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Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Mandanten und Sprachen konfigurieren

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Machen Sie sich mit den Möglichkeiten der Verwaltung mehrerer Mandanten vertraut und wechseln Sie die Sprache in Dynamics NAV 2015, sodass Sie die Anwendung jederzeit auch international einsetzen können.
09:43

Transkript

Hello and welcome to Microsoft Dynamics NAV 2015. Ja, hallo da bin ich wieder. Und Sie sehen es und haben es vielleicht auch gerade gehört ich habe das Rollencenter bereits in einer anderen Sprache gestartet. In dem Fall ist das Englisch und in diesem Film geht es genau darum. Was und welche Funktionen stehen eigentlich innerhalb von Dynamics NAV 2015 zu Verfügung, wenn ich jetzt es hier zum Beispiel mit Mehrsprachigkeit zu tun habe, weil verschiedene Standorte aus meinem Unternehmen vorhanden sind, die möglicherweise eben auch eine andere Sprache verwenden und aber auch, Wie verwalte ich mehrere Mandanten innerhalb von Dynamics NAV, eventuell zum Testen, zum Ausprobieren oder eben auch wirklich, wenn es sich um rechtlich verschiedene andere Einheiten handelt und ich tatsächlich auch getrennte Daten benötige. Starten wir zunächst vielleicht mit der Mehrsprachigkeit. Microsoft Dynamics NAV wird ja je nach Region in verschiedenen Sprachen ausgeliefert. In Österreich ist das zum Beispiel Englisch und Deutsch. Und Sie haben damit Out-of-the-Box die Möglichkeit, zwischen diesen beiden Sprachen, was die Benutzeroberfläche betrifft, hin und her zu wechseln, je nachdem was im Moment eben die entsprechende Anforderung ist. Sie finden dazu links oben im Applikationsmenü den Punkt "Select Language" und innerhalb der installierten Sprachen können Sie jetzt eben wechseln. In dem Fall ist das wie schon angekündigt Englisch und Deutsch. Ich wechsele jetzt mal hier auf Deutsch zurück. Und selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, diese Einstellung jederzeit wieder umzukehren. Sie können also auch jederzeit wieder auf die Sprache Englisch zurückkehren. Das System selbst merkt sich dabei jetzt, welche Sprache Sie zuletzt eingesetzt haben. Das ist die Möglichkeit Nummer 1. Und die Möglichkeit Nummer 2 ist, der Administrator kann in Ihrem Benutzerprofil eine bestimmt Sprache hinterlegen. Also wenn das Ganze vordefinierbar ist, dann macht das natürlich auch Sinn, beim Benutzer einzutragen, welche Sprache das System für den Benutzer automatisch vorschlagen soll. Dann muss niemand hier irgendwie oder irgendwo Zeit investieren, um selbst die Sprache zu wechseln. Aber es kann ja mal vorkommen, dass wirklich, aus welchen Gründen jetzt auch immer, die falsche Sprache eingestellt ist, und dann wissen Sie jetzt, ganz einfach, links oben Applikationsmenü "Sprache auswählen" und schauen, können Sie die gewünschte Sprache an dieser Stelle wieder einstellen. Dann haben wir natürlich auch noch gleichzeitig die Mandantenfähigkeit. Was ist jetzt ein Mandant? Auf der einen Seite können das jetzt rechtlich unterschiedliche Einheiten sein, also wirklich eigenständige Unternehmen, vielleicht in verschiedenen Ländern, die auch getrennt bilanzieren müssen. Sie brauchen aus diesem Grund heraus einen getrennten Datenstamm. Dann haben Sie die Möglichkeit, innerhalb von Dynamics NAV verschiedene Mandanten einzurichten. Wir sind derzeit im Mandanten Cronus AG, das wird mir hier oben angezeigt, und es wird mir aber auch hier unten links angezeigt. Wenn ich jetzt in meinem System mehrere Mandaten habe, klicke ich wieder auf das Applikationsmenü, hier den Punkt "Mandant auswählen" und kann hier jetzt in eine andere Firma sozusagen wechseln, um da die Daten von dort einzusehen. Das wäre Variante 1, wenn Sie jetzt wirklich rechtlich unterschiedliche Einheiten haben. Ein anderes Beispiel typisch aus der Praxis ist natürlich, es wurde vielleicht irgendwo etwas Neues installiert, eine