Gmail Grundkurs

Labels erstellen und zuweisen

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In Gmail können Sie Labels erstellen und zuweisen, um Ihre E-Mail-Nachrichten nach bestimmten Kategorien zu sortieren. Sie übernehmen im Wesentlichen die Funktion von Ordnern, bieten jedoch den Vorteil, dass Sie E-Mails auch mehrere Labels zuweisen können.
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Transkript

In Gmail können Sie Labels erstellen und zuweisen, um Ihre E-Mail-Nachrichten nach bestimmten Kategorien zu sortieren. Sie übernehmen im Wesentlichen die Funktion von Ordnern. Aber was sind Labels? Labels sind vergleichbar mit Haftnotizen. Sie können einer E-Mail ein Label zuordnen, wie bspw. "Projekt X". Vorteil von Labels ist: Sie können einer E-Mail mehrere Labels zuordnen. Wenn Sie ein neues Label erstellen möchten, machen Sie das am besten unter "Mehr" und ganz unten "Neues Label erstellen". Dann geben Sie dem Label einen Namen und klicken auf "Erstellen". Schon wurde auf der linken Seite Ihr Label "Projekt X" erstellt. Wie weise ich nun einer E-Mail dieses Label zu? Ganz einfach, indem Sie eine E-Mail öffnen oder markieren und dann hier oben auf den Aktionsbutton "Labels" klicken und das entsprechende Label hinzufügen, hier in unserem Beispiel "Projekt X". Sie setzen einfach das Häkchen, klicken auf "Übernehmen" und schon wurde der E-Mail das Label "Projekt X" zugeordnet. Ein Label ist letztendlich nichts anderes als eine Ansicht, d. h., wenn ich jetzt auf die Ansicht "Projekt X" klicke, sehen Sie diese E-Mail auch in der Labelansicht. Wie vorhin schon erwähnt, kann man einer E-Mail auch mehrere Labels zuweisen. Wie mache ich das? Gehen wir zurück in den Posteingang. Unsere E-Mail ist bereits noch markiert. Ich klicke oben wieder auf "Labels" und kann hier noch ein weiteres Label hinzufügen. Da ich aber noch mal ein neues Label erstellen möchte, kann ich das auch direkt von hier aus machen. Ich klicke auf "Neu erstellen" und gebe dem Label bspw. den Namen "Kunde A". Übrigens, man kann auch Unterlabels erstellen, d. h. bspw., wenn "Kunde A" ein Unterlabel wäre von "Projekt X", könnte ich sagen "Label einordnen" unter Label "Projekt X". Das ist dann letztendlich nichts anderes als eine Unterordnerstruktur. Ich möchte aber ein obergeordnetes Label machen, klicke auf "Erstellen". Und nun, sehen Sie, wurde hier links das Label "Kunde A" erstellt und der E-Mail wurde das zweite Label "Kunde A" zugewiesen. Wenn ich jetzt auf die Ansicht "Label Kunde A" klicke, sehen Sie, ist diese E-Mail auch in diesem Label. Übrigens, der besseren Übersicht halber können Sie Labels auch Farben zuordnen. Dazu gehen Sie einfach mit der Maus über das Label, klicken auf den Dropdown-Pfeil und wählen eine Farbe für das Label aus. Genauso gehe ich bei Label "Projekt X" vor. Wenn ich ein Label wieder von einer E-Mail entfernen möchte, gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist, ich markiere die E-Mail wieder, klicke oben auf den Aktionsbutton "Label" und entferne dort das Häkchen beim gewünschten Label. Jetzt wurde die E-Mail aus dem Label "Projekt X" wieder entfernt. Eine zweite Möglichkeit, wie ich ein Label von einer E-Mail entfernen kann, ist, ich öffne die E-Mail und klicke hier oben über das "X" einfach das Label weg. Und schon ist die E-Mail auch nicht mehr in der Labelansicht "Kunde A". Neben dem Zuweisen von Labels können Sie E-Mails auch ganz praktisch in ein Label verschieben. Gehen wir zurück in den Posteingang. Wenn ich bspw. die E-Mail "Thomas Maier" mit dem Label "Kunde A" versehen möchte, möchte aber gleichzeitig, dass die E-Mail aus dem Posteingang verschwindet, weil ich die E-Mail bereits abgearbeitet habe, dann mache ich das einfach so: Ich klicke auf die E-Mail und verschiebe die E-Mail per Drag-and-Drop in das gewünschte Label. Wenn ich das mache, bedeutet das immer, ich entferne das eine Label und füge ein neues Label hinzu. Der Posteingang ist nämlich nichts anderes als ein Label. Jede E-Mail, die neu in mein E-Mail-Postfach hereinkommt, bekommt das Label "Posteingang". Und wenn ich eine E-Mail also vom Posteingang in ein anderes Label verschiebe, wird ein Label entfernt und das neue hinzugefügt. Die Funktion "Verschieben" kann ich auch über einen Aktionsbutton auswählen, indem ich eine E-Mail markiere und dann oben auf den Aktionsbutton "Verschieben" klicke und dann ein entsprechendes Label auswähle, bspw. hier das Label "Projekt X". Dann wird auch diese E-Mail aus dem Posteingang entfernt und in das andere Label verschoben. Zum Abschluss noch zwei Tipps von mir zum Thema Labels. Da Sie in Google Mail über eine sehr leistungsstarke Suche verfügen, können Sie hier mit weit weniger Labels und Unterlabels auskommen als bspw. im Vergleich zu Ordnern und Unterordnern bei Microsoft Outlook oder Lotus Notes. Und anstatt Unterlabels zu erstellen, weisen Sie in Gmail Ihren Nachrichten lieber zwei Labels zu. Als Beispiel: Wenn Sie früher Projekt X gehabt hätten und darunter die Unterordner Kunde A/B/C, könnten Sie ja heute sagen, Sie machen das Label "Projekt X" und haben die Unterlabel "Kunde A", "Kunde B" und "Kunde C". Statt dessen empfehle ich Ihnen, machen Sie zwei obergeordnete Labels, so wie wir das gerade gemacht haben, und geben Sie einer E-Mail anstatt einem Unterlabel einfach zwei normale Label, d. h., Sie klicken auf den Aktionsbutton und geben dieser E-Mail das Label "Kunde A" und "Projekt X". Wenn Sie jetzt später auf Ihre E-Mails zugreifen möchten, die früher in Unterordnern "Projekt X" und "Kunde A" waren, machen Sie das heute einfach über die Suche, d. h., Sie suchen alle E-Mails mit Label "Kunde A" und gleichzeitig mit Label "Projekt X". Durch diese Suchabfrage kommen Sie zu dem gleichen Ergebnis wie wenn Sie früher in den Unterordner geklickt hätten. Das wird zwar auf den ersten Blick etwas umständlich auf Sie wirken, wenn Sie aber erst mal mit der Suche in Gmail vertraut sind, wird es Ihnen sehr leicht von der Hand gehen und Sie ersparen sich dadurch eine komplexe Labelstruktur.

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1 Std. 34 min (39 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.06.2016
Aktualisiert am:13.03.2017
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