Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Kundennummer generieren

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Es entsteht mit Einsatz des SharePoint-Designers ein Workflow, der jedem Kundendatensatz eine eindeutige Kundennummer zuweist.

Transkript

In diesem Film zeige ich Ihnen, wie die Kundennummer, die sehr, sehr wichtig für die nächsten Abläufe ist, generiert wird. Es gibt bestimmt diverse Möglichkeiten, das Ganze zu erzeugen. Mein Lieblingsweg ist die Verwendung eines Workflows. Um diesen Workflow sinnvoll einzusetzen, müssen wir erst die Liste etwas vorbereiten. Als ersten Punkt ändere ich die Ansicht. Ich blende die ohnehin als Pflichtspalte vorhandene ID-Nummer der Liste ein. Wir sehen hier, die beginnt momentan ab 18. Jede Sharepoint-Liste numeriert vollautomatisch ihre Einträge durch. Das heißt, wenn eine Sharepoint-Liste erzeugt wird, beginnt sie bei eins und numeriert dann die Datensätze entsprechend hoch. Somit wäre das unter Umständen auch schon die Möglichkeit, für die Kundennummer möchte ich jedoch eigene Formate verwenden und vor allem etwas unabhängiger sein. Als nächstes benötige ich die Spalte, die die Informationen der Kundennummer aufnimmt. Wenn ich mir das Element momentan anschaue, dann haben wir zwar Nachname, Vorname, vollständige E-Mail-Adresse und einiges an weiteren Spalten, die einen Adressdatensatz oder einen Kontakt ausmachen, aber eben noch nicht die Besonderheit, eine Kundennummer nutzen zu können. Somit schließe ich die Ansicht wieder und erzeuge bei der Liste eine neue Spalte, die ich Kundennummer nenne und als ganz normales Zahlenfeld verwende. Es liegt auch nahe, berechnete Felder alternativ zu nutzen. Das hat aus meiner Projekterfahrung auch manchmal ungemütliche Querwirkungen, die auch schlechter anpassbar sind. Zum Beispiel kann dieses berechnete Feld die berechnete Spalte, bei der Neuanlage eines Datensatzes Probleme machen, Denn erst nach der Anlage des Datensatzes entsteht ja auch erst die Datenbank-ID. In diesem Fall wird ein Workflow nützlicher sein, der erst bei bestimmten Kriterien startet. Also verwende ich hier als Informationstyp die einfache Zahl. Die Spalte muss keine Information enthalten, wir können eindeutige Werte erzwingen. Wir möchten ja keine doppelten Kundennummern haben. Ich setze die Anzahl der Dezimalstellen auf Null und klicke auf OK. Hier wird die Spalte noch indiziert. Das hat später Vorteile bei der Suche. Über Ansicht ändern setze ich nun die Kundennummer auf Platz 1. Das wird ohnehin eins unserer wichtigsten Felder, eine unserer wichtigsten Angaben, um später weitere Daten zu verknüpfen. Wir haben nun einen kleinen Zeitsprung gemacht und ich habe bereits den Workflow zur Generierung der Kundennummer in die Lösung eingebaut. Das hat folgenden Grund, und so werde ich mit weiteren Workflows auch verfahren: Es bedeutet immense Konzentration, gleichzeitig in einer Live-Aufzeichnung einen Workflow zusammenzubauen und zu kommentieren, ohne, dass Fehler auftreten. Wenn Fehler auftreten, sind das Dinge, die zu lösen sind und die auch lösbar sein werden. In einem Videotraining wie diesem langweilen sie aber eher, als dass sie Ihnen wertvolle Informationen vermitteln. Wie ist der Workflow nun entstanden? Erst einmal demonstriere ich, was der Workflow macht. Wenn ich ein neues Element erzeuge, zum Beispiel einen weiteren Namen, ich nehme hier einmal ganz bewusst meinen Zwillingsbruder und speichere ab, dann haben wir ja zweimal Diestelhorst in der Liste. Der Workflow sorgt für die Generierung der Kundennummer dafür, dass innerhalb weniger Sekunden nach Erzeugen des Datensatzes auch die fortlaufende Kundennummer verwendet wird. die auch später im Bedarfsfall bearbeitet werden kann. Hier wird wirklich ein Wert in das Feld des Datensatzes hineingeschrieben. Wie ist das Ganze Schritt für Schritt passiert? Ich habe folgende Maßnahme durchgeführt: Mich zur Kundenliste begeben, mir im Ribbon die Listenwerkzeuge aufgerufen, und hier Liste in Sharepoint-Designer bearbeiten angeklickt. Somit öffnet sich die jeweilige Sharepoint-Liste. Das Ganze kann natürlich auch noch später im Sharepoint-Designer selektiert werden. Ich schließe einmal die vorher geöffneten Registerkarten und gehe Schritt für Schritt vor. Wir haben nun verschiedenste Werkzeuge zur Verfügung. Unter