Excel: Daten aufbereiten

Kopieren und einfügen

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"Kopieren und Einfügen" ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, um Daten von einer Datei in eine andere zu verschieben. Allerdings können einige Tücken dahinter lauern.
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Transkript

Kopieren kann jeder. Sicher? Ganz so einfach ist es nicht immer. Ich habe hier ein kleines Word-Dokument mit ein bisschen Text und ein paar Tabellen. Wunderbar. Man könnte sich nun vorstellen, dass diese Datei wächst und wächst und dass vielleicht Berechnungen dazu kommen oder dass das Ganze doch lieber in Excel gehalten werden soll. Kein Problem. Ich klicke in das Word-Dokumente, "Strg+A", kopiere das ganze Dokument, öffne mein Excel und füge es dort in eine neue leere Excel-Datei ein, "Einfügen", und stelle dann mit Erstaunen fest: "Oh, die Zahlen, die waren aber vorher nicht drin." Schauen wir nochmal in Word nach. Was ist hier passiert? Tatsächlich, Word hat die Information "1700043E15" umgewandelt, indem er aus dem "E" ein Hoch macht, ein Exponential macht. Excel kennt die Schreibweise, ich zeige es nochmal. Excel kennt die Schreibweise. Sie können hier "1,5e10" schreiben. Das bedeutet, 1,5 mal 10 hoch 10. Und Sie sehen hier, rechtsbündig, Zahl, das hat er verstanden. Und eben diese Zahl wird interpretiert als das, was Sie da sehen. Bei den vier Zahlen nun, das wäre kein Problem. Das könnte man schnell neu tippen. Aber stellen Sie sich 40.000 Zahlen vor. Die werden Sie natürlich nicht neu tippen. Nun, dafür gibt es eine Lösung. Und die zeige ich Ihnen, wie man sowas machen könnte. Ich schließe das Ganze mal. Sie können nämlich das Word-Dokument als Text-Dokument speichern. Ich kann hier über "Datei "Speichern unter" "Durchsuchen" einen Ordner mir aussuchen und das Ganze nun nicht als Word-Dokument, sondern eben als reines Text-Dokument speichern. Okay, speicher mal bitte. Dann fragt er mich natürