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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Managed Properties und Crawled Properties

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Verwaltete und durchforstete Eigenschaften legen die Grundlage für eine benutzerdefinierte Suche. Sie ermöglichen es, Metadaten aus den Verträgen beim Suchen nach Informationen als Filterkriterium nutzen zu können.

Transkript

Bis wir uns vordergründig und sichtbar um die Anpassung der Suche kümmern können, müssen wir wiederum im Hintergrund einige infrastrukturelle Dinge vorbereiten. Damit haben wir bereits zu Projektbeginn mit der Erstellung und der Anpassung von Websitespalten und Website-Inhaltstypen begonnen. Hätten wir dies vorher nicht getan, würden wir es jetzt relativ schwer haben, so eine Strategie noch in unsere Lösung einzubinden. Entscheidender Faktor für unsere Suchstrategie: das sogenannte Suchschema. Gemeint ist das Suchschema auf der Websitesammlungs-Ebene. Im Wesentlichen besteht das Suchschema einer Websitesammlung aus sogenannten verwalteten Eigenschaften und sogenannten durchforsteten Eigenschaften. Eine durchforstete Eigenschaft wird folgendermaßen erzeugt. Dies passiert übrigens vollautomatisch und zwar immer dann, wenn ich innerhalb einer Liste oder Bibliothek ein Dokument hochlade und einer bestimmte Spalte einmalig einen Wert zuweise. Wenn ich also eine Spalte einmal mit einem Wert befülle und anschließend der Crawler der Suchmaschine von Sharepoint ber diesen Datenbestand hinübergeht um das, was in der Spalte steht, in den Summenindex zu schreiben, wird für diese Spalte nach der erstmaligen Benutzung eine sogenannte crawled Property oder durchforstete Eigenschaft erzeugt. Wenn wir uns hier einen Überblick verschaffen möchten, ist es erst einmal relativ erschlagend und relativ nichtssagend, was hier passiert. Allerdings können wir die durchforsteten Eigenschaften durchsuchen. Zum Beispiel haben wir die Spalte mit dem Titel Betragsarten in unserer Dokumentenbibliothek und in den Dokumentenmappen verwendet und sicherlich mit einem Wert verwiesen. Das heißt, dass diese Spalte grundsätzlich gefunden werden müsste. Allerdings werde die Spalten nicht mit ihrem originalen Namen als verwaltete Eigenschaft hinterlegt und so muss man hier in dem Fall immer einen kleinen Präfix verwenden. Darüber hinaus kommt es bei der Suche nach einer durchforsteten Eigenschaft auf eine möglichst exakte Übereinstimmung an. In dem Fall haben wir die Spalten natürlich nicht mit Vertragsarten, sondern mit Vertragsart bezeichnet. Hier haben wir unsere durchforstete Eigenschaft, die wiederum bereits verknüpft ist mit einer gemanagten Eigenschaft oder managed Property. Dies müssen wir tun, um unsere virtuelle Eigenschaft aus dem Suchindex an eine Oberfläche von Sharepoint über eine managed Property anbinden zu können. Wenn wir also später einmal nach der Vertragsart filtern können möchten, müssen wir zunächst einmal diese Spalte irgendwo verwenden, diese Spalte mit Werten befüllen, so dass eine crawled Property, eine durchforstete Eigenschaft entstehen kann. Danach müssen wir die crawled Property mit einer managed Property verknüpfen sodass über die managed Property später ein Filter über die Oberfläche möglich sein wird. Wir werden das Schritt für Schritt durchspielen. Machen wir uns zunächst einen Überblick über die verwalteten Eigenschaften beziehungsweise managed Properties. Wir haben ganz zu Anfang für jede Spalte eine Websitespalte verwendet. Wenn ich nun also nach einer Vertragsart suche, wird aufgrund der Tatsache, dass wir eine Websitespalte verwendet haben, für diese Spalte automatisch eine sogenannte managed Property erzeugt. So weit, so gut. Das Problem entsteht dann, wenn wir uns die Eigenschaften dieser managed Property etwas genauer ansehen. Hier sehen wir, welche Eigenschaften die automatisch generierte managed Property aufweist. Sie ist vom Typ Text, das heißt, sie enthält eine Zeichenkette. Es gibt auch managed Properties, die Datumsinformationen oder eine Fließkommastelle oder eine Ganzzahl enthalten. Das als Beispiel. Diese managed Property ist abfragbar, aber, jetzt kommt's: Sie ist nicht durchsuchbar, sie ist nicht einschränkbar und sie ist nicht zur Sortierung geeignet. Und wenn ich jetzt versuche, diese