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Access: Datenbank-Coaching – Beispiel Kundenverwaltung

Lösung: Anreden vereinheitlichen

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Die Anrede ist ein typischer Fall für eine passende Nachschlagetabelle, so dass anhand der ID später die ausführliche Anrede bei Bedarf sogar errechnet werden kann.

Transkript

Die Aufgabe war für einheitliche Anreden zu sorgen, und Sie können ja mal vergleichen, ob Sie zu der gleichen Lösung gekommen sind, wie ich. Es geht also um das Feld, wo bisher die Anrede als Text drinstand, und ganz klar, das muss in ein Nachschlagefeld, in eine Nachschlagetabelle ausgelagert werden, und dort würde ich der Einfachheit halber immer eine eigene ID anlegen, also mit einem Autowert, einem Primärschlüssel, und da dieser Autowert typischerweise einen Long-Datentyp hat, muss auch der Fremdschlüssel hier einen Long-Datentyp bekommen. Und entsprechend ändert sich der Feldname bei meiner Konstruktion, es ist ja immer so, dass ich mich auf diesen Feldnamen beziehe, in der Tabelle Anreden, im Plural immer, habe ich hier anredID, und der Fremdschlüssel also ich stehe in Ansprechpartner, anspr, beziehe mich auf anredID und bin eine Referenz. Sodass ich also diesen Feldnamen auch alleine immer ansehen kann, wo er herkommt und auf wen er sich bezieht. Das mit dem Ref hinten dran wäre nicht nötig, das ist meine Erfahrung aus vielen Kursen und Coachings, dass je ähnlicher der Fremdschlüssel dem Primärschlüssel ist, desto höher die Verwechslungsgefahr ist. Wenn ich also, wie manche das auch machen, hier einfach ein Feld anredID aufnehmen würde, dann würde ich erstens meine eigene Regel verletzen, dass das Präfix zu dieser Tabelle gehören muss, also da sollte wenigstens anspranredID stehen, und trotzdem gibt es dann oft noch Verwechslung, ob hier die Zahl eingegeben wird oder dort, dieser ist derjenige, der die Zahl vorgibt, werden Autowert nicht eingeben, aber wenigstens vorgeben, hier wird die Zahl erfunden sozusagen und hier wird sie nur benutzt, das ist sozusagen der Nachläufer, der Fremdschlüssel darf also nur eine benutzen, die auch hier steht, und das mache ich hier mit Referenz gern ein bisschen extra deutlich. Das was bisher "Herr" und "Frau" war, steht also jetzt hier in mehreren Datensätzen drin, eine 1:n Beziehung, so dass jeder Ansprechpartner das hier auswählen kann. Tatsächlich wird dort nicht nur "Herr" oder "Frau" stehen, sondern da könnte auch unbestimmt oder Firma oder sonst was drinstehen, könnte zum Beispiel sein, dass Sie hier zwar Vornamen und Nachnamen wissen, aber leider nicht erfahren haben, ob das ein Mann oder eine Frau ist. Es gibt auch in deutschen Beispiele, wie der Vorname Kay, der für Männer und für Frauen möglich ist, oder wenn Sie jemanden haben, der Andrea heißt, das kann ein italienischer Mann oder eine deutsche Frau sein. Also da sollten Sie noch eine dritte Vraiante offen lassen, allerdings habe ich hier ausdrücklich nur ein einziges Name- oder wenn Sie wollen Bezeichnungsfeld. Ich werde hier nicht zusätzlich sehr geehrter Herr, sehr geehrte Frau oder so was einfügen, das kann man immer in Abfragen berechnen, aslo wenn die ID zum Beispiel 1 ist, und ich weiß da steckt dann also ein Mann als Datensatz dahinter, Dann kann ich immer noch in Abfragen berechnen, wenn das 1 ist, dann heißt es sehr geehrter Herr und Ähnliches. Das kann man in Tabellen hinterlegen, und es kostet nicht wirklich viel Platz, aber in den meisten Fällen ist es einfacher das in einer Abfrage passend zu berechnen, dann kann man nämlich auch direkt mit dem Vornamen und oder dem Nachnamen zusammensetzen in solchen Berechnungen, und Sie müssen ja sowieso, wenn Sie sehr geehrter Herr Meier schreiben wollen, hier zusammensetzen aus dem Text sehr geehrter, dann der Anrede hier und dann dem Nachnamen, dann kann man es auch in einer gleichen Abfrage berechnen. Also der wesentliche Aspekt war, den Text, der hier drin steht und damit der Willkürlichkeittür und Tor öffnet, zu ersetzen durch ein Nachschlagefeld, also einen Fremdschlüssel auf eine Anrede von Tabellen, und dort können Sie dann nach Belieben hinterlegen, dass das mit der Nummer 1 oder der Zwei ein Mann ist, ein Herr als Anrede. Das Einzige, was man hier noch erweitern könnte, wäre vielleicht so was, wie Anredenamen Englisch, Anredenamen Französisch, Wenn Sie häufig mit nicht deutschen Serienbriefen zu tun haben, aber selbs das würde ich berechnen. Also sozusagen die minimale Nachschlagetabelle mit einer ID und einem Inhalt.

Access: Datenbank-Coaching – Beispiel Kundenverwaltung

Aufgaben und Lösungen für den Datenbankentwurf. Diesmal am Beispiel einer einfachen Kundenliste, die zu einem Datenmodell für die Kundenverwaltung weiterentwickelt wird.

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Erscheinungsdatum:25.08.2016

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