umfrage teilzunehmen und die Ergebnisse auszuwerten.

Transkript

In diesem Video beschäftigen wir uns mit dem Thema Umfragen. Umfragen kommen in verschiedensten Bereichen zum Einsatz. Wer nimmt an der Weihnachtsfeier teil? Wie werden Serviceleistungen bewertet? Oder auch: Wie hat die Veranstaltung gefallen? Und genau an diesem Beispiel wollen wir jetzt als Nächstes eine Umfrage erstellen. Ich befinde mich in dem Bereich Eventorganisation und klicke jetzt auf Listen, Bibliotheken und andere Apps hinzufügen, um eine Umfrage hinzuzufügen. Ich sehe hier auf den ersten Blick die App Umfrage nicht. Deshalb gehe ich einfach über die Suche. Drücke Enter. Und dann wird mir auch schon die Umfrage angezeigt. Wie nenne ich meine Umfrage? Ich nenne in diesem Fall meine Umfrage Workshopumfrage. Da es mein Ziel ist, die Teilnehmer des letzten Workshops zu befragen, wie ihnen der Workshop gefallen hat. Ich klicke ich hier auf erweiterte Optionen. Gebe erneut den Titel ein. Workshopumfrage. Füge eine kurze Beschreibung hinzu. Kann jetzt hier festlegen, möchte ich, dass der Benutzername in den Umfrageergebnissen angezeigt wird. Also ist in die Umfrage anonym oder nicht. Und: Möchte ich mehrere Antworten zulassen, ja oder nein. Also, kann eine Person mehrere Antworten erfassen? Hier klicke ich jetzt mal auf ja, da ich Ihnen im späteren Verlauf noch etwas zeigen möchte. Und klicke hier auf Weiter. Die Umfrage wurde jetzt direkt angelegt und Sie befinden sich auch schon in der Erfassungsmaske für die erste Frage. Im ersten Schritt möchte ich wissen, wie die Veranstaltung denn grundsätzlich gefallen hat. Ich kann jetzt in diesem Bereich verschiedene Antworttypen festlegen. Da gibt es die Textzeile. Es gibt mehrere Textzeilen, die ich erfassen kann. Es gibt die Auswahl, wenn ich Metadaten hinzufüge. Das heißt, ich kann hier eine Auswahl erfassen, was ich auch bei meiner Frage tun möchte, mit "gut, mittel oder schlecht" Es gibt eine Bewertungsskala. Das zeige ich Ihnen im nächsten Schritt. Ich kann Zahlen erfragen, Währungen, Datum und Uhrzeit. Und so gibt es noch verschiedene andere Antworttypen, die ich hier hinterlegen kann. Ich belasse meine Einstellung in dem Fall auf Auswahl. Ich scrolle ein Stück weiter runter. Und kann jetzt hier festlegen, ob für meine Frage eine Antwort erforderlich ist. Das bedeutet nachher für denjenigen, der die Umfrage ausfüllt, dass er entweder definitiv eine Antwort angeben muss oder auch ohne eine Antwort weitermachen kann. Ich belasse es jetzt mal auf nein. Also ist nicht zwingend eine Antwort erforderlich. Ich gehe davon aus, wenn einer eine Umfrage ausfüllt, dass er mir dann auch alle Fragen beantwortet. Ich kann hier sagen, ob ich eindeutige Werte erzwingen möchte. Und kann jetzt in diesem Bereich meine Auswahlmöglichkeiten für meine Fragen eingeben. Ich möchte in dem Fall wissen, hat den Teilnehmern der Workshop gut, so mittelmäßig, oder überhaupt nicht gefallen. Das heißt, ich gebe ich hier an: gut, mittel und schlecht. In diesem Bereich hier kann ich definieren, wie die Auswahl angezeigt werden soll. Ob ich ein Dropdownmenü haben möchte, Optionsfelder oder Kontrollkästchen. Also Kontrollkästchen sind diese kleinen viereckigen Kästchen, in die ich einfach Häkchen reinsetzen kann. Will ich Ausfülloptionen zulassen? Also ist es möglich, eine Frage mit mehreren Antworten zu beantworten? Und hier könnte ich noch einen Standardwert angeben, wenn ich das wollte. Dann gibt es hier noch den Punkt Verzweigungslogik. So, jetzt