Crystal Reports 2016 Grundkurs

Laufende Summen zur automatischen Berechnung verwenden

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Wenn in Crystal Reports-Werte innerhalb eines Berichts errechnet werden sollen, sind laufende Summen hilfreich. Kleine Beispiele demonstrieren hier den Einsatz.

Transkript

In diesem Video lernen Sie einen weiteren Feldtypen von Crystal Reports kennen, und zwar sind das die laufenden Summen. Ich habe dazu einen neuen Bericht erstellt auf Basis der Xtreme-Vorlage und bin bereits mit der Xtreme-Datenbank verbunden und habe mir die Kunden, also die Customer-Tabelle geladen. Wenn ich jetzt mir zum Beispiel den Kundennamen lade und die Last Year's Sales Angabe, das heißt, der Umsatz des letzten Jahres und gehen in die Vorschauansicht über Ansicht Vorschau, über alle Datensätze, sehe ich hier die verschiedenen Kunden mit den Umsätzen des letzten Jahres. Wenn Sie bei den Umsatzwerten so ein Doppelkreuz oder Raute-Symbol sehen, dann liegt das daran, dass der Wert zu groß ist und nicht ins Feld passt. Crystal Reports schneidet nur alphanumerische Werte, das heißt, zum Beispiel den Kundennamen, den würde er abschneiden, aber ein numerischen Wert wird Crystal Reports nicht abschneiden, sondern eben mit Raute-Symbolen ersetzen, damit Sie da nicht auf falsche Werte stoßen. So wenn wir uns also die Kunden und die letztjährigen Umsätze ansehen, dann fällt eins auf, dass bis auf fünf Seiten Kunden mit Umsätzen kommen. Und am Ende wissen wir aber nicht, wie viel Umsatz war es denn insgesamt. Wir möchten eigentlich gern die Umsätze aller Kunden zusammenzählen und unten im Berichtsfuß, klassischerweise also am Ende des Berichts, die Summe ausgeben. Dazu verwenden wir die laufenden Summen. Die laufenden Summen finden Sie im Feld-Explorer unter "Laufende Summe-Felder". und mit einem Klick auf die rechte Maustaste Neu kommen Sie in den ja sogenannten Erstellungsassistenten oder in das Fenster, um eine laufende Summe zu erstellen. Dort geben Sie zunächst den Namen an, also "Umsatz_Letztes_Jahr" zum Beispiel. Dann geben Sie das Feld für das Gruppenergebnis an, das heißt, was soll eigentlich berechnet werden. Berechnet werden soll aus den Berichtfeldern, da haben wir es nämlich schon eingefügt, ansonsten wenn Sie es nicht eingefügt haben, dann holen Sie es direkt aus der Customer-Tabelle, berechnet werden soll also "Last Year's Sales". Was soll berechnet werden? Die Summe. Das heißt, es soll einfach "Last Year's Sales" immer aufsummiert werden. Dann haben Sie noch die Möglichkeit zu sagen, Sie wollen das für jeden Datensatz, also für jeden Kunden oder nur wenn sich ein bestimmtes Feld ändert, zum Beispiel in ein anderes Land, dann könnten Sie Umsätze nach Land ausgeben oder wenn Sie später die Gruppierung drin haben, dann könnten Sie die Umsätze je nach Gruppierungshierarchie, also zum Beispiel nach Vertriebsmitarbeiter ausgeben. Oder Sie könnten auch eine Formel schreiben, die dann im Grunde entscheidet, wann der "Last Year's Sales" mitaufsummiert werden soll. Und Sie können sagen, Sie wollen die Summe wieder zurücksetzen, wenn zum Beispiel sich ein Feld ändert, wird wieder von vorne angefangen, zum Beispiel wenn sich das Jahr ändert oder wenn sich eine Gruppe ändert und so weiter. Das machen wir nicht, wir werten einfach "Last Year's Sales" aufsummiert aus für jeden Datensatz, das heißt, alle Kunden werden aufsummiert. Es gibt keine doppelten Kunden hier drin und wir setzen auch die Summe nie zurück. Klicken Sie auf OK, dann haben Sie ein Feld erstellt, das heißt " Umsatz_Letztes_Jahr" und das können wir dann sehr leicht hier im Berichtsfuß verwenden, zum Beispiel hier rechtsbündig, wahrscheinlich etwas größer und in der Vorschau sehen wir dann, es handelt sich um eine Summe von circa neun Millionen Euro. Idealerweise würde man jetzt in einer Textbox noch ein bisschen was dazu schreiben, zum Beispiel "Gesamtumsatz: " und dann könnte man diesen Gesamtumsatz hier mit hineinziehen. Vielleicht auch rechtsbündig ausrichten und dann hier reinbringen. Die laufenden Summen können aber noch mehr. Sie haben es vielleicht schon gesehen, es gibt andere Auswertungsmöglichkeiten, zum Beispiel können wir auch einfach mal die Kunden durchzählen. Auch dafür erstellen ein neues laufendes Summen-Feld und nennen das "Anz-Kunden" und summieren jetzt ein eindeutiges Kriterium, und zwar wäre das die "Customer ID". Können sagen, wir nehmen die Customer ID, die ist für jeden Kunden eindeutig, also die Kundennummer, aber wir summieren die nicht, das wäre Unsinn, sondern wir zählen die Anzahl. Die Anzahl der