Excel: Daten aufbereiten

Leerzeilen entfernen

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Mit Sortieren und Filtern stehen Ihnen effektive Möglichkeiten zur Verfügung, um störende Leerzeilen zu entfernen.
04:45

Transkript

Leerzeilen sind einfach ärgerlich. So was darf eigentlich nicht sein. Manchmal machen es Menschen, manchmal Maschinen, meistens, um Daten zu strukturieren. Hier sehen Sie beispielsweise in dieser Liste, die Tätigkeiten werden gruppiert, die Assistenten, die Auftragssachbearbeiter, die Aushilfen und so weiter. Und zwischen jeder Tätigkeitsgruppe befindet sich eine Leerzeile als Strukturierungselement. Das ist ärgerlich, das ist doof, vor allen Dingen deshalb, weil ich diese Liste nicht mehr weiter sortieren, filtern, mit Teilergebnissen versehen, zusammenfassen kann und so weiter. Die Leerzeilen müssen raus. Wie macht man das am schnellsten? Schauen wir einfach mal, wie groß die Liste ist, "Strg+Ende". Er springt in die Zeile 648, also eine ganze Menge, viel zu viel, um jede Zeile einzeln zu markieren und mit "Strg+-" zu entfernen. Das muss schneller gehen. Das geht auch schneller. Zum Schnellermachen stehen Ihnen die beiden Assistenten "Sortieren" und "Filtern" zur Verfügung, das heißt, ich markiere erstmal die Liste mit "Shift+Strg+Ende" oder, vielleicht doch besser andersrum, ich beginne hier ab der letzten Zelle, "Shift+Strg+Pos1" und markiere bis zum Anfang der Liste. So sehe ich nämlich auch die Überschrift und sehe es ganz deutlich. In jeder Zeile muss eine Personalnummer sein, das heißt, daran erkenne ich, dass hier eine Leerzeile ist. Dagegen bei "Eingruppierung" oder "Job Class" erkenne ich es nicht unbedingt, weil hier auch Leerzellen sind. Die wären ja okay. Also, ich sortiere nach der Personalnummer, indem ich "Daten" "Sortiere", die Daten haben eine Überschrift, nach der Personalnummer. Interessanterweise ist es egal, ob Sie aufsteigend oder absteigend sortieren, die Leerzellen, also Leerzeilen, werden immer nach der Liste aufgelistet. "Okay, mach mal bitte." Und Sie sehen, ganz am Ende stehen nun die leeren Zellen, "Strg+Pos1", und ganz oben habe ich die richtige Liste. "Strg+Pfeil nach unten", tatsächlich, hier ist der letzte Datensatz, hier ist die letzte Personalnummer. Eigentlich sind wir damit schon fertig. Noch einmal, "Zurück". Sie können das Ganze mit "Sortieren" lösen, Sie können das Ganze aber auch mit "Filtern" lösen. Ich filtere aus der Liste, jetzt hat er die falsche Überschrift genommen, nochmal zurück, beginnen wir ab der ersten Zelle, "Shift+Strg+Pos1". Ich schalte hier den Filter ein und filtere aus der Liste "Personalnummer" nicht alles, sondern nur, das steht ganz am Ende der Liste, nur die leeren Zeilen. "OK". Und was passiert jetzt? Jetzt zeigt er mir nur die leeren Zeilen an. Nun kann ich hier markieren bis hierhin -- oder von mir aus auch mehr, warum nicht? -- und mit "Strg+-" die Zeilen löschen. Damit habe ich die Leerzeilen gelöscht. Ich schalte den Filter wieder aus. Und jetzt sehe ich eben die entsprechenden Personalnummern, so wie sie vorher drin waren. Sortieren hat den Nachteil, dass die ganze Liste in eine andere Reihenfolge gebracht wird. Sie sehen hier, beim Filtern bleiben die Nummern beziehungsweise, an der Tätigkeit sieht man es auch ganz deutlich, bleibt die Reihenfolge so bestehen. Beim Filtern sind natürlich einige Klicks mehr nötig als beim Sortieren. Also wie immer, es kommt drauf an, welche der beiden Techniken die wichtigere ist. Achtung! Wenn sie Zeilen löschen, egal ob nach "Sortieren" oder "Filtern", achten Sie wirklich, dass Sie nur die Leerzeilen erwischen. Ich mache nochmal rückgängig, nochmal "Zurück", "Zurück". So war die ursprüngliche Liste. Ich schalte auch den Filter wieder aus. Am besten kontrolliert man so was, indem Sie hier die Spalte A markieren und nachschauen unten in der Statuszeile. Wir haben 615 Zellen, in denen irgendeine Information steht, 614 mit Zahlen, ganz genau, die Überschrift ist Text, plus 614 Zahlen. Wenn Sie nun hier von der Liste, "Shift+Strg+Ende", den Filter aktivieren, wenn Sie vom Filter nun die leeren Personalnummern rausfiltern, wenn Sie nun die Zeilen löschen... Noch einmal, Sie können ruhig über das Ziel raus schießen, weil die Zeilen hier ja auch leer sind, "Strg+-" sind sie gelöscht. Wenn ich den Filter nun wieder ausschalte, dann muss ich hier das gleiche Ergebnis haben, eben immer noch 614 Zahlen und 615 gefüllte Zellen. Machen Sie auf jeden Fall so eine Kontrolle, um nicht aus Versehen doch irgendwelche Zeilen zu löschen, in denen Informationen sind, die Sie gebraucht hätten.

Excel: Daten aufbereiten

Erfahren Sie, wie Sie effizient und zielsicher importierte Daten für die Weiterverarbeitung aufbereiten.

2 Std. 3 min (30 Videos)
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