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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Kundendokumente – Workflow-Generierung Teil 1

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Sie entwickeln einen weiteren Workflow zur Generierung eines "sprechenden" Dateinamens.

Transkript

In diesem Video erhält unsere Anwendung eine Funktion, um den Dateinamen zu generieren. Die Generierung des Dateinamens soll aus vorhandenen Metadaten beziehungsweise Eigenschaften geschehen. Dazu führe ich folgende vorbereitende Schritte durch. Zum besseren Verständnis: Ich habe diesen Workflow bereits generiert. Es ist wie bei jedem Workflow, das live zu moderieren ist nicht wirklich sinnvoll, sondern ich zeige Ihnen Schritt für Schritt, wie die Lösung entstanden ist und erkläre. Als vorbereitende Maßnahme zum besseren Verständnis blende ich in der Ansicht einige Spalten ein. Und zwar die Spalten, die relevant sind, um den Dateinamen zu generieren. Es gibt nämlich den Dateinamen selbst, aber auch den Titel und die ID. Mit der ID stellen wir wieder einmal sicher, dass es nur ein einziges Dokument mit dieser Nummer in der Dokument-Bibliothek gibt, was gleich sehr nützlich ist und in der Demonstration werden wir auch gleich sehen, warum. Beide Dinge sind eingeblendet, ID und Titel. Ich habe hier schon einige Testdokumente und ändere jetzt noch einmal die Reihenfolge. Ich nehme den Titel auf Platz 2 und die ID auf Platz 3. Bitte unterschätzen Sie nicht diese Art der Datenaufbereitung, um später die Dinge zu demonstrieren. Wir haben nämlich jetzt hier die Kundennummer, dort die Kundennummer. Hier den Test, dort den Titel Test, hier die ID 12 und hier die ID 12. Das Ganze ergibt dann den Dateinamen. Hier ist in der Regel etwas Schulung notwendig, nämlich den Benutzern beizubringen, dass Office-Dokumente als Metadaten immer einen Titel zusätzlich zum eigentlichen Dateinamen besitzen. Ich zeige das hier einmal, indem ich das Dokument bearbeite und in die Eigenschaften des Dokumentes springe und hier aus dem Test einmal ein Hallo mache. Ich speichere das Dokument. Da der Workflow schon aktiv ist und bei jeder Änderung eingreift, müssen wir jetzt nur einige Sekunden warten, und der Titel ist jetzt gleichzeitig im Dateinamen übernommen worden. Warum ist das wichtig? Erstens sollten wir vermeiden, mit Ordnern zu arbeiten. Somit brauchen wir eindeutige Dateinamen, damit alle auf einer Ebene liegen können. Zum Zweiten gibt es Synchronisationsmechanismen und weitere Schnittstellen in Sharepoint, wie hier die Schnittstelle zum Windows Explorer. Mit dieser Schnittstelle ist es möglich, nur die Dateinamen zu nutzen und keine Sharepoint-Metadaten. Es gibt darüber hinaus auch die Synchronisierungsfunktion mit OneDrive for Business. Wenn ich synchronisiere, werden auch hier die Metadaten nicht unterstützt. Aber die Dateinamen ermöglichen es mir, zum Beispiel die richtigen Dokumente, bei Kenntnis der Kundennummer, schnellstens herauszusuchen. Also ein bisschen um die Ecke denken und dann klappt das.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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