managed Property zu bearbeiten, sehen wir, dass dies sich nicht über die Oberfläche verändern lässt. Wir können diese managed Property also nicht ohne weiteres verändern. Aus diesem Grund gehen wir jetzt den pragmatischen Umweg, dass wir eine andere managed Property verwenden die genau dafür geeignet ist. Es gibt zum Beispiel eine Vielzahl von sogenannten RefinableStrings. Das sind Standard-managed Properties, die in jeder Site Collection generisch, also automatisch, angelegt werden, die ich verwenden kann, um sie mit einer beliebigen crawled Property, wie wir das hier sehen können, verknüpfen, um diese wiederum an die Weboberfläche zum Filtern und zum Anzeigen von Informationen durchreichen zu können. Und wir können hier sehen, dass diese Standard-Properties über eine Abruf-Funktion, ein Einschränken, ein Sortieren, also all die Eigenschaften verfügen, die wir für unseren Anwendungsfall benötigen. Darüber hinaus gibt es weitere generische managed Properties, wie zum Beispiel RefinableDate. Das heißt, hier kann ich Datumsinformationen in Form einer Verknüpfung mit einer crawled Property herstellen. Beispielsweise kann ich auch mit Ganzzahlen operieren, wie hier refinable int, um in diesem Fall die Kündigungsfrist an diese managed Property anzubinden. Das funktioniert so: Ich muss mir eine dieser managed Properties aufmachen und muss nun eine Verknüpfung herstellen. Das mache ich einfach über eine Zuordnung über ein Formular. Das heißt, ich muss natürlich den Namen der Spalte wissen beziehungsweise den Namen der crawled Property, und begebe mich anschließend auf die Suche nach der Eigenschaft, um die Verknüpfung durchzuführen. Das heißt, ich gebe als Präfix ows an und suche nun nach dem Spaltennamen. Ich habe hier den Spaltennamen Kündigungsfrist, klicke auf Suchen und habe dann hier meine Treffer, und kann die Zuweisung mit einem Klick auf OK vornehmen. Das ist eine vorbereitende Maßnahme, die ich zunächst treffen muss. Das heißt, ich muss geeignete verwaltete Eigenschaften mit den vorhandenen durchforsteten Eigenschaften verknüpfen. Erst dann kann ich wirklich weitermachen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist, diese Verknüpfung findet nicht sofort und unmittelbar statt. Wenn ich diese Verknüpfung über das Formular vorgenommen habe, kann es durchaus einige Minuten dauern, bis im Office 365-Unternehmenskonto, also im vom Microsoft gehosteten Sharepoint, diese Verknüpfung über den Index tatsächlich realisiert ist. Weil ich nämlich hier keine Sharepoint-Server zur Verfügung habe, kann ich nicht steuern, wann hier eine inkrementelle beziehungsweise vollständige Durchforstung des Datenbestandes über den Index stattfindet. Das passiert in Office 365 vollautomatisch. Ich habe darauf keinen direkten Einfluss und ich kann es auch nicht direkt nachvollziehen. Ich sehe es nur über das Feststellen, dass es funktioniert, dass die Informationen angezeigt werden oder dass sie noch nicht angezeigt werden. Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten in Office 365, diese Durchforstung künstlich zu beschleunigen beziehungsweise anzuschieben. Möglichkeit 1 ist, dass ich innerhalb der Dokumentenbibliothek über die erweiterten Einstellungen der Dokumentenbibliothek sage, Ich möchte gern diese Dokumentenbibliothek neu indizieren. Das bedeutet, wenn hier jetzt eine Spalte verwendet wird, die vorher nicht verwendet wurde, dann kann ich dies beschleunigt in den Index aufnehmen. Das gilt nicht nur für eine Bibliothek, sondern notfalls auch für eine ganze Site Collection. Zum Beispiel kann ich im Bereich Suchen unter einem Klick auf Suche und Online-Verfügbarkeit das Gleiche für die komplette Webseite tun. Wir haben in diesem Video kennengelernt, was der Unterschied zwischen einer managed Property beziehungsweise verwalteten Eigenschaft, und einer crawled Property, einer durchforsteten Eigenschaft, ist. und wie sie miteinander zu verknüpfen sind, damit wir anschließend das, was ursprünglich in einer Spalte in einer Dokumentenbibliothek stand, später bei der Suche zum Filtern verwenden können. Das Ganze übergreifend über mehrere Dokumentenbibliotheken oder Webseiten oder Websitesammlungen innerhalb von Office 365 hinweg.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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