bin ich schon durch und kann jetzt hier gleich meine nächste Frage erfassen. Ich könnte optional die Umfrage erstmal fertigstellen oder das Ganze abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen. Ich möchte jetzt aber gleich zu meiner nächsten Frage übergehen. So. Und da bin ich dann wieder in der gleichen Maske wie zuvor gelandet. Wo ich also meine nächste Frage einfügen kann. In diesem Schritt möchte ich die inhaltliche Qualität der Vorträge abfragen. Ich gebe also meine Frage ein. "Wie beurteilen Sie die inhaltliche Qualität der Vorträge?" und als Antworttyp nehme ich dieses Mal die Bewertungsskala. Mithilfe der Bewertungsskala lege ich eine Matrix an, in der ich in unserem Beispiel im Schulnotensystem die Bewertungen für die einzelnen Vorträge abfragen kann. Sie sehen das gleich. Ich scrolle mal ein Stück weiter runter. Ich kann ich hier wieder definieren, ob eine Antwort erforderlich ist oder nicht. Und gebe jetzt hier in die Teilfragen ein. Die Teilfragen sind in meinem Fall oder in unserem Beispiel die einzelnen Vorträge, die während des Workshops gehalten wurden. Das heißt, ich habe hier Vortrag A, Vortrag B und Vortrag C. Und kann jetzt hier den Zahlenbereich mit den passenden Texten definieren. Ich möchte den Zahlenbereich 6, weil ich das Schulnotensystem will. Habe jetzt hier den Bereichstext: von Sehr gut, also 1, über Befriedigend, deckt sich mit Schulnote 3, oder Ungenügend, ist gleich 6. Jetzt kann ich hier die Option nicht zutreffend anzeigen aktivieren oder deaktivieren. Das heißt, wenn jetzt keine der Antwortmöglichkeiten passen würde, dass derjenige der die Umfrage ausfüllt, sagen kann, okay, das stimmt alles nicht oder das passt nicht zu dem, wie ich es empfunden habe. Könnte ich also diese Option hier aktiviert lassen. Ich deaktiviere sie in unserem Beispiel. Und damit sind wir auch schon so weit durch. Ich klicke auf Fertig stellen, weil ich meine Fragen fürs Erste alle angelegt habe. Man gelangt jetzt in die Einstellungen für die Umfrage. Sie können, wie der Name schon sagt, verschiedene Einstellungen hier vornehmen und Sie könnten die Umfrage löschen, die Umfrage als Vorlage speichern, wenn Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt mal wieder einsetzen möchten; Bewertungseinstellungen vornehmen und so weiter und so fort. Wenn Sie ein Stück weiter runterscrollen, finden Sie hier Ihre Fragen in einer Listenübersicht, könnten Fragen hinzufügen oder auch die Reihenfolge der Fragen ändern. Ich möchte jetzt einfach mal die Umfrage ausfüllen, damit Sie sehen, was wir bisher geschafft haben und ob das alles so weit passt. Das heißt, ich wechsle in die Umfrage und bin hier in einer Übersicht, die auch die Mitglieder sehen, die diese Umfrage ausfüllen möchten. Das heißt, ich kann hier die Umfrage beantworten. Ich habe ich hier als Administrator der Umfrage, also da ich die Umfrage selbst angelegt habe, ein Aktionsmenü, in dem mir auch verschiedene Optionen zur Verfügung stehen. Ich kann die ganzen Inhalte oder Ergebnisse der Umfrage in eine Kalkulationstabelle exportieren. Ich kann mir RSS-Feeds anzeigen lassen oder Benachrichtigungen einrichten. Des Weiteren gibt es noch das Einstellungsmenü. Da kann ich ganz schnell Fragen hinzufügen oder in die gerade gezeigten Einstellungen wechseln. Ich möchte jetzt auf die Umfrage antworten und klicke auf die entsprechende Schaltfläche. Jetzt kann ich hier sagen: "Wie hat Ihnen die Veranstaltung gefallen?" Die fand ich ziemlich gut. Den Vortrag A fand ich