neue Programmierung vorgenommen, oder aber auch Sie sind gerade in Ihrer persönlichen Weiterbildung, Sie wollen also ausprobieren, das können Sie natürlich nicht im echten Mandanten, weil Sie ja dort tatsächliche Informationen beeinflussen würden, und Sie hätten daher gerne eine Testumgebung. Und diese Möglichkeit der Erstellung einer Testumgebung, sofern der Administrator Ihnen die Berechtigung gegeben hat, das können Sie direkt hier aus dem Dynamics NAV Client heraus machen. Gehen Sie dazu rechts oben in die Suchfunktion und geben Sie dort einfach mal den Begriff "Mandanten" ein. Dann erhalten Sie hier auf der einen Seite die Konzern-Mandanten. Das hat mit dem gar nichts zu tun, das betrifft das Thema Konsolidierung, aber gleich darunter im Bereich der Verwaltung die eigentlichen Mandanten des Systems. Und dort wechseln wir jetzt mal hin und sehen, dass im Moment hier nur ein Mandant existiert, und das ist die Cronus AG. Ich habe jetzt zwei Möglichkeiten. Ich kann jetzt entweder einen neuen, einen leeren Mandanten anlegen, der beinhaltet dann allerdings natürlich keine Stammdaten, keine Bewegungsdaten, aber auch keine Parametrisierung. Das heißt, da benötige ich dann wirklich entweder selbst das Knowhow, das System entsprechend zu konfigurieren, oder ich habe dann eben einen Partner, einen Suporter, einen Consultant oder wen auch immer, der mir dabei hilft, dieses System entsprechend einzurichten. Wenn ich jetzt eine komplett neue Firma möchte, klicke ich hier auf "Neu", gebe jetzt einfach mal ein "neue Firma", dass wir die nachher besser unterscheiden können, oder "neuer Mandant", bestätige mit "OK" und das Ganze kann jetzt, je nachdem auf welcher Maschine Sie sich befinden, ein bisschen dauern, Sie sehen, in der Demo Umgebung geht das Ganze sehr, sehr schnell. Und wie kann ich jetzt dort hin wechseln? Wie schon vorhin angekündigt, Applikationsmenü "Mandant auswählen" und jetzt steht mir dieser neue Mandant hier zur Verfügung. Ich bestätige diese Auswahl. Es werden ein paar Einrichtungen vorgenommen. Auch das ist ein Prozess, der, je nachdem auf welcher Maschine Sie sich befinden unterschiedlich lange dauern kann, aber hier habe ich jetzt wirklich keine Daten. Also, ich habe keine Debitoren, ich habe keinen Kontenplan, ich habe keine Einrichtung, es ist eben ein komplett neuer Mandant. Wenn ich jetzt eine Testumgebung erzeugen möchte, dann wiederhole ich diese Schritte. Ich gehe nochmals in die Mandanten und sage, ich möchte die Cronus AG, denn das ist ja dieses Demo Firma, das könnte in Ihrem Fall dann die echte Firma sein, die möchte ich kopieren. Und Sie sehen schon, links oben gleich auf der rechten Seite neben "Neu" befindet sich der Knopf "Kopie". Ich klicke hier auf "Kopie", muss jetzt den Namen dieses neuen Mandanten eingeben, nenne das jetzt "Testmandant", und bevor ich es jetzt bestätige, fragen Sie sich vielleicht, warum, obwohl ich jetzt hier Deutsch ausgewählt habe, steht hier jetzt nicht "neuer Mandanten-Name", sondern "New Company Name" und "Actions" und auch das ist im Moment eine kleine technische Einschränkung vom System, dass der Dialog hier im Moment nicht übersetzt ist. Das wird vermutlich mit einem der künftigen Updates dann dann hoffentlich behoben sein, aber lassen Sie sich davon nicht beirren. Ich wollte es nur explizit erwähnen, falls Sie sich eventuell fragen, warum nur dieses eine Fenster jetzt in Englisch erscheint und nicht in deutscher Sprache. Ich bestätige jetzt diese Kopie-Funktionalität und auch das kann jetzt wieder in Abhängigkeit Ihrer Echtdaten länger oder kürzer dauern. Also wenn Sie jetzt sehr viele Daten haben, dann ist es ein Prozess, der auch wirklich einmal eine Stunde dauern kann. Davon dürfen Sie sich nicht abschrecken lassen. Sie sehen aber wieder, hier im Bereich der Demo Datenbank geht das Ganze sehr schnell. Jetzt wollen wir auch ausprobieren und sehen, gibt es das wirklich? Also sind die