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Excel 2016: Datenanalyse

Listen über Datenbankfunktionen auswerten

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Spezielle Datenbankfunktionen werten die Datenliste anhand der eingetragenen Suchkriterien aus. Dabei zeigt Excel die zusammengefassten Ergebnisse, wie für Funktionen üblich, immer sofort an.

Transkript

Eigentlich ist es so, dass diese Suchkriterien für den erweiterten Dialog benutzt werden und dort auf diese Liste selber einwirken. Und sie geben zwar an dieser Stelle, einen Kriterienbereich über entsprechende Zelladressen ein. Wenn ich dass jetzt hier abbreche, passiert ja nichts, aber tatsächlich ist dort schon ein Bereichsname vergeben worden. Das sehen Sie, wenn Sie hier auswählen, es gibt jetzt einen neuen Bereichsnamen, der heißt Suchkriterien und meint immer genau diesen Bereich. Der sollte also sinnvollerweise dann auch stimmen, und auf den kann ich mich gleich beziehen, denn ich möchte jetzt nicht die Daten verändern, sondern Werte herausrechnen, und zwar mit Datenbank-Funktionen. Die heißen so, weil sie sich eigentlich mit Datenlisten beschäftigen, aber in Excel sind Datenlisten so was wie Datenbanken, ohne das Sie jetzt schon irgendwie Excel bemühen müssen, und ich kann jetzt hier, zum Beispiel, ermitteln, wie viele hier als Anzahl nämlich in dieser Liste stehen. Natürlich könnte ich das auch hier rauskriegen, wenn ich hier so eine Layout-Tabelle hab, in der "Ergebniszeile", da sehen Sie unten, könnte ich jetzt hier einfach die "Anzahl" auswählen, und dann steht da genau die "108", die ich gleich rauskriegen werde, oder hier der Mittelwert für irgendwas. Das ist nicht schlecht. Aber Sie können es nicht an einer beliebigen Stelle haben, und nebenbei funktioniert es auch nur in Layout-Tabellen. Deswegen kann ich die erst mal wieder weg nehmen, und vor allem können Sie auch, in Layout-Tabellen nicht mehrere Werte pro Spalte rauskriegen. Ich möchte nachher den Schnellsten und den Langsamsten wissen, und dass geht nicht mit einer Ergebniszeile. Also ich geh mal wieder an den Anfang der Liste, aber natürlich nur einen Schritt runter. Funktionieren tut es, aber egal, wie Sie die Liste gerade sehen. Ich möchte jetzt hier völlig zufällig, sagen wir, die Anzahl sehen, ich mach dass mal ein bisschen rechtsbündig, das ist reine Schönheit und hier drin soll das Ergebnis angezeigt werden. Im wirklichen Leben würden Sie das irgendwo weit außerhalb machen, aber dann sehen wir es hier nicht gleichzeitig. Und alle die Funktionen die ich brauche heißen DB... irgendwas. Wenn ich also die Funktion anfange und mit DB schreibe, dann sehen Sie schon alles was so im Angebot ist. Die Typischen sogenannten Aggregat Funktionen, also Anzahl, Minimum, Maximum, Mittelwert, Summe und ähnliche. Hier sehen Sie noch, dass es sogar zweimal die Anzahl gibt, die feine Unterscheidung liegt hier, die "DBANZAHL2" zählt alle, die nicht leer sind, und die "DBANZAHL" kümmert sich darum nicht. Da ich hier keine Leeren, vor allem in dieser Spalte, habe, ist das egal, ich kann also die "DBANZAHL" nehmen, und muss jetzt angeben, wo die Datenbank liegt. Deswegen breche ich vorübergehen nochmal ab mit Escape. Diese Datenbank ist eine Layout-Tabelle, das heißt, die hat einen Namen -- darüber kann ich sie ansprechen. Wenn das keine Layout-Tabelle wäre, würde ich jetzt hier hingehen und "Strg+A" drücken, als nicht Layout-Tabelle ist dieser Block dann komplett markiert. Sie müssen aufpassen, wenn Sie eine Layout-Tabelle haben, müssen Sie "Strg+A" ein Mal und jetzt ein zweites Mal drücken, um die Titelzeile mit zu kriegen. Deswegen hatte ich oben in die Titelzeile geklickt, "Strg+A", dann ist alles markiert, und würde dann hier einen Namen vergeben, der, zum Beispiel, Daten heißt. Dann