anderem den Listen-Workflow. Mit Klick auf den Listen-Workflow gebe ich einem Workflow einen Namen. Ich will den Generierungs-Workflow für die Kundennummer jetzt nicht nochmal bauen, also trage ich hier einfach DEMO01 ein und wähle die Workflow-Engine. Ich setze eventuell noch etwas Beschreibung dazu und klicke auf OK. Hiermit wird das Objekt, der Workflow, generiert. Vergessen sollte ich auch nicht das Speichern. Dann ist der Workflow nämlich im Objektmodell von Sharepoint vorhanden und ich kann beginnen, diesen Workflow aus Bedingungen, Aktionen, Schritten, Schleifen, Blöcken, und so weiter zusammenzusetzen. Beschäftigen Sie sich einfach mal mit diesem Segment. Es macht sehr viel Spaß und Sie werden sehr, sehr schnell die ersten Erfolgserlebnisse haben. Wir fokussieren hier ja die Lösung und Beispiele praktischer Art, so dass ich jetzt den Workflow für die Generierung der Kundennummer direkt öffne und ihn in den Bearbeitungsmodus im textbasierten Designer versetze. In diesem textbasierten Designer ist ersichtlich, was der Workflow eigentlich macht. Ich beginne einfach mal mit der Erklärung. In der neuen Workflow-Engine werden die Workflows in Stufen und Phasen aufgeteilt. Eine Phase ist zum Beispiel das Ende des Workflows, den ich hier unten nicht vergessen darf. Im ersten Schritt muss ich mir Gedanke machen, was ich überhaupt erreichen will. Nämlich in Abhängigkeit mit der vorhandenen ID möchte ich eine Kundennummer generieren. Das geht nach einigem Nachdenken ziemlich einfach und mit folgenden Aktionen. Die erste Aktion hier oben ist eine Aktion, die eine Berechnung ausführt. Diese Aktion für die Berechung – ich springe mal wieder in den Demo-Workflow – kann man ganz einfach aufrufen und dann zusammensetzen. Als nächste Einstellung sind die Werte festzulegen. Als ersten Wert frage ich das aktuelle Element ab, also die ID. In diesem Fall, in unserer Liste, bei dem Olaf Diestelhorst, die dreiundzwanzig, die ja beim Speichern des Datensatzes sowieso automatisch vergeben wird. Als nächstes berechne ich plus 1000 und da ich das Ergebnis der Berechnung nicht direkt ausgeben kann, schreibe ich das Ganze in eine Variable. Ich zeige das wieder im Demo-Workflow. Ich rufe mir das aktuelle Element auf, nehme als Quellfeld die ID und rechne plus 1000. Da sind natürlich noch wesentlich mehr Möglichkeiten vorhanden, aber in unserem Beispiel berechnen wir jetzt die Variable. Ich erstelle hier im Demo-Workflow mal eine neue Variable, DEMO_kundennummer und habe jetzt die Ausgabe als Zahl. Der eigentliche Workflow schreibt dann, nachdem die Variable festgelegt ist, in das Feld Kundennummer den Wert, der vorher in die Variable eingetragen wurde. Also benötige ich eine weitere Aktion. Die Aktion nennt sich und ich setze dann das Feld Kundennummer auf den Wert der Workflow-Variablen mit der eben benannten Variablen-Bezeichnung. Das war's schon. Zu guter Letzt muss noch ein Schritt eingefügt werden: der Übergang in die Phase, den Workflow zu beenden. Ich gehe also zu einer Stufe und beende den Workflow. Theoretisch, natürlich auch praktisch, sind auch weitere Schritte anfügbar. Das Endergebnis wird gespeichert und danach veröffentlicht. Erst ein veröffentlichter Workflow ist nutzbar. So. Im Workflow selber gibt es noch verschiedenste Parameter, unter anderem die Startoptionen. Ich lasse für diesen Workflow ein manuelles Starten, vor allen Dingen zum Testen, zu, als auch ein automatisches Starten, wenn ein neuer Kontakt erstellt wird. Das muss gegebenenfalls auch noch einmal gespeichert werden. Dann ist unsere Sharepoint-Lösung bereit, diesen Workflow auszuführen. Es entsteht eine weitere Spalte. Und zwar die Spalte, die wir später auch ausblenden können, mit dem aktuellen Status des jeweiligen Workflows. Zum Beispiel hier beim Olaf Diestelhorst, vorhin gezeigt, die Stufe 1, die die Kundennummer generiert hat. Der Workflow gilt nun als abgeschlossen. Ich zeige einmal die Generierung eines neuen Datensatzes. Ich speichere, die Kundennummer ist leer. Wir warten einen Augenblick. Schon hat Hans Müller die Kundennummer 1024 erhalten, nach der dann natürlich auch sortiert werden kann. Dieser Film hat somit gezeigt, wie eine Kundennummer generiert werden kann.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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