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Excel 2016: Datenanalyse

Listen in einer Datei vergleichen

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Bei zwei Listen in einer Datei können Sie sich mit einer Hilfsspalte und einer Formel anzeigen lassen, welche Zeilen im Vergleich neu oder unverändert sind.

Transkript

Wenn mehrere Listen miteinander vergleichen wollen, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die sich mindestens in der gleichen Arbeitsmappe, aber am besten im gleichen Tabellenblatt befinden. Das habe ich hier schon vorbereitet. Hier an der rechten Seite befindet sich also die zweite Liste daneben. Das ist jetzt vor allem ein Platzproblem auf dem kleinen Bildschirm. Ich werde das also ein bisschen zusammenschieben. Den können wir auch noch zusammenschieben, und da mache ich mit Strg-plus lieber noch ein bisschen Abstand. Das ist vor allem hilfreich, wenn hier Formeln gleich überlappen. Das Problem besteht jetzt im Wesentlichen darin rauszukriegen, ab wann ein Datensatz gleich ist. Ich kann das noch mal dichter zusammen schieben, dass wir möglichst viel gleichzeitig sehen. Die "StartNr" braucht auch nicht so viel Platz. Und die schiebe ich erstmal zusammen, und dann sehen Sie schon, hier beispielsweise unterscheidet sich der "Nachname". Jetzt könnte ich natürlich ganz einfach eine Formel schreiben, die einfach sagt, -- und zwar bin ich außerhalb von Layout-Tabellen, -- "=tblMarathon[@Νachname] =tblMarathon[@Nachname]". Und Sie sehen schon, die Formel übersetzt das. Wegen der Layout-Tabelle steht da nicht "=C7=Q7", sondern die Namen der Layout-Tabellen und die Spalten. Das ist ja nicht schlimm. Und mit dem "Return" stelle ich fest: Da ist es "FALSCH". Und wenn ich das ein bisschen nach unten kopiere, stelle ich fest: Der ist "WAHR" und der ist wieder "FALSCH". So könnte ich also, relativ schnell rausfinden, dass sich die "Nachnamen" beispielsweise unterscheiden. Das hilft mir nur unwesentlich, denn diese Arbeit müsste ich jetzt, weil das neun Spalten sind, neun Mal machen. Dafür wüsste ich dann auch, welche Spalte sich unterscheidet. Das ist ein kleiner Vorteil. Wenn Sie das also wirklich brauchen, brauchen Sie zu zwei Tabellen zu je neun Spalten einen dritten Vergleich. Im Grunde eine dritte Tabelle, die dann sagt: War "FALSCH", was sich entspricht und was nicht. Das ist gelinde gesagt -- ich schmeiße das nochmal raus -- lästig. Da haben Sie eine menge Arbeit vor sich, denn das sind nur neun Spalten. Deswegen werde ich das anders machen. Es reicht mir zu wissen, dass sich irgendwas in diesem Datensatz unterscheidet. Den Rest kann ich dann zu Not per Augenschein rausfinden. Also werde ich diesen Datensatz zusammenfassen, sonst müsste ich nämlich mühsam sagen: Wenn das eine ungleich ist oder das andere oder das dritte. Auch das macht keinen Spaß. Ich werde hier mal eine Vergleichsspalte erfinden, die nenne ich einfach "Blau", weil das so schön kurz ist. Die gehört jetzt auch zu der Tabelle, was den Vorteil hat, dass die Formel nach unten kopiert wird, und Sie werden gleich sehen, die Tabellen unterscheiden sich am unteren Ende. Die Vergleichstabelle hier ist fünf Zeilen kürzer. Was nicht heißt, dass da fünf Zeilen fehlen. Sondern es können auch zehn Zeilen fehlen und fünf neue dabei sein. Das weiß ich alles noch nicht. Also mache ich hier erst mal eine Spalte, die diesen Datensatz zusammenfasst, und zwar so hässlich wie lieblos. "=[@StartNr]&[@Vorname]". Alle nacheinander verkettet mit dem Kaufmannsund. Das war ein Kaufmannsund zu viel und jetzt mit "Return" bestätigt. Wenn ich das hier breiter ziehe sehen Sie, das lappt einfach in die nächsten Zellen rein und ist von erschütternder Hässlichkeit. Aber es ist eindeutig. Das ist das wichtigste. Und jetzt kann ich das gleiche mit dem orangen Datensatz machen. Auf gar keinen Fall diese Zelle rüberkopieren, denn dann bemerkt sie, dass sie sich nicht mehr in der "tblMarathon" befindet, sondern, wenn ich jetzt hier nachgucke, die habe ich "tblVergleich" genannt, und weist ausdrücklich darauf hin, dass sie aber die Daten aus "tblMarathon" nimmt. Ich muss sie also wirklich neu erstellen. "Orange" nenne ich die dann einfach mal, und die wird nach dem selben Muster gebastelt. Also, "=[@StartNr]&" mit dem und dem und dem und so weiter. Alle Inhalte einfach verketten, und dann verhält sich das genauso. Und jetzt kommt mein Vergleich, und den hänge ich auch mal jeweils an die Blaue und an die Orange an. Ich kann das schon mal sicherheitshalber speichern. Vielleicht nennen wir das mal, ist "NurHier". Ich schreibe das mal, wie einen richtigen Feldnamen. Das darf aber, dann