können Sie das Gleiche machen, was ich anschließend auch machen werde, nur eben mit Daten. Da die Layout-Tabelle das aber viel besser überwacht, diesen zusammengehörigen Bereich, nämlich mit diesen kleinen Winkel auch erweitern, bevorzuge ich die. Also die heißt "tblMarathon", der andere Teil heißt Suchkriterien, und jetzt kann es wieder losgehen mit "DBANZAHL", mit Tab-Taste ausgewählt. Die Datenbank heißt "tblMarathon", und Sie sehen schon, es ist jetzt blau auf blau schwer zu erkennen. Da wird es mir angeboten als Layout-Tabellen Name -- kann ich mit Tab auswählen. Aber ganz gefährlich, es ist jetzt die Titelzeile nicht mit markiert. Diese DB-Datenbankfunktionen sind älter als die Layout-Tabellen, die passen also noch nicht so wirklich zusammen. Ich muss ihm jetzt erklären, ich hätte gern alles, und das bedeutet, Sie müssen hier eine eckige Klammer eingeben und plötzlich erscheint eine zweite Liste, die hier unten angibt, entweder die einzelnen Spalten -- das will ich gar nicht haben -- oder hier doppelklick "#Alle", und da muss ich die eckige Klammer wieder zumachen. Sie sehen es jetzt auch an der Markierung -- jetzt ist wirklich alles -- diese Datenbankfunktionen müssen nämlich die Titelzeile drin haben. Das war das erste Argument mit der Datenbank, Semikolon, jetzt kommt das Zweite, und jetzt muss ich angeben, welches Datenbankfeld. Ich könnte da rein klicken, ich nehme jetzt die Startnummer für DBANZAHL, der ja nur Datenzeiten zählt, es ist fast egal. Wenn ich hier klicke, sehen Sie, da kommt ein mörderkompliziertes Teil an, geschachtelte eckige Klammern, die sagen, in der Tabelle "Marathon" von den Kopfzeilen diejenige mit der Startnummer. Schnell alles wieder weg. Das geht, macht es aber nicht übersichtlicher. Wenn Sie sowieso hier diese Kriterienzeile haben, dann können Sie eigentlich auch da reinklicken. Dann steht da direkt "A1". Das würde ich persönlich bevorzugen, wenn Sie es gerne noch anders haben wollen, können Sie an der Stelle auch in Gänsefüßchen allerdings, das Wort reinschreiben. Ich hab es lieber ein bisschen dynamischer, das heißt, ich klicke hier drauf, meinte aber nichts anderes, als die Spalte mit der Überschrift "StartNr", sozusagen der Feldname im Sinne einer Datenbank. Und dann mit dem Semikolon kommt das Dritte, nämlich die Suchkriterien. Die haben die freundliche Eigenschaft, wenn Sie schon mal diese erweiterte Suche benutzt haben, dass es diesen Bereichsnamen gibt. Und Bereichsnamen schreibe ich nicht selber, mit F3 gibt es eine Liste, und dort kann ich die auswählen, die heißen auch Suchkriterien, das ist standardmäßig so, kommt aus früheren Excel Versionen und dann kann ich Klammer zumachen, also mit Return bestätigen. Und Sie sehen, wenig überraschend es gibt 108 Datensätze. Das hätte ich wahrscheinlich auch schneller rauskriegen können. Aber jetzt kann hier hingehen und sagen, ich hätte gern Bayern und anders als mit diesem ewigen Datenerweitern im Dialog, muss ich nur mit Return bestätigen, und Sie sehen, schon ist die Zahl hier richtig und da unten musste sich gar nichts ändern. Das können Sie geflissentlich ignorieren, das dürfte sogar ganz weit weg stehen, also ich sehe direkt, für Bayern gibt es eine Anzahl von 26 Datensätzen. Dieses ist nämlich keine Technik, sondern eine Funktion, und Funktionen werden sofort nachgerechnet, wenn es nötig ist. Und das hat den Vorteil, dass ich sofort immer alles richtig hab. Ich schreib das mal, auch wenn es ein bisschen eng wird, jetzt hier hin. Sagen wir, der Schnellste, schnellste Zeit aus Bayern und da geht es schon los, das Wort Bayern will ich natürlich nicht fest hier reinschreiben. Ich mach das schon mal rechtsbündig, weil das ein bisschen Platz braucht gleich, sondern ich will es natürlich von da oben ablesen. Also wenn ich weiß, dass