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OS X Yosemite/El Capitan Grundkurs

Mail: E-Mails verwalten mit Postfächern, Etiketten, Regeln, etc.

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Um bei einer Fülle von E-Mails den Überblick zu behalten nutzen Sie allerlei Nützliches, wie Etiketten, VIPs, Regeln, Intelligente Postfächer, etc.

Transkript

Wenn wir Anwender ganz ehrlich sind, ist das größte Problem mit Mail, nicht dass wir mit dem Programm nicht umgehen könnten, sondern dass wir eine Fülle von E-Mails haben, die es zu verwalten und zu managen gibt. Aber zum Glück hat das Programm Mail eine Menge vernünftige Einstellungen hierfür. Zunächst einmal gibt es die grundsätzliche Unterscheidung, ob ein E-Mail gelesen oder nicht gelesen ist. Wenn Sie dies nachträglich ändern wollen, um ein E-Mail wieder als ungelesen zu definieren, wählen Sie den Menüpunkt E-Mail Markieren und sagen Als ungelesen. Damit ist es schon mal optisch hervorgehoben und wird durch eine Ziffer auch hier – in diesem Fall im Posteingang – dargestellt. Sobald Sie das E-Mail anklicken, es auf der rechten Seite als Vorschau erscheint, ist es wiederum gelesen, könnte erneut als ungelesene E-Mail dargestellt werden. Eine weitere sehr elegante Möglichkeit ist die Vergabe von Etiketten. Damit bekommen Sie also jetzt eine farbliche Markierung, und gleichzeitig wird das E-Mail hier im Ordner Markiert auch eingereiht. Dort finden Sie also alle E-Mails unabhängig von ihrer Etikettenfarbe an einem zentralen Ort zusammengefasst. Ich möchte Ihnen das noch einmal verdeutlichen. Ich nehme also ein weiteres E-Mail, vergebe ein Etikett und finde dieses E-Mail im Bereich Markiert erneut. Klicken Sie das Dreieck an, und dann erhalten Sie auch Details, wie viele E-Mails mit welchem Etikett aktuell versehen sind. Natürlich können Sie diese Etiketten auch wieder wegnehmen. Dazu gehen Sie zum Beispiel an den Posteingang und wählen die Eigenschaft Etikett löschen aus. Ach ja, das ist auch möglich: Sie können natürlich auch jederzeit von einem Etikett in das andere wechseln. Ja, und auch das ist möglich: Die Etiketten haben neben ihrer farblichen Kennzeichnung auch eine begriffliche Definition. Diese können Sie jederzeit Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Tippen Sie dazu auf den Namen des Etiketts und geben den Begriff ein, den Sie für deutlich sinnvoller erachten. Damit bekommen also zukünftige E-Mails, die Sie mit dem Etikett versehen, sowohl die Farbe als auch diesen Begriff zugewiesen. Eine weitere sehr elegante Möglichkeit, um E-Mails zu klassifizieren, zu kategorisieren, ist das Erstellen neuer Postfächer. Wählen Sie den Eintrag Neues Postfach aus, und geben Sie an, wie das Postfach heißen soll. Und achten Sie darauf, wo dieses Postfach erstellt wird. Sie haben, wie Sie hier sehen, vielfältige Möglichkeiten. Bestätigen Sie mit OK, und schon haben Sie ein neues Postfach erstellt. So. Sie sehen hier das Postfach, und Sie können also nun E-Mails, die Sie damit spezifizieren wollen, in das entsprechende Postfach per Drag-and-Drop einbringen. Das ist natürlich sehr viel manuelle Arbeit, und manchmal gibt es vielleicht auch E-Mails, die weder in den einen noch in den anderen Ordner gehören, sondern mehrere Facetten haben. Deswegen können Sie auch mit Kombinationen arbeiten: mit Etiketten und mit dem Einbringen in bestimmte Ordner. Aber es gibt noch mehr, wie zum Beispiel die VIP-Funktionalität. Sie sehen hier bereits den Eintrag VIP. Wenn Sie eine Person zu einer VIP-Person machen wollen, so müssen Sie lediglich das Sternchen-Symbol neben dem Absender anklicken. Sogleich ist diese Person als VIP kategorisiert und wird in die VIP-Liste mit eingereiht. Tippen