Projektmanagement: Kommunikation

Meetings, Gremien & Co.

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Entscheidend ist nicht nur, dass sämtliche Projektbeteiligten sich an zentraler Stelle über aktuelle, projektrelevante Sachverhalte informieren können, sondern auch, dass laufend persönlicher Austausch stattfindet.

Transkript

Sie wissen jetzt, wie Sie Ihre Stakeholder mit Informationen versorgen. Aber natürlich ist auch projektintern ein hohes Maß an Kommunikation notwendig. So ist es zum Beispiel wichtig, dass alle Projektmitglieder auf alle projektrelevanten Informationen zugreifen können. Ob dies über einen Projektordner zur Dokumentenablage, ein Projektlaufwerk im firmeneigenen Netz, über einen File-Sharing Dienst in der Cloud oder mittels eines Dokumentenmanagement-Systems wie "SharePrint" passiert, ist kontextspezifisch und individuell. Wichtig ist nur, dass es einen solchen Ort gibt. Aber noch wichtiger ist der persönliche, stetige Austausch. Dieser erfolgt in Form von Gesprächen, formellen oder informellen Treffen. Lassen Sie uns einen Blick auf die wichtigsten Formen von Treffen werfen. Zu Beginn des Projektes steht der "Kick-Off". Wie schon im Kurs "Projektinitiierung" aufgezeigt, dient dieses Meeting dazu, sich teamintern kennenzulernen. Sowie dazu, das Projektteam zu informieren und zu motivieren. Ferner werden im "Kick-Off" die Rahmenbedingungen für die zukünftige Zusammenarbeit festgelegt. Um eine formale Sitzung bei klassischen Projekten handelt es sich bei den Sitzungen des Lenkungsausschusses. Gemäß der DIN-Norm 69901 ist der Lenkungsausschuss ein übergeordnetes Gremium, an das der Projektleiter berichtet und das ihm als Entscheidungs- und Eskalationsgremium zur Verfügung steht. Zu den wichtigsten Aufgaben des Lenkungsausschusses gehören unter anderem die Abnahme der Projektergebnisse, die Entscheidung über Änderungsanträge und die Überwachung von Kosten- und Ablaufplänen. Die mit Sicherheit häufigste Form von geplanten Zusammenkünften in Projekten sind Meetings. Hier gibt es unterschiedlichste Ausprägungen. Vom wöchentlichen Statusmeeting über Kernteamsitzungen, Expertentreffen themenspezifischen Meetings bis hin zu Teilprojektmeetings. Bestimmt kennen Sie noch weitere Formen von Meetings. Aber hier lauert auch schon die Gefahr. Vielleicht kennen Sie ja den Spruch: "Vor lauter Meetings komme ich gar nicht mehr zum Arbeiten." Denken Sie also auch immer kritisch darüber nach, ob das Meeting wirklich nötig ist, ob es sich um ein Fossil aus alten Zeiten handelt, das eigentlich niemand mehr braucht. Als kleine Hilfestellung, um über den Sinn und Unsinn von Meetings zu beurteilen, sollten Ihnen folgende Fragen helfen. Welche regelmäßigen Besprechungen gibt es zu welchem Zweck? Wer nimmt an den regelmäßigen Besprechungen teil und warum? Wie werden die Ergebnisse von Besprechungen festgehalten? Was würde passieren, wenn Besprechungen auf die Hälfte gekürzt würden? Oder ein Limit von 30 Minuten bekämen? Welche Besprechungen könnte man ganz oder teilweise durch andere Medien, zum Beispiel Microblogging, ersetzen? Neben den Meetings gibt es aber auch noch andere Zusammenkünfte. Zum Beispiel die Workshops. Workshops dienen zur Ideenfindung, Problemlösung und Strukturierung sowie zur Abstimmung von Maßnahmen. Schulungen sind eine weitere Form von Zusammenkünften. Und nicht zu vergessen, die vielen informellen Treffen. Ob in der Kaffeeküche, beim Frühstück oder Mittagessen oder beim gemeinsamen Feierabendbier. Zum Abschluss dieses Filmes möchte ich noch kurz auf die Meetings im agilen Umfeld eingehen. Bevor ich das tue, sollen Sie sich noch einmal kurz das agile Manifest in Erinnerung rufen. Dort heißt es, Menschen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen. Mit anderen Worten: Lebendige Kommunikation ist wichtiger als das strikte Einhalten von Prozessen und Vorgaben. Um diese lebendige und stetige Kommunikation in agilen Projekten zu manifestieren, enthält das "Scrumb Framework" feste Termine, sogenannte Events, zu denen sich Teammitglieder austauschen. Alle diese Termine haben einen bestimmten Zweck und haben eine fixe Länge. Dies soll helfen dem Team eine gewisse Routine für den regelmäßigen Austausch an die Hand zu geben. Sehen wir uns die wichtigsten Events einmal an. Da hätten wir zunächst das "Sprint Planning". Das "Sprint Planning" steht am Beginn eines jeden "Sprints", also dem zeitlich fest definierten Abarbeitungszeitraumes für ein Team. Es dient zur Festlegung der in diesem "Sprint" zu bearbeitenden Inhalte. Das "Daily Scrum" ist ein tägliches, fünfzehn-minütiges Statusmeeting des Teams welches im Stehen durchgeführt wird. Der Hauptgrund für das Stehen liegt übrigens darin begründet, dass man es überall durchführen kann und kein spezieller Raum gebucht werden muss. Pro Teammitglied werden folgende Fragen beantwortet. Was habe ich seit dem letzten "Daily Scrum" getan, was plane ich bis zum nächsten "Daily Scrum" zu tun und was hat mich bei der Arbeit behindert. Das "Sprint Review" ist in "Scrum" ein verpflichtendes Meeting zum Informationsaustausch am Ende eines jeden Sprints. Sein Ziel ist es die Ergebnisse des abgelaufenen Sprints vorzustellen und diesbezüglich Feedback von den Stakeholdern einzusammeln. In der "Sprint Retrospective" reflektiert und analysiert das "Scrum"-Team Aspekte des zurückliegenden "Sprints" wie Beziehungen, Prozesse, Werkzeuge und Fähigkeiten. Ziel des Meetings, welches in der Regel nach dem "Sprint Review" stattfindet, ist es, die Produktivität im Team zu erhöhen und die Kommunikation mit den Stakeholdern zu verbessern.

Projektmanagement: Kommunikation

Nutzen Sie Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg. Lernen Sie Erfolgsfaktoren für das Stakeholdermanagement, Teaminformation, Meetingmoderation und Projektmarketing kennen.

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Erscheinungsdatum:29.05.2017

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