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Office 365: Access Grundkurs

Mehrfaches Sortieren

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Datensortierung findet nicht in Tabellen statt, sondern in Abfragen. Dadurch können beliebig viele Sortierungen gespeichert werden. Unterscheiden müssen Sie bei Abfragen zwischen der Reihenfolge der Sortierung und der Reihenfolge der Anzeige.

Transkript

Ich habe im Moment alle Abfragen so organisiert, dass sie im Grunde die Daten einer einzigen Tabelle lesefreundlich aufbereiten. Jetzt möchte ich mit Absicht die Daten mehrerer Tabellen zusammenfügen, wobei ich das teilweise ja auch schon gemacht habe und sinnvoll sortieren. Ich möchte, sagen wir so eine vereinfachte Speisekarte erstellen, das heißt, ich brauche die Kategorien und ich brauche die Speisen. Ich mache also mit Erstellen Abfrageentwurf, eine neue Abfrage, und brauche die Kategorien und die Speisen. Jeweils per Doppelklick, Sie können auch stattdessen auf "Hinzufügen" klicken und dann schließen. Jetzt möchte ich, hier können wir es wieder zumachen, die Kategorie "Namen" sehen, und danach den Speisen Kurz- und den Langnamen. Wenn ich mir das erstmal angucke, vielleicht die Spaltenbreiten noch ein bisschen verbessere, dann kommen die so ein klein bisschen unsortiert, nicht völlig, denn so eine 1:n Beziehung sorgt immer dafür, dass so eine Vorsortierung stattfindet, aber ich möchte sie in einer bestimmten Reihenfolge haben, wie es nämlich meine Speisekarte nachher auch hat, die Reihenfolge ist hinterlegt in der Tabelle "Kategorien". Dort gibt es, im Entwurf zu sehen, ein Sortierungsfeld. Also ziehe ich das hier mal rein, dann sehen Sie hier hinter, zu der Kategorie "Pizza", gibt es die Nummer 3, als erstes soll natürlich Antipasti angezeigt werden. Also mache ich bei der Sortierung hier, das kann ma entweder ausklappen, oder viel schneller per Doppelklick auswählen, die Sortierung aufsteigend, und dann sehen Sie im Entwurf jetzt ist es eins, zwei, drei bis sieben, und entsprechend ändern sich natürlich, die anderen Datensätze, Antipasti ist Kategorie 1. Soweit ist alles in Ordnung, und jetzt möchte ich, das sehen Sie hier bei den Kurznamen, auch innerhalb der Kategorie noch sortieren, also Buschetta, Prosciutto, Carpaccio ist nicht in der richtigen Reihenfolge, Carpaccio müsste mit C dazwischen sortiert werden. Also gehe ich auf Speisenamen "Kurz", und schalte dort auch die Sortierung ein und lasse mir die wieder anzeigen. Damit stimmt hier die Reihenfolge, die meisten anderen waren schon fast richtig, aber ich würde das ganz gerne vorne stehen haben, also die eigentliche Speise darf gerne nach vorne wandern im Entwurf kann ich also hier dieses Feld anklicken, da sehen Sie oben immer so ein ganz klein Stückchen schwarzen Pfeil, das ist wirklich nur auf diesem grauen Bereich, dann müssen Sie loslassen die Maus und können jetzt gedrückt dieses Feld nach vorne ziehen. Also dort anklicken, dann das es Schwarz wird, loslassen und dann erst können Sie es an der Stelle nehmen, und jetzt habe ich die Speisenamen vorne, und lasse dann die Kategorien sortieren, und gucken Sie sich jetzt bitte mal das Ergebnis an. Das sieht gut aus: Bruschetta, Calamari, Calamari? Ist Ihnen etwas aufgefallen? Eben war es Bruschetta, Carpaccio. Und das heißt, hier ist wunderbar alphabetisch sortiert, aber die Sortierung ist plötzlich durcheinander. Und zwar deshalb, weil Access immer von links nach rechts sortiert. Also das ist die erste Sortierung. Wenn es dort Duplikate gäbe, dann greift die zweite Sortierung hier. Leider gab es da keine Duplikate, und vor allem ist die Kategorie mit der Sortierung nicht mehr vorrangig. Das heißt, die muss anklicken und anschließend rüberziehen, weiter links sein. Wenn Sie die Sortierungsnummer aus irgendeinem Grund weiter rechts sehen wollen, dann müssen Sie die ein zweites Mal aufnehmen, da ist die da drin, gedrückt dazwischen ziehen,, hier nicht anzeigen und da nicht sortieren. Jetzt habe ich erstens nach Kategorie sortiert, darin zweitens nach "Speisenamen Kurz", und zeige aber trotzdem die Nummer der Sortierung hier hinten an. Also in der Ansicht sieht es so aus, wie vorher, aber hier ist jetzt die Sortierung wieder in Ordnung, da haben wir die gewünschte Reihenfolge: Bruschetta, Carpaccio, Prosciutto. Und die gehören alle zu Antipasti, ich habe also hier dann innerhalb der Kategorie die weiterhin alphabetische Sortierung. Es ist wichtig, dass Sie bei Abfragen unterscheiden zwischen der Reihenfolge der Sortierung und der Reihenfolge der Anzeige und manchmal, gar nicht mal so selten, gibt es diesen scheinbaren Widerspruch, dass Sie ein Feld vorne sortieren und hinten anzeigen oder umgekehrt. Das ist oftmals nötig und gar nicht so ungewöhnlich. Damit ist diese Abfrage fertig, also wir können sie einfach schon mal nennen "qrySpeisenundKategorienUeberbick", nochmal zur Erinnerung, ich benutze die sogenannte Kamelschreibweise mit den kleinen Höckern, weil dort immer die Groß- und Kleinschreibung gemischt wird, und ich werde nie Umlaute einsetzen, das gibt wirklich nur Ärger, kein ß, keine Umlaute in Namen. In Inhalten von Daten kein Problem, aber in Benennungen, in Namen, wie hier, auf gar keinen Fall. Damit ist das hier gespeichert, und Sie können es schließen, und wenn Sie es wieder ansehen wollen, dann steht es ja in der Liste der Abfragen, und kann von hier aus mit Doppelklick gestartet werden.

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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