Visio 2013 Grundkurs

Kopieren und verknüpfen

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Zeichnungen aus Visio 2013 können ganz einfach in andere Programme eingefügt werden. Was Sie dabei jedoch beachten sollten, wenn Sie eine Zeichnung mit einem anderen Programm verknüpfen wollen, zeigt Ihnen dieses Video.
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Transkript

Nicht jeder hat Visio auf seinem Rechner. Visio gehört nicht zu dem Umfang des Microsoft Office-Standardpakets. Wenn Sie nun eine Visio-Zeichnung erstellt haben, abgespeichert haben und Sie nicht sicher sind, ob Ihr/e Kollege/in auch wirklich Visio auf ihrem Rechner hat, dann können Sie es trotzdem elektronisch weitergeben. Sie müssen es nicht ausdrucken und verschicken, indem Sie es in ein anderes Programm, eine andere Datei einfügen, von dem Sie sicher sind, dass er oder sie es auf dem Rechner hat. Beispielsweise Word, Excel oder PowerPoint. Um dies zu demonstrieren, habe ich eine kleine Zeichnung vorbereitet. Hier ein kleines Ablaufdiagramm, das ich nun beispielsweise in Word einfügen möchte. Es geht analog natürlich in Excel oder PowerPoint. Heißt: Ich markiere die Zeichnung oder die Teile der Zeichnung. Ich kopiere die Zeichnung. Ich öffne mein anderes Programm. Hier in dem Beispiel, Word. Und könnte es hier direkt einfügen. Oder auch an einer bestimmten Stelle, indem ich beispielsweise über 'Einfügen' eine Tabelle aufmache. Drei Spalten, zwei Zeilen um den Handbuch-Charakter eines Flussdiagramms zu erzeugen. Und nun möchte das Visio-Beispiel, diese Visio-Zeichnung in die mittlere untere Zelle einfügen. An der Stelle könnte ich es nun mit der rechten Maustaste einfach einfügen. Und Sie sehen das Ergebnis. Hier ist es schon in der Zeichnung drin. Wunderbar. Schon ist es drin. Angenommen Sie hätten einen Tippfehler gemacht, angenommen Sie möchten etwas ändern: Kein Problem. Markieren Sie diese Zeichnung mit einem Doppelklick. Starten Sie Visio durch Word hindurch. Sie sehen, der Rahmen gehört noch zu Word. Sie sind jetzt aber in Visio, wie Sie hier oben an dem Menüband erkennen können. Und um es ganz deutlich zu machen: Ich ändere mal die Füllfarbe eines dieser Shapes. Ich markiere ein Shape und fülle es, beispielsweise, mit der Farbe gelb und klicke wieder zurück nach Word, d.h. hier neben diese Zeichnung auf das Zeichenblatt. Hier ist es jetzt gelb. Analog hätte ich natürlich Text ändern können. Was ist mit meiner Originalzeichnung passiert? Antwort: Ich gehe wieder zurück nach Visio. Hier ist nichts passiert. Kopieren-Einfügen bewirkt, wie der Name schon sagt, dass ich eine Kopie von dieser Zeichnung erhalte, d.h. das Duplikat hat mit dem Original nichts zu tun. Die Kopie klappt ziemlich gut. Sollte es also einmal aus irgendeinem Grund doch nicht klappen, sollte es zu groß sein, ist doch mal eine Linie verhauen, dann hätten Sie auch die Möglichkeit diese Zeichnung hier zu markieren, diese Zeichnung zu kopieren in Word, das ich jetzt noch einmal öffne, hier an die entsprechende Textstelle zu klicken. Ich lösche mal die alte Zeichnung raus. Und nicht mit 'Einfügen' die Visio-Zeichnung einzufügen sondern über den Befehl 'Start', 'Einfügen', 'Inhalte einfügen'. Mit 'Inhalte einfügen ' haben Sie noch weitere Optionen neben Visio-Zeichnungen. Sie könnten es auch als Bitmap oder als allgemeines Bild einfügen, mit dem Vor- oder Nachteil, wie Sie sehen, dass der Kollege dieses Bild jetzt nicht mehr ändern kann, d.h. ein Doppelklick gelangt jetzt nicht mehr zu Visio sondern er würde vielleicht ein Bildeditor aufmachen in dem ich die Schärfe, die Helligkeit ändern kann, aber eben nicht mehr diese Visio-Zeichnung. Ist es Ihnen aufgefallen? Wenn Sie hier dieses Bild mit dem Befehl 'Start' einfügen, 'Einfügen', 'Inhalte einfügen', dann ist die Option 'Verknüpfung' ausgegraut. Wieso denn das? Das ist ein ganz merkwürdiger Mechanismus in Visio. Sie können natürlich diese Visio-Zeichnung von Visio trotzdem mit Word, Excel, PowerPoint verknüpfen. Da müssen Sie wie folgt vorgehen: Ich markiere in Visio meine Shapes. Es genügt leider nicht, dass Sie die Shapes einzeln markieren. Die Shapes müssen gruppiert sein, d.h. ich muss hier, diesen Shapes, die Option 'Gruppieren' zuweisen. Diese Shapes werden gruppiert zu einer einzigen Gruppe zusammengefügt. Jetzt sehen Sie so viel wie ein Shape. Und dieses eine Shape, das kann ich jetzt, nächster Schritt, kopieren. Und wenn ich jetzt noch einmal zu Word wechsele, kann ich jetzt diese eine Gruppe, dieses eine, für den Rechner ist es ein Shape, 'Start', 'Einfügen', 'Inhalte einfügen', hier verknüpfen. Etwas merkwürdig, seltsam, aber wenn man weiß, wie es funktioniert, kein Problem. Also Sie müssen es markieren, gruppieren, kopieren und dann können Sie mit einem anderem Programm diese Gruppe als Verknüpfung eben einfügen. Ich zeige Ihnen mal, wie's funktioniert. Sieht genauso aus wie im ersten Schritt, im Rüberkopieren. Aber wenn ich jetzt in dem Original etwas ändern würde, ich mache auch hier mal eine Farbe, sieht man ganz deutlich, ich mache mal eine rote Farbe, wechsele wieder in mein Word, ein Erstaunen: Es ist ja gar nicht rot. Es ist doch verknüpft. Warten Sie einen kleinen Moment. Drei, zwei, eins, und wie Sie sehen: Jetzt kommt die Farbe. Etwa nach fünf Sekunden Verzögerung werden diese Informationen aktualisiert. Achtung natürlich, jetzt müssen Sie die Originaldatei speichern. Die dürfen Sie nicht mehr löschen. Die dürfen Sie nicht mehr umbenennen. Die dürfen Sie nicht mehr verschieben oder den Ordner umbenennen oder Ähnliches, weil Word jetzt auf diese Datei zugreift und ein Verschieben, ein Umbenennen hätte eben Folgen für die für die rein verknüpfte Datei. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie eine Visio-Zeichnung von Visio in ein anderes Programm kopieren können. Umgekehrt geht es natürlich genauso. Ein Excel-Diagramm nach Visio, eine Word-Tabelle nach Visio, oder Ähnliches. Habe Ihnen auch gezeigt, worauf Sie achten müssen, wenn Sie diese Diagramm verknüpfen wollen. Sie müssen es nämlich zuerst gruppieren und dann kopieren. Dann erst klappt die Verknüpfung.

Visio 2013 Grundkurs

Erlernen Sie in diesem Grundlagen-Training für Visio 2013 alle wesentlichen Arbeitstechniken, um anschließend logische oder physische Sachverhalte visualisieren zu können.

5 Std. 9 min (47 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.08.2013

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