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Typische Probleme in Projekten lösen

Kosten realitätsnah schätzen

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Die realitätsnahe Schätzung der Kosten ist ein schwieriger Bereich, gerade in neuen Projekten. Oft fehlt der Vergleich. Hier zeigt die Trainerin, wie eine realistische Kostenschätzung aussehen kann.

Transkript

Kostenprobleme entstehen nicht nur dadurch, dass Dinge vergessen wurden. Die zweite, häufige Ursache für Kostenprobleme besteht darin, dass die Kosten nicht exakt genug geschätzt wurden. Das ist keine leichte Aufgabe. Denn wir versuchen die Kosten von Tätigkeiten und die Mittel, die wir für die Verrichtung dieser Tätigkeiten brauchen, abzuschätzen. Dabei sind uns diese Tätigkeiten anfangs noch mehr oder weniger fremd. Woher sollen wir also wissen, was das Projekt kostet? Zuweilen werfen bereits die Methoden zur Schätzung von Kosten Probleme auf. Eine dieser problematischen Methoden ist die Schätzung von Kosten mit Hilfe der Berechnung von Durchschnittswerten. Vielleicht wenden Sie jetzt ein "ist doch prima", dann habe ich eine Trefferquote von 50 %, in der Hälfte der Fälle werden die Kosten höher sein, in der anderen Hälfte niedriger. Leider stimmt das so nicht. Es gibt nur wenige Faktoren, die Ihre Kosten senken, aber viele, die sie in die Höhe treiben. Ob Sie nun zur Lösung einer Aufgabe doppelte Arbeit leisten müssen, ob Sie sich gezwungen sehen, den Lieferanten zu wechseln oder ob Sie aus Zeitdruck Überstunden machen müssen. Jede solche Änderung Ihres Planes verursacht Kosten, die Sie anfangs nicht einkalkuliert hatten. In vielen Fällen dürften Änderungen außerdem kaum dazu beitragen, Ihren ursprünglichen Plan zu verbessern. Wir müssen also damit rechnen, dass die Kosten im Laufe der Projektarbeit über den geplanten Verlauf hinaus ansteigen. Deshalb können Sie weder Durchschnittskosten annehmen, noch die geringsten denkbaren Kosten. Die Chance, dass Ihr Projekt Kosten am unteren Ende der Skala verursacht, ist sehr gering. Trotzdem fragen wir manchmal, wie billig kann es denn werden, wenn es richtig gut läuft. Antworten Sie auf keinen Fall, wenn wir wirklich Glück haben, dann genügen 20,000 Euro. Ihr Kunde wird Sie auf diesen Betrag von 20,000 Euro festnageln, und wenn Ihre Leistung dann später teurer wird, verfehlen Sie seine Erwartungen. Das wird er Ihnen mit großer Sicherheit vorwerfen. Das klingt fast so, als wäre der sichere Weg die Angabe der maximalen Kosten. Wenn wir maximale Kosten ansetzen, dann bekommen wir kein Kostenproblem. Richtig? Falsch, denn damit handeln wir uns ein anderes Problem ein, wir bekommen den Auftrag nicht. Hüten Sie sich davor, einem potentiellen Auftraggeber die maximalen Kosten für ein Projekt zu nennen. Er wird Ihre Strategie durchschauen. So geht es also auch nicht. Die Frage ist, womit arbeiten wir dann? Meine Empfehlung: Wählen Sie die Mitte zwischen den Durchschnittskosten und dem schlimmsten Fall. Das hört sich für Sie vielleicht nicht sehr wissenschaftlich an, aber der Realitätsgehalt dieser Formel ist statistisch belegt. Wenn Sie die Mitte zwischen dem Durchschnitt und dem schlimmsten Fall nehmen, dann liegen Sie in 90 % der Fälle richtig. Oder umgekehrt gesprochen, damit trägt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kosten höher ausfallen, nur bescheidene 10 %. Übrigens, wo wir gerade über 10 % sprechen? Manche Leute nehmen einfach den Durchschnitt und addieren 10 % dazu. Das wird nicht genügen. Wenn Sie auf der sicheren Seite sein wollen, sollten Sie die Mitte nehmen, die ich Ihnen gerade beschrieben habe. Eine abschließende Bemerkung zum Thema "Kostenschätzung": Manche Menschen halten es für unehrlich, einen Sicherheitspuffer einzubauen und fragen sich außerdem, ob Sie Ihren Kunden über diesen Prüfer informieren müssen. Ich finde, ein Sicherheitsprüfer ist völlig in Ordnung, Sie möchten schließlich eine verlässliche Schätzung abgeben. Nehmen wir einmal an, in Ihrem Projekt läuft alles rund und Ihre Kosten lägen am Ende unter dem Budget, das Sie Ihrem Kunden genannt haben. Klingt gut. Das Problem besteht aber darin, dass Sie vorher nicht wissen können, ob dieser Fall auch tatsächlich eintreten wird. Natürlich haben Sie am Ende des Projektes die Möglichkeit, Ihrem Kunden die geringeren Kosten zu berechnen, falls alles gut gelaufen ist. Ob Sie das tun, liegt bei Ihnen. Ich möchte Ihnen aber einen Hinweis dazu geben: Der Schlüssel liegt in der Frage, wer trägt das Risiko. Wenn Sie einen Pauschalpreis vereinbart haben, dann liegt das Risiko bei Ihnen. Wenn Sie zu hohe Kosten verursachen, zahlen Sie die Differenz. Bleiben Sie hingegen unter den geschätzten Kosten, so ist die Differenz Ihr Gewinn. Arbeiten Sie nach Stundenaufwand und die Basis Ihrer Kalkulation ist eine Schätzung zu Beginn, dann sollten Sie Ihrem Kunden eine realistische Abrechnung geben, wenn Sie weniger Stunden benötigt haben als erwartet, denn umgekehrt hätte er auch mehr bezahlt, wenn Sie länger gebraucht hätten. Aus meiner Sicht ist es wichtig, gleichgültig welche Form der Abrechnung Sie vereinbaren, dass Sie eine möglichst richtige Kostenschätzung abgeben, denn eine richtige Kostenschätzung bedeutet auch, dass Sie wettbewerbsfähig sind. Wer dauerhaft falsch kalkuliert, und das gilt nach oben, genauso wie nach unten, wird langfristig gesehen im Markt nicht bestehen. Zu hohe Kalkulationen bedeuten, dass Sie den Auftrag nicht bekommen, zu niedrige Kalkulationen bedeuten, dass Sie nicht in der Lage sind, Ihre eigenen Kosten zu decken und Gewinn zu erwirtschaften. Deshalb mein Tipp: Versuchen Sie beim nächsten Mal Ihr Projekt so zu kalkulieren, wie ich es gerade beschrieben habe. Ich bin sicher, Sie werden damit ziemlich richtig liegen.

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

1 Std. 14 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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