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Selbstmanagement mit macOS

Lokale und intelligente Postfächer einrichten

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Intelligente und lokale Postfächer sind perfekte Möglichkeiten, ein eigenes, dem Arbeitsalltag angepasstes Ablagesystem für E-Mails aufzubauen. So behalten Sie den Überblick und können schnell und gezielt auf bestimmte Inhalte zugreifen.

Transkript

Um wirklich produktiven Efficient mit der E-Mail Korrespondenz umzugehen, gehören Filterfunktionen und vor anliegend unterschiedliche Ordnungssysteme Zum Hand-Werkzeug. "Mail" bietet hier sehr viele Möglichkeiten, die erstaunlicherweise von sehr wenigen genützt werden. Vielleicht liegt es daran, dass man sie erst aktivieren und vor anliegend manuell einrichten muss. Ich möchte Ihnen in diesem Video paar Tipps und Beispiele zeigen, die Sie die Arbeit mit E-Mail noch übersichtlicher machen können. Die Rede ist von intelligenten und lokalen Postfächern. Wir sind also wieder hier auf der Linken Seite. Sie sehen intelligente Postfächer. Das sind bereits zwei Stück eingerichtet Nehme ich einmal das intelligente Postfach "Heute". Sehr praktisch wenn man das aktiviert, bekommt man nur E-Mails, die man heute zugesendet bekommen hat, angezeigt. Oder zum Beispiel auch ein intelligentes Postfach "Apple-Mails". Also alle Absender von "Apple" werde ich hier, zum Beispiel bekommen oder angezeigt bekommen, gefiltert bekommen. Sie befinden sich auch wie vorher vor meinem Postfach und so mit den "Intelligente Postfächer" in Brunnen nichts anderes wie Filterfunktion. Ja und solche Filterfunktionen, die kann man auch sehr schön einrichten, das heißt, also wenn ich jetzt, zum Beispiel hingehe, auf das "+" klicke bei "Intelligente Postfächer", dann kann ich ein neues intelligentes Postfach eintragen. So jetzt nehme ich mal, zum Beispiel, ja Intelligentes Postfach alles was mit Messe zu tun hat. So und dann sieht man, hat man hier diverse Filterfunktionen, also enthält E-Mails, die alle der vorliegenden Eigenschaften oder, zum Beispiel nur eine erfüllen. Hier müssen Sie aufpassen, wenn Sie also mehrere Eigenschaften hier drin haben, dann müssen bei dieser Auswahl alle erfüllt sein, also nicht nur eine, sondern wirklich alle davon. Und wenn sie das ein bisschen freier Hand haben möchten, dann würden Sie eben diese Einstellung wählen. Also ich gehe da mal wieder zurück so, die "Gesamte E-Mail" "Enthält" irgendwo einen Eintrag oder "Enthält nicht", "Beginnt mit", "Endet mit". Also Sie sehen da gibt es wirklich für alle möglichen Varianten auch, ja, Filtermöglichkeiten. "E-Maill sind markiert", die "Priorität ist gering", "-normal","-hoch" oder was auch immer die "E-Mail wurde beantwortet", E-Mails "enthalten Anhänger" und so weiter und so fort. Ja, was mich in der Regel häufig interessiert, was ich häufig verwende, das ist der "Betreff". So und da enthält dann zum Beispiel dieser Betreff immer irgendwas mit "Messe". Dann, und das bestätige ich mal. Und jetzt haben wir hier, zum Beispiel je zwei Stück. Hier gibt es einmal den "Thorsten". Der hat eine Frage zur Produktion eines Messestandes und ja der gerade, sogar aktuelle Eintrag "Frage wegen Messestand". So und Sie können sich jetzt auch natürlich sicherlich leicht vorstellen, wenn Sie ein Projekt anlegen und diesem Projekt zum Beispiel eine Projektnummer vergeben. Dann ist genauso auch hier sehr schnell ein "Intelligentes Postfach" für zum Beispiel "Projekt Nr.:123" und macht man das im Grunde auf diese Art und Weise ganz genauso. Voraussetzung ist dann natürlich, dass man definieren muss. Hier bietet in dem Betreff diese "Projektnummer" schreiben. Es gibt auch noch paar andere Möglichkeiten, aber ich denke das macht deutlich wofür intelligente Postfächer genützt werden konnten. Sehr gute Funktion im übrigen auch für die tägliche Arbeit, für die Zuordnung von Lieferanten, für die Zuordnung von Mitarbeitern und so weiter und so fort. So und wir haben die Möglichkeit dann noch ein lokales Postfach anzulegen. Und das geschieht auf die einfachste Art und Weise: rechte Maustaste hier in diesem Bereich beim Postfächern beziehungsweise hier auf Postfächern mit dem Linken Maus auf das "+" klicken, dann kann man diese Stelle auswählen "Lokal" oder "Icloud", das möchte ich hier nicht, ich möchte "Lokal", ein neues Postfach anlegen und das nenne ich jetzt, zum Beispiel mal "Praktikumsanfragen". So und dann habe hier unten neue Postfächer oder ein neues Postfach und zwar "Lokal". "Lokal" bedeutet, dass wirklich hier eine Unterscheidung im Gegensatz zum "Intelligenten Postfach" von diesem "Eingangspostfach" getroffen hat. Denn alles, was jetzt hier hineinkopiert oder hineinwandert, wird "Lokal" auf meinem Rechner hier abgespeichert, während diese E-Mails tatsächlich noch in der "Icloud" liegen. Also es sind, "Icloud" ist auch ein Mail-Postfach, das heißt, ich habe das sowohl auf meinem Rechner, aber auch auf dem Server. Und wenn ich jetzt, zum Beispiel jetzt von dem Server tatsächlich herunterlöschen möchte, dann könnte ich eine E-mail hier in das "Lokale" Postfach hineinschieben, zum Beispiel habe ich hier ganz bestimmt irgendwo "Praktikumsanfragen". Ich gebe mal ein "Praktikum" ja, und da sieht man auch schon da gibt es eine Anfragerin Verfolger, die nach eine Praktikumsplatz sucht. Und das könnte man dann tatsächlich hier auch direkt hineinkopieren. Dann wären diese Mails aus meinem Postfach heraus, aber ich habe sie trotzdem im "Lokal" nochmal gespeichert. Ich verfahre mit solchen lokalen Postfächern sehr gerne einmal zur besseren Archivierung, aber auch, zum Beispiel ich bekomme sehr viele Werbemails von Webemittelversendern, also alles was mich in der Agentur auch interessiert, und die möchte ich im Grunde aus dem Postfach raus haben, möchte sie aber nicht direkt löschen. Genau zu diesem Zweck nutze ich dann diese lokalen Postfächer. Das "Intelligente Postfach" hingegen, löscht diese Mail nicht aus dem "Eingangspostfach". Also das heißt, wenn ich jetzt, zum Beispiel das intelligente Postfach "Messe" wieder lösche, das wird jetzt rausgeschmissen, dann das wird sogar noch gar nicht beangezeigt, dann sieht man aber hier die Mail, die bleib davon unbetroffen. Würde ich jetzt ein E-Mail hier herausziehen und in das lokale Postfach hineinverschieben, also sie wird dann hier gelöscht und da angezeigt, dann habe ich das natürlich nicht in dieser Form. Da gibt es noch ganz andere interessante Möglichkeiten, was man mit lokalen Postfächer machen kann, in erster Linie geht das halt wirklich auch wieder hier darum, dass man bessere Übersicht in Form von Ordnern oder von Ablagestrukturen schafft. Und hier kann man natürlich auch mit Ablagestrukturen arbeiten, wie sie Sie in Ihrem Arbeitsplatz gewohnt sind.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 29 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017

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