sich nur das ändert, werde ich eine Formel daraus machen, ="Schnellste Zeit aus ", da darf noch ein Leerzeichen rein und jetzt verkettet mit "&" und klick auf diese Zelle und Return, und damit ist egal, was ich da oben schreibe, sobald ich das bestätige, steht es entsprechend hier drin. Und jetzt geht es natürlich noch drum, Sie können das also sozusagen für Urkunden oder ähnliches direkt benutzen alle Wörter, alle Bezeichnungen, alle Werte sind schon richtig. Außer, dass hier natürlich noch kein Wert steht. Und jetzt muss ich den Schnellsten finden, der Schnellste ist der mit der kleinsten Zahl, also "=DBMIN" mit Tab auswählen, jetzt muss ich wieder die Datenbank erklären, Sie erinnern sich, die fangen bei mir alle mit "tbl" an, wenn es so Layout-Tabellen sind, sonst würden Sie jetzt F3 drücken, um zum Beispiel diesen Bereichsnamen Daten, wenn Sie den so vergeben hatten, zu benutzen. Also "tblMarathon" mit Tab-Taste ausgewählt eckige Klammer auf "#Alle", Doppelklick zum Auswählen, eckige Klammer wieder zu. Es müssen die Feldnamen, die Titelzeile dabei sein. Semikolon, das Datenbankfeld, was ich hier Minimum untersuchen will, ist die Zeit, und Semikolon, die Suchkriterien kriege ich wieder mit F3. Heißen auch Suchkriterien, kann ich also per Doppelklick auswählen, Klammer zu und Return, fertig. Die Zahl ist richtig, sie ist nur noch nicht hübsch. Ich muss jetzt also an der Stelle dafür sorgen, dass ich auch wirklich ein Zeitformat habe, und dann würden wir sehen, der Schnellste aus Hessen ist drei Stunden und siebzehn Minuten oder fast achtzehn Minuten gelaufen. Und da die meisten dieser Parameter absolute Adressierung enthalten, die Suchkriterien, zum Beispiel, weil es ein Bereichsname ist, das verhält sich auch wie ein Bereichsname, nur dieser noch nicht, kann ich dafür sorgen, dass es kopierbar wird. Ich werde also einfach, ich mach jetzt hier doppelklick rein, um das noch mal zu editieren, klicke dann "I1" und mache jetzt einfach die Dollarzeichen dran, ich drück dazu die F4 Taste, weil ich in die Adresse schon reingeklickt hatte, kann es mit Return direkt bestätigen, denn ich bin jetzt bequem, ich kopiere das runter an diesem Knubbel und ergänze da was nicht absolut, haben Sie direkt gemerkt, ich muss also auch das absolut mach mit F4 und sollte es erst dann runter kopieren und dann per Doppelklick kann ich hier ergänzen, "Langsamste Zeit" -- aber natürlich mit einem "s" -- und auch dieses kann ich einfach runter kopieren, und die Langsamste ist, wenn ich Doppelklick mache, einfach ein "DBMAX", die größte Zahl kann ich mit Tab auswählen und mit Return bestätigen und dann kann ich wo anders hin klicken, um das zu bestätigen. Ich muss also nicht alle Zahlen und Bereichsnamen und Ähnliches noch mal neu eingeben, sondern wenn man das ein bisschen geschickt vorbereitet, kann man jetzt die Langsamste, die Schnellste, den Mittelwert und sonst was alles, mit relativ wenig Aufwand herstellen. Weil nämlich alle diese Funktionen, DB... irgendwas, exakt die gleichen drei Argumente haben. Das ist ein erheblicher Vorteil, obwohl beispielsweise die DBANZAHL-Funktion, eigentlich gar nicht wissen möchte, um welches Feld es geht -- es werden Datensätze gezählt. Gut, sie unterscheidet nach leer und nicht leeren Feldern, aber eigentlich wäre es nicht wirklich nötig. Alle DB-Funktionen benutzen die gleichen Parameter, und damit kann ich die sehr schon hin und her kopieren, und wenn ich was ändere, hier wieder das ewige Bayern, kann ich sofort alle Werte richtig sehen.

Excel 2016: Datenanalyse

Werten Sie Ihre Listen, Tabellen und Datenbanken mit Hilfe von Microsoft Excel 2016 nach allen Regeln der Kunst aus.

3 Std. 6 min (38 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2017

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