verschiedenen Kunden IDs. Setzen es nie zurück, wir interpretieren das für jedes Feld und sagen OK. Und auch das ziehen wir uns in den Berichtsfuß und Sie sehen 269 Kunden. Das deckt sich mit der Anzahl der Datensätze. Das ist logisch, da wir nur die Customer-Tabelle geladen haben. In der Customer-Tabelle befinden sich 269 Kunden und die sind auch alle hier aufgelistet. Und wenn uns jetzt noch interessiert, wie denn so der durchschnittliche Umsatz ist, haben wir zwei Möglichkeiten, zum einen können wir auf Basis der laufenden Summe des Gesamtumsatzes und auf Basis der laufenden Summe für die Anzahl der Kunden durch eine einfache Division herausbekommen, wie hoch der durchschnittliche Umsatz ist. Das machen wir mal als erstes. Das würde man also in einem Formelfeld machen. Dazu klicke ich im Feld-Explorer mit der rechten Maustaste auf "Formelfelder" und wählen "Neu", meinen Namen für das Feld wählen, zum Beispiel "Durchschnittlicher Umsatz". Und dann haben Sie die Möglichkeit eben über die laufenden Summen, die Sie genauso in den Formeln, wie alle anderen Felder benutzen können: {#Umsatz_Letzten_Jahres} / {Anz_Kunden}. Das war es schon, können wir nochmal prüfen, und SPEICHERN UND SCHLIESSEN, und können hier den durchschnittlichen Umsatz ausgeben. Es handelt sich dabei um 33742,59 Euro. Jetzt geht das aber auch mit den laufenden Summen. Dort können wir ebenfalls ein neues Feld anlegen, "Durchschnittlicher Umsatz", können dann sagen, wie ist das Ergebnisfeld, das wäre "Customer.Last Year's Sales", Gruppenergebnisfeld, dann aber das Ergebnis wird nicht eine "Summe" sein, das hatten wir ja schon, sondern es ist der "Durchschnitt" für jeden Datensatz, "Nie"-Zurückgesetzt, OK. Und auch dieses Feld können wir verwenden. Und wenig überraschend: es ist die gleiche Summe, also wir haben in unserer Formel richtig gerechnet oder andersrum, Crystal Reports rechnet richtig, ganz wie Sie mögen, haben wir den durchschnittlichen Umsatz pro Kunden. Die laufenden Summen sind aber nicht nur was für die Berichtsfüße, sondern laufende Summen können auch bereits in den Details-Sektionen verwendet werden und dort haben Sie die Möglichkeit, zum Beispiel über "Anz_Kunden", - einmal "Vorschau" - sich so eine Art Zähler für den Kunden anzuzeigen, gehört normalerweise weiter links, hatte ich aber jetzt keinen Platz, und dann sehen Sie hier die einzelnen Datensätze, wie eben die laufende Summe für die Anzahl der Kunden, die eben immer mitwächst. Das ist das eine, aber natürlich ginge das auch für den Umsatz. Und dann sehen Sie nämlich, wie der Umsatz jeweils eben immer wächst. Beim ersten Datensatz "City Cyclists" ist er natürlich gleich und dann wird es immer draufgerechnet. So könnte man nachrechnen und eventuelle Fehler finden, wenn hier überhaupt Fehler drin wären. Was das heißt, ist dass je nachdem, wo Sie die laufende Summe platzieren, ganz oben im Bericht, zum Beispiel im Berichtstitel oder ganz unten im Bericht. Es wird Ihnen unterschiedliche Summen auswerten. So ist es im Berichtskopf gerade mal die Summe des ersten Datensatzes, während auf Seite drei von fünf es bereits 6,2 Millionen sind. Sie sehen also, dass es für die Berechnung der laufenden Summe wichtig ist, wo das Feld im Bericht auftaucht. Berichtskopf auf den jeweiligen Details-Sektionen eben oder im Berichtsfuß. Laufende Summen, die ich als Komplettes ausgegeben haben will, müssen im Berichtsfuß ausgegeben werden, da sie ansonsten eben nicht alle Daten enthalten. Sie haben in diesem Video einen neuen Feldtypen, nämlich die "Laufende Summe" kennengelernt, die Sie über den Feld-Explorer "Laufende Summe-Filter" erstellen können, Sie können den laufenden Summen eine Vielzahl von Optionen zuweisen, zum Beispiel welches Feld berechnet werden soll, in welcher Art es berechnet werden soll, ob bestimmte Filter greifen sollen und ob die laufende Summe zurückgesetzt wird. Um die Berechnung selbst brauchen Sie sich dann nicht mehr zu kümmern, die übernimmt dann Crystal Reports für Sie. Wenn Sie laufende Summen in einer Formel ansprechen wollen, dann werden laufende Summen mit dem Raute-Symbole gekennzeichnet. Oder wenn Sie sie grafisch auswählen wollen, dann eben mit diesem kleinen Summen-Symbol und dem Blitz.

Crystal Reports 2016 Grundkurs

Erstellen Sie aussagekräftige und übersichtliche Berichte mit SAP Crystal Reports 2016.

6 Std. 39 min (51 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
Hersteller:
Software:
Crystal Reports Crystal Reports 2016
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:30.01.2017

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!