Daten wirklich vorhanden? Ich wechsele daher jetzt in den Testmandant und der Testmandant, der ist ja jetzt eine Kopie der Cronus AG und tatsächlich, also die Daten wurden hier jetzt kopiert und ich habe jetzt eine Umgebung, eine Spielwiese nennt man das manchmal auch, wo ich verschiedene Dinge ausprobieren kann, ohne jetzt die Echtdaten in irgendeiner Form zu beeinflussen. Jetzt gibt es noch einen kleinen Trick aus der Praxis, und zwar haben Sie hier rechts oben ja immer den Hinweis auch, in welchem Mandaten Sie sich befinden. Also, wir haben schon gehört, wir haben es hier links oben, wir haben es hier links unten und zusätzlich wird es hier auch noch angezeigt. Und diese Ansicht hier, die können Sie selbst verändern. Das heißt Sie können zum Beispiel hier die Farbe verändern, damit wenn Sie in den Testmandanten wechseln, Sie optisch schneller und einfacher sehen, dass Sie im Moment wirklich im Testmandanten sind. Und das geht sehr einfach, und zwar gehen Sie dazu rechts oben in die Suchfunktion, geben dort den Begriff "Firmendaten" ein, und in den Firmendaten, dort finden Sie ein Inforegister mit dem Namen" Systemindikator". Und der Systemindikator ist eben diese Anzeige hier rechts oben. Die ist momentan auf Standard gesetzt. Das bedeutet, zeige mir bitte den Namen des Unternehmens an in einer ganz normalen schwarzen Schrift. Das möchte ich aber nicht, sondern ich möchte hier jetzt eine bewusste Hervorhebung, rein optisch. Hier steht jede Zahl für eine andere Farbe. Beginnen wir vielleicht ganz einfach mit dem Beispiel hier "Accent1". Und ich ändere das jetzt mal und bestätige das mit "OK" und Sie werden sagen, hat sich aber nichts geändert. Das ist korrekt, denn diese Einstellung, die wird gelesen, wenn Sie den Client starten. Damit Sie also die Änderung sehen können, damit sie wirksam wird, beende ich also den Client an dieser Stelle, starte ihn erneut, warte ganz kurz bis die Anwendung sich geöffnet hat, und Sie sehen jetzt, der Testmandant ist jetzt rot markiert. Wechseln wir mal zum Vergleich zurück in die Cronus AG beispielsweise. Das wäre jetzt Ihr Echt-Mandant. Und dann bekommen wir hier die unter Anführungszeichen normale, die klassische Anzeige. Sie können also mit diesem kleinen Trick oder Tip auf sehr einfache Art und Weise Ihre Mandaten optisch unterscheiden. So ist es für Sie und natürlich auch für Ihre Kollegen und Kolleginnen einfacher, schnell festzustellen, bin ich jetzt überhaupt in der richtigen Firma? Denn was wir natürlich nicht wollen ist, dass ein Benutzer versehentlich den ganzen Tag im Testmandanten arbeitet, und dann diese Arbeit im Echt-Mandaten, dieses Ergebnis im Echt-Mandanten nicht ersichtlich ist, denn dann heißt es wirklich, Mandant wechseln und noch mal von Vorne beginnen und das möchte klarerweise niemand. In den letzten Minuten haben Sie also gelernt, dass auf der einen Seite Dynamics NAV mehrsprachig ist, in Österreich bedeutet das Englisch und Deutsch, Sie können aber jederzeit optional selbstverständlich auch in Österreich zusätzliche Sprachen installieren. Gleichzeitig haben wir gesehen, dass das System mandantenfähig ist. Auf der einen Seite für wirklich rechtlich unterschiedliche Einheiten, auf der anderen Seite auch für Testumgebungen. Und damit hier kein Fehler passiert, kann ich diesen Systemindikator aus den Firmendaten einsetzen, um eine schöne, einfache und schnelle optische Unterscheidung zwischen den Mandanten innerhalb der Arbeitsoberfläche zu erhalten.

Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit Dynamics NAV 2015 kennen. Sie erfahren, wie Sie die Software mit verschiedenen Endgeräte nutzen, Stammdaten verwalten und effizient arbeiten.

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Dynamics NAV Dynamics NAV 2015
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Erscheinungsdatum:03.11.2014
Laufzeit:3 Std. 37 min (35 Videos)

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