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Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Mehrfeld-Index anlegen

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Um eine Kombination aus mehreren Feldern mit einem Index zu versehen, gibt es ein eigenes Fenster. Auch hier ist die Prüfung auf Eindeutigkeit möglich.

Transkript

In dieser Tabelle habe ich eingestellt, dass entweder der deutsche Name oder der französische Name keine Duplikate sein dürfen. Beide zusammen auch nicht, aber jeder einzelne für sich. Das mag dort sinnvoll sein. Ich habe aber eine zweite Tabelle mit den Personen. Dort möchte ich nicht einstellen, dass beispielsweise der Vorname oder der Nachname nicht doppelt vorkommen dürfen. Ich trage einmal wieder meine Testdaten ein. Also, "Willi Wichtig" ist ein gültiger Inhalt und wenn ich jetzt ein zweites Mal mit "STRG+Doppelkreuz" den "Willi Wichtig" eintrage, dann halte ich das zumindest für verdächtig. Wenn es ein "Theo Wichtig" ist, kann ich sicher sein, dass ist eine zweite Person. Die Frage ist jetzt, wie kann ich Duplikate erkennen? Wenn ein häufiger Name, sagen wir mal "Michael Müller", auftaucht, dann kann ich nicht behaupten, dass das die gleiche Person ist. Ich kann also bestenfalls sagen, wenn Vor- und Nachname gleich sind und, falls ich es darin habe, das Geburtsdatum, oder nehmen wir beispielsweise hier die Straße und die Nummer, dann behaupte ich, das ist ein Duplikat. Ganz ehrlich, das ist in großen Städten auch ein Risiko. In einem Hochhaus werden Sie möglicherweise zweimal "Michael Müller" finden und wenn Sie Pech haben, haben die auch noch am gleichen Tag Geburtstag. Aber zumindest kann ich hier jetzt einstellen, dass nicht der Vorname alleine und nicht der Nachname alleine ein Problem ist, Falls Sie schon Daten drin hätten, die dem widersprechen, können Sie diesen Index sowieso nicht setzen. Mit so wenigen Beispieldaten geht es. Im Zweifelsfall sollte man das immer als erstes eintragen, bevor es irgendwelche Daten gibt. Im "Entwurf" kann ich jetzt nicht hingehen und beim Vornamen eintragen, dass ich einen Index haben will oder beim Nachnamen, denn die gelten immer nur feldweise. Ich muss stattdessen hier dieses Indexfenster anzeigen lassen. Das sieht normalerweise so aus, weil ein Primärschlüssel drin ist. Wenn Sie hier diesen Primärschlüssel anklicken, dann wird nicht nur diese Zeile erzeugt, sondern überflüssigerweise auch diese. Obwohl der Primärschlüssel schon aufsteigend sortiert, steht dort auch das Feld selber noch einmal sortierend. Das kann ich also, indem ich hierauf klicke, die Entfernen-Taste drücke, löschen. Das ist ein Funktionsgewinn. Jetzt schreibe ich einen neuen Index und Sie sehen häufig, das habe ich eben gerade gelöscht, dass der Index so heißt wie das Feld. Das ist überhaupt nicht vorgegeben, das ist nur einfach Bequemlichkeit. Bei mir heißt so ein Index genauso zufällig "NixDoppelt". Das erklärt so ein bisschen, was er machen soll, nämlich keine doppelten Namen. Und ich kann jetzt hier auswählen: Erstens, "persoNameVor", das kann man ein bisschen breiter machen, dann liest sich das besser. Und jetzt ohne einen neuen Indexnamen "persoNameNach". Und ich lasse es erst einmal bei den beiden. Dieser Index gilt so lange, wie darunter keine neue Bezeichnung auftaucht. Wenn ich jetzt hier so etwas schreibe, und hier natürlich auch wieder Felder eingebe, dann ist das ein Index aus zwei Feldern. Wenn hier nichts steht, ist er das auch, aber das wäre sozusagen sein offizielles Ende, allerdings macht er noch nicht, was er verspricht. Es ist sozusagen ein Index mit Duplikaten. Und hier muss ich, das geht immer nur in der