gut. Vortrag B war so mittelmäßig. Und Vortrag C war sehr gut. Jetzt bin ich auch schon fertig. Das funktioniert offensichtlich so weit. Ich klicke auf Fertig stellen. Und sehe, hier gibt es jetzt 1 Antwort auf die Umfrage. Das heißt, ich könnte schon eine kleine Auswertung machen. Die Umfrage hat so weit funktioniert. Aber jetzt ist mir siedend heiß eingefallen, dass ich eine Frage vergessen habe und die möchte ich jetzt gerne noch ergänzen. Dazu gehe ich wieder in die Einstellungen Und kann jetzt hier entweder sagen, oder Einstellungen für 'Umfrage'; und hier unten meine Frage hinzufügen. Ich möchte noch fragen, ob die Teilnehmer des Workshops auch beim nächsten Mal wieder dabei sein wollen. Das gebe ich hier ein. "Sind Sie beim nächsten Workshop im Jahr 2014 wieder dabei?" In dem Fall möchte ich eine Ja/Nein-Antwort, also entweder ist der Teilnehmer dabei oder entscheidet sich dagegen. Ich aktiviere die entsprechende Option. Als Standardwert lasse ich Ja drin. Ich könnte natürlich auch "nein" angeben, aber ich möchte ja natürlich, dass der Teilnehmer wiederkommt. Also lasse ich erstmal Ja drin Und komme jetzt zum Bereich Verzweigungslogik. Der wird jetzt für mich relevant, weil wenn der Teilnehmer der Veranstaltung an dieser Stelle mit Ja antwortet, möchte ich gerne zu einer weiteren Frage kommen, die dann nach Wünschen und Anregungen fragt. Antwortet er mit Nein, dann möchte ich gerne wissen, warum er nicht mehr dabei sein möchte. Das heißt, ich muss noch zwei weitere Fragen anlegen, um diese dann hier in diesem Bereich der Verzweigungslogik zu integrieren. Also gehe ich erstmal auf Nächste Frage. Und erfasse erstmal die Frage für eine Ja-Antwort. Das wäre dann: "Haben Sie weitere Wünsche und Anregungen?" Das sollen einfach mehrere Textzeilen sein. Das heißt, der Teilnehmer kann hier einfach einen Freitext eingeben. Die restlichen Einstellungen belasse ich. Klicke auf Nächste Frage und gebe die Frage für eine Nein-Antwort an. Hier frage ich jetzt einfach: "Warum nicht?" Auch hier mehrere Textzeilen für einen Freitext. Und ich klicke auf Fertig stellen. So, im nächsten Schritt muss ich jetzt die Frage nach der weiteren Teilnahme wieder bearbeiten. Das heißt, ich bewege mich langsam hier runter zu den Fragen und habe hier die Frage: "Sind Sie beim nächsten Workshop 2014 wieder dabei?" Ich klicke da einfach drauf, um in die Bearbeitung zu gelangen. Ich kann jetzt hier im Bereich Verzweigungslogik sagen, hat der Kunde Ja ausgewählt, dann möchte ich sagen: "Haben Sie weitere Wünsche oder Anregungen?" Hat der Kunde sich für Nein entschieden, dann möchte ich wissen, warum er nicht mehr dabei sein möchte. Ich bestätige das Ganze mit OK. Und wechsle jetzt wieder in die Umfrage, um zu sehen, wie sich das Ganze auswirkt. Ich klicke hier auf die Workshopumfrage Und sage nochmals, auf die Umfrage antworten. Ich fülle die Felder wieder aus. Sage hier, das war gut, das war befriedigend, das war eine 2 das war eine 5. Und um jetzt die Verzweigungslogik zu testen, die wir zuvor eingebunden haben, sage ich jetzt hier einfach mal: "Nein, ich möchte im nächsten Jahr nicht wieder dabei sein." Wenn alles geklappt hat, dann fragt er mich jetzt im nächsten Schritt, warum ich denn nicht mehr dabei sein möchte. Das heißt ich klicke hier auf Weiter. Und tatsächlich, das hat funktioniert. Jetzt kann ich hier eingeben: "Themen waren nicht passend." So. Klicke auf Fertig stellen und die Umfrage wurde beantwortet. An der Stelle noch ein kleiner Tipp: Man kann