Sie einen Eintrag in der VIP-Liste an, so sehen Sie lediglich alle Nachrichten dieses Absenders. Sie sehen also eine sehr elegante Möglichkeit, um E-Mails automatisch verwalten zu lassen von der Mail-App durch die Eigenschaft VIP. Möchten Sie einer Person diesen VIP-Status wieder aberkennen, so tippen Sie einfach erneut auf das Sternchen, und schon wird diesem Absender der VIP-Status wieder entzogen. Sehr einfach, sehr elegant gelöst. Möchten Sie noch schneller E-Mails in bestimmte Ordner einbringen, so empfiehlt sich das Erstellen einer so genannten Regel. Es gibt bereits vorgefertigt möglicherweise einige Regeln an Ihrem Account. Sie können aber jederzeit über Regel hinzufügen neue definieren. Geben Sie der Regel einen Namen und definieren Sie, ob alle oder nur bestimmte Bedingungen erfüllt werden müssen, damit die Regel in Aktion tritt. Hier habe ich zum Beispiel eine Regel, die mir sagt: Wenn einer der Empfänger die E-Mail-Adresse enthält, dann soll die E-Mail automatisch zum Beispiel in Wichtige E-Mails bewegt werden. So einfach. Sie können aber natürlich noch weitere Bedingungen definieren. Achten Sie aber darauf, ob alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt werden müssen oder nur jeweils eine der mehreren Bedingungen. Tippen Sie auf das +, und Sie können eine weitere Bedingung eintragen. Sie haben, wie Sie hier anhand der Darstellung auf dem Monitor sehen, sehr, sehr vielseitige Möglichkeiten. Ebenso können Sie bei den Aktionen nicht nur das Bewegen einer E-Mail auslösen, sondern Sie könnten ein E-Mail auch automatisch als gelesen markieren, mit einem Etikett versehen et cetera, et cetera. Ihrer Fantasie sind da keine Grenzen gesetzt. Eine Regel beginnt erst dann zu arbeiten ab dem Zeitpunkt, wo Sie die Regel etabliert haben. Ich bestätige an der Stelle mal mit Abbrechen. Denn es gibt noch eine deutlich interessantere Option, und diese nennt sich Neues intelligentes Postfach. Der Unterschied zu einer Regel ist sehr einfach erklärt: Eine Regel bewegt im Regelfall ein E-Mail an einen bestimmten Ort oder führt etwas ganz Bestimmtes definitiv aus. Ein intelligentes Postfach hingegen belässt das E-Mail an seinem ursprünglichen Ablageort – im Regelfall am Posteingang –, und sortiert’s aber gleichzeitig in dem intelligenten Postfach auch noch ein. Ich gebe also, wie vorhin bei der Regel gesehen, diesem intelligenten Postfach einen Namen. Dann sage ich: Ein Empfänger enthält zum Beispiel diese E-Mail-Adresse, und ich möchte noch die Eigenschaft haben, dass dieses E-Mail markiert wird, und zwar in Gelb. So, dann definiere ich das Ganze mit OK, und Sie sehen: Jetzt ist also ein neuer Eintrag erschienen, der da heißt Intelligente Postfächer, und dort ist auch diese Regel gelandet. Das Interessante an der Regel ist eben: Sie sehen, automatisch kommen auch weitere Regeln zum Vorschein, wie Diese Woche oder wie Heute bekommen. Das heißt, hier werden nach einem gewissen System E-Mails aus meinem Posteingang herausgefiltert und an dieser Stelle angezeigt. Die E-Mail selbst bleibt aber in dem bestimmten Ordner grundsätzlich liegen. Wenn Sie nachträglich eine Regel wieder modifizieren wollen, tippen Sie mit der rechten Maustaste, also der Ctrl-Taste, auf die Regel, tippen auf Intelligentes Postfach bearbeiten, und definieren, welche anderen Eigenschaften Ihr intelligentes Postfach haben soll. Sie sehen also: Mit den Etiketten, mit den Regeln, mit den intelligenten Postfächern haben Sie sehr umfangreiche Möglichkeiten, um Ihrer E-Mail-Flut Herr zu werden.

OS X Yosemite/El Capitan Grundkurs

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8 Std. 22 min (86 Videos)
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