ersten Zeile, da wo der Indexname steht, eindeutig zum Beispiel mit Doppelklick hier auf "Ja" stellen. Erst dann erfüllt er das, was er verspricht, dass er nämlich auch die Doppelten verhindert. Ich habe jetzt also einen "Zwei-Feld-Index" erfunden, der Vor- und Nachnamen gleichzeitig prüft. Es gibt hier kein eigenes "OK", Sie können das Fenster einfach schließen. Hauptsache, Sie speichern hier. Jetzt versuche ich mal, diesen noch einmal einzugeben, also mit "STRG+Doppelkreuz" und der heißt auch "Wichtig". Wenn ich jetzt versuche die Zeile zu verlassen, kommt die, ich sage mal "übliche" Fehlermeldung, wenn ich einen Index verletze, ohne dass ich jetzt sehen kann, welcher Index es ist. Also, da muss ich jetzt einmal eine "2" oder so etwas schreiben. Sobald ich eine Kombination aus Vor- und Nachnamen habe, die es schon gibt, kann ich das nicht speichern. Ich kann jeden Namen alleine benutzen, also "Willi" ist so oft möglich, wie ich Lust habe, Hauptsache, der Nachname ist anders. Und auch den Nachnamen kann ich noch einmal benutzen, gar kein Problem. Und die müssen auch nicht direkt davor stehen. Wenn ich jetzt hier unten wieder versuche, einen "Willi Wichtig" unterzubringen, dann gibt es wieder die übliche Fehlermeldung. Das ist unglaublich schnell, dass wir es mit unserer Programmierung so schnell gar nicht hinkriegen und vor allem ist es bombensicher. Sie haben keine Chance, an dieser Stelle ein Duplikat einzufügen. Ich muss jetzt mit der Escape-Taste diesen Datensatz verlieren. Ich kann das auch über mehr als zwei Felder machen. Wenn ich beschließe, Vor- und Nachname ist ein bisschen zu wenig, dann nehmen wir ruhig den Zwischennamen dazu und die Straße mit der Nummer. Also im "Entwurf" wieder in den Index und da muss ich wieder etwas breiter schieben. Ich ändere mal den, einfach nur wegen der optischen Reihenfolge, funktional ist es egal und habe jetzt einen Index über vier Felder. Das sieht man da unten nicht, aber man kann das hier vergrößern. Da fehlt so ein bisschen das Symbol. Und dieser Index, das sieht man immer nur in der ersten Zeile, gilt jetzt über alle vier Felder und wird beim Speichern natürlich auch geprüft. Wenn ich an der Stelle jetzt Duplikate hätte, dann könnte ich auch nicht speichern. Und jetzt kann ich probieren. Ich darf also hier beispielsweise den gleichen Vornamen nehmen, "STRG+Doppelkreuz", erfinde jetzt hier einen zweiten Vornamen, sagen wir "Gisela", und mit "STRG+Doppelkreuz" übernehme ich den Nachnamen und hier eine bestimmte Straße und dann darf ich speichern. Jetzt versuche ich, den gleichen Namen noch einmal, wiederum mit "STRG+Doppelkreuz". Alle drei Felder sind gleich, aber hier unterscheidet es sich. Also weil es eine andere Straße ist, obwohl es scheinbar genau die gleiche Person ist, kann ich diesen Datensatz speichern. Und das geht auch, wenn ich hier etwas ändere und hier ansonsten mit "STRG+Doppelkreuz" die gleichen Daten übernehme, einen dieser vier Einträge muss ich verändern. Und damit haben Sie die Möglichkeit, auch komplexe Indizes zu erstellen, die eigentlich im normalen Leben wichtiger sind, als ein einzelnes Feld. Einzelne Felder würden Sie ja mit einem Index mit Duplikat versehen, Mehrfeldindizes sind, häufig ohne Duplikate, wie hier, zu prüfen, dass da keine doppelten Datensätze entstanden sind oder enthalten sind.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Meistern Sie die hohe Kunst der Access-Tabellen. Lernen Sie, Tabellen mit speziellen Datentypen, berechneten Felder, Indizes und Verknüpfungen weiterzuentwickeln.

2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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