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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Kundendokumente – Workflow-Generierung Teil 2

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Die Erstellung des eigentlichen Workflows erfolgt im textbasierten Bearbeitungsmodus. Zusätzlich passt der Trainer die Startoptionen entsprechend an.

Transkript

Widmen wir uns nun dem eigentlichen Workflow. Ich habe mir angewöhnt, immer wenn ich als Berater neue Bausteine für das System generiere oder irgendwelche Anpassungen durchführe, dann in meinem Bauplan entsprechend Markierungen einzufügen und später bei Präsentationen und bei Überarbeitungen des Systems auch noch einen Überblick zu haben. In diesem Fall markiere ich einfach bei der Kundendokumente-Bibliothek, dass ich einen Workflow zum Generieren des Dateinamens erzeugt habe. Ich schaue gerade mal in meinen Sharepoint-Designer. Der Listenworkflow heißt Generierung Dateiname. Also hier möglichst mit dem gleichen Begriff arbeiten. Das klappt im Eifer des Gefechts nicht immer, aber lohnt sich später, um Missverständnisse zu vermeiden. Hier gibt es sonst keine Verknüpfungen. sondern das Ganze stellt nur dar, aus welchen Bausteinen unsere Lösung besteht. Speichern nicht vergessen. Und weiter geht's mit dem eigentlichen Workflow. Der Workflow selbst ist ziemlich simpel gestrickt. Er benötigte aber einige Durchläufe meinerseits, bis er dann perfekt funktioniert hat. Beispielsweise hatte ich zuerst den automatischen Start des Workflows aktiviert. Diese Funktion kollidierte allerdings mit dem Hochladen, da nach dem Hochladen eines Dokuments in eine Dokumentbibliothek bereits der Workflow gestartet war und der Dialog zur Vergabe der Metadaten danach eine Änderung feststellte und nicht mehr weiter funktionierte. Also starte ich diesen Workflow maximal manuell oder wenn ein Element geändert wird. Ich demonstriere das gleich. Der Workflow sieht folgendermaßen aus, wenn ich ihn bearbeite: Er hängt als Listenworkflow an der Liste Kundendokumente und heißt Generierung Dateiname. Als nächstes gehe ich in den textbasierten Bearbeitungsmodus. Der erste Schritt ist die Generierung einer Variable. Ich erstelle eine neue Variable und setze diese auf folgenden Zeichenfolgengenerator. Kundennummer, Unterstrich, das habe ich manuell getippt, dann Aktuelles Element, dann _TITEL dann Aktuelles Element: Titel, ID, und so weiter. Das hier ist durchaus noch erweiterbar. Für unsere Anwendung reicht erst einmal diese Zeichenfolge. Sobald diese Variable generiert worden ist, prüfe ich, ob das aktuelle Element schon den Dateinamen enthält, damit nicht wiederum eine Änderung geschieht und das eventuell zu einem infinite loop, zu einer unendlichen Schleife innerhalb des Workflows führt. Deshalb hier die Plausibilitätskontrolle: Ist der Name bereits so vergeben, dann wird auch nichts geändert. Das verhindert vor allen Dingen auch, dass jedes Mal eine neue Version entsteht. Wenn hier die Abfrage nicht da wäre, würde jedes Mal der Kundenname neu geschrieben. Als nächstes, falls diese Bedingung nicht zutrifft, sprich, der ursprüngliche Dateiname, der noch nicht automatisch generiert ist, dann setze ich das Feld Name, das ist in diesem Fall der Dateiname in der Dokumentbibliothek, auf die Variable fest. Hierfür verwende ich die Aktion Als nächstes verändere ich den Workflow- Status auf Dateiname wurde generiert. Das ist vor allem in der Entwicklungsphase recht sinnvoll. Man kann diesen Status dann immer in der Spalte des Workflows erkennen. In diesem Falle kann man sich sicher sein, an welcher Stufe sich der Workflow befindet, da die Stufe den entsprechenden Namen besitzt. Zu guter Letzt wird der Workflow natürlich beendet. Nachdem ich den Workflow dann gespeichert und veröffentlicht habe, steht dieser in der Dokumentbibliothek zur Verfügung. Es passiert beim Hochladen eines Dokuments folgendes: Wir nehmen hier dieses Demo-Dokument, lade es hoch, weise eine Kundennummer zu, checke ein. Noch steht hier an der Stelle der alte Dateiname. Nach ein paar Sekunden ist der neue Dateiname generiert. In diesem Fall ist der Titel aus dem Dokument übernommen worden. Der war wohl hallowelt! Ich schau mal zur Sicherheit nach, ob das passt. Ja. Haut hin. Ab jetzt existiert das Dokument verwaltet in Sharepoint. Somit sollten die Anwender auch entsprechend geschult werden, hier weiter zu arbeiten. Zusätzlich wurde die Kundennummer mit in den Dateinamen übernommen, so dass Schnittstellen und Synchronisationsmechanismen hier sofort funktionieren. Dies ist ein Teil unserer Lösung und ermöglicht es, noch mehr Flexibilität in ein angebundenes Dokumentenmanagement hineinzubekommen. Auch diese Lösung ist natürlich erweiterbar.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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