ein bisschen breiter werden, und der braucht nichts anderes als ein "X" zu liefern. Also, jetzt kann ich vergleichen. Wenn "=[@Blau]=tblVergleich[@Orange]", dann ist alles gut. Ich mache erstmal die "WAHR"-"FALSCH"-Variante. Also, da steht im Moment "WAHR" und "FALSCH" drin. Nach dem "Return" ist es jetzt falsch herum formuliert, wenn es gleich ist gibt es ein "WAHR". Ich müsste das also so rum formulieren. Aber es ist nicht wirklich "WAHR". Also, der ist nur hier. So weit stimmt es, denn da gibt's einen anderen Nachnamen. Der ist in beiden identisch. Auch alles gut. Aber, bei diesem ist es nur deswegen richtig, weil er drüben fehlt. Ab hier ist es falsch. Denn "Janusch Harms" gibt's weiter in hier. Der steht nur in einer anderen Zeile. Ich komme also mit dieser Technik so nicht weiter. Ich kann das erstmal wieder entfernen, und zwar bis ganz unten. Dann markiere ich am besten mal hier oben und schmeiße alle Formeln raus. Ich brauche also, noch einen weiteren Trick. Ich kann nicht direkt die Nachbarzeile vergleichen, sondern ich muss prüfen, ob das irgendwo vorkommt, und das geht mit der "ZÄHLENWENN"-Funktion. Die richtige Formel sozusagen prüft: "=wenn(ZÄHLENWENN", nämlich für den Bereich in dieser orangen Tabelle, -- da muss ich jetzt dahin, das ist das, was er sucht, -- für diesen Bereich "(tblVergleich[Orange];", wenn er dort "[@Blau] findet, und zwar "[@Blau])=1". Wenn die "ZÄHLENWENN"-Funktion für diesen Wert in dieser Liste mindestens einen -- unter uns, es würde mal exakt einen sein -- findet, dann ist alles gut. Das heißt, ich kann jetzt hier "1;", -- Wir sind wieder im "WENN". -- dann brauche ich nicht zu schreiben. Aber andernfalls, wenn er die nicht dort findet, dann -- ich schreibe jetzt mal einfach ein großes "X" -- markiere ich mir das. Die ""X")" und mit einem "Return" bestätigen, und dann sehen Sie, jetzt tauchen plötzlich überzeugende "X" auf. Ich mache die mal zentriert, dann sind sie besser zu sehen. Dieses "X" sagt: Es gibt mich nicht da drüben, weil hier nämlich ein geänderter "Nachname" drin ist. Wenn Sie das im Vergleich sehen wollen, aus "Möwald" ist hier "Maiwald"geworden. Und dieses "X" sagt: Es gibt mich nur hier, weil ich die Datensätze nämlich gelöscht habe. Das sehen Sie hier an der "StartNr", die Nummern "3"-"8" fehlen. Trotzdem wird hier, da drunter erkannt, dass der "Peter Koger" existiert. Der ist dann hier oben. Also ist alles gut. Und hier gibt's wieder einen Datensatz, der nicht gefunden wird. Also, hier die Nummer "16". Wenn ich jetzt im Vergleich gucke, da ist was geändert in dem Datensatz, deswegen wird er nicht erkannt. Und ein bisschen weiter unten. Wo haben wir sie? Hier "Wayne Kemmerling". Da habe ich, zum Beispiel, die "StartNr" geändert. Der Rest des Datensatzes, den gibt es. Das ist alles in Ordnung, aber es gibt eine andere "StartNr". Das heißt, auf dieser Seite, auf der blauen Seite, weiß ich schon, welche ausschließlich hier existieren. Und dasselbe mache ich jetzt drüben umgekehrt. Also hier, da kann ich auch mal eben den Filter oben wegnehmen. Den brauchen wir nicht. Und da gibt es jetzt eine neue Spalte, die heißt auch "NurHier". Hier kommt jetzt die entsprechende Formel umgekehrt herein. Also "wenn(ZÄHLENWENN(", jetzt der Bereich "tblMarathon[Blau];. Wenn ich suche,"[@Orange])", wenn das "=1", dann habe ich einen gefunden. Also "=1;""". Ich muss nichts notieren. Ansonsten ";"X". Kann man auch eine "1" reinschreiben, dann lässt sich das schöner zählen. Und die "WENN( )", und mit dem "Return" sehe ich jetzt den Blauen, nämlich meine "Annabel Maiwald" gibt es nur auf der orangen Seite, und bei dem Blauen, die "Annabel Möwald" gibt es nur dort. Da mache ich die mal wieder ein bisschen besser zu sehen. Dann gibt es welche, die nur hier existieren. Der Datensatz, zum Beispiel, ist ganz neu. Den gibt's auf der blauen Seite nicht. Und dieser gilt als "NurHier", weil sich eine Nummer geändert hat. Wenn ich jetzt wissen möchte, welcher Teil des Datensatzes sich geändert hat, dann müsste ich wirklich alles einzeln in diesen neuen Spalten untersuchen. Und jetzt kann ich die überflüssigen Spalten per Rechtsklick einfach ausblenden. Die möchte keiner sehen. Die sind so hässlich. Und habe jetzt also, mit sehr wenig Aufwand für meine gesamte Liste festgehalten, was sich darin einzigartig befindet, beziehungsweise in der anderen Liste, was dort einzigartig ist. Und ich die so sehr schnell vergleichen.

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3 Std. 6 min (38 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2017
Laufzeit:3 Std. 6 min (38 Videos)

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