auch Seitentrennzeichen einfügen. Wenn Sie eine relativ lange Umfrage haben, dann können Sie selber festlegen, an welcher Stelle die Umfrage auf einer neuen Seite weitergehen soll. Dazu gehen Sie wieder in die Einstellungen. Scrollen nach unten. Und fügen eine Frage hinzu. Da gibt es hier die Option Seitentrennzeichen. Wenn Sie das aktivieren, ist hier oben auch alles ausgegraut. Das heißt, Sie können hier gar nichts eingeben. Und hier ist eine Beschreibung: "Fügt einen Seitenumbruch in Ihre Umfrage ein." Wenn Sie hier sagen Fertig stellen, sehen Sie, dass das Seitentrennzeichen die letzte Frage ist, die Sie ergänzt haben. Das macht natürlich am Schluss wenig Sinn. Da könnten Sie jetzt hier die Reihenfolge der Fragen ändern und sagen, okay, das Seitentrennzeichen, das will ich direkt nach der ersten Frage einfügen. Also das müsste dann an Position 2 erscheinen. Ich mache das jetzt hier einfach mal. Sie sehen die Reihenfolge: "Wie hat Ihnen die Veranstaltung gefallen?"; und der Rest soll einfach auf der nächsten Seite weitergehen . Ich sage OK. Wechsle noch mal in meine Umfrage und klicke Auf die Umfrage antworten. Und ich sehe jetzt hier schon, ich habe lediglich diese eine Frage auf der ersten Seite und habe dann schon das Seitentrennzeichen, um zu den weiteren Fragen zu gelangen. Der Seitenumbruch ist ein ganz nützliches Feature, um ein bisschen mehr Übersicht innerhalb vor allem langer Umfragen zu schaffen. Jetzt haben einige Leute die Umfrage bereits ausgefüllt und nach einer gewissen Zeit möchte ich natürlich auch eine Auswertung über meine Umfrage bekommen. Ich möchte wissen, hat es den Leuten gefallen, hat es Ihnen nicht gefallen, wie bewerten Sie die Vorträge und so weiter und so fort. Dann klicke ich hier wieder auf meine Umfrage und sehe hier einen Bereich, über den ich Auswertungen vornehmen kann. Es gibt hier zwei Einträge. Ich kann mir einmal eine grafische Zusammenfassung anzeigen lassen oder alle Antworten. Alle Antworten, ich klicke da drauf, beinhaltet einfach eine Liste aller Antworten. Sie sehen das hier. Das sind die Antworten 1 bis 6, die von den Teilnehmern geliefert wurden. Ich gehe nochmal zurück. Der andere Eintrag, die grafische Zusammenfassung, hier sehen Sie die Darstellung in Balkenform. Da werden dann wirklich die Werte in Form von Balken dargestellt. Das ist ganz nützlich, wenn Sie Umfragen haben, an denen viele Leute teilgenommen haben, also wenn es dann wirklich mal 20 oder 25 sind, können Sie hier wirklich ganz schön Ihre Ergebnisse auslesen und weiterverarbeiten. Antworten, die Sie selber auf Umfragen gegeben haben, können Sie im übrigen auch nochmal bearbeiten. Dazu klicken Sie einfach wieder auf die Umfrage, lassen sich alle Antworten zeigen. Suchen dann Ihre Antwort heraus. Klicken dann auf diese drei Punkte, die ja immer noch ein Kontextmenü beinhalten. Klicken da drauf und haben dann hier noch mal mehrere Optionen für die Bearbeitung Ihrer Antwort. Sie können die Antwort anzeigen, um nochmal alles durchzulesen; den Inhalt bearbeiten, Workflows einrichten, Benachrichtigungen einrichten, die Antwort freigeben, oder auch Ihre Antwort löschen und die Umfrage nochmal ausfüllen. Sie haben nun einen umfangreichen Überblick zum Thema Umfragen erhalten und gelernt, wie Sie Umfragen anlegen und mit den verschiedenen Fragemöglichkeiten arbeiten. Sie können Umfragen bearbeiten und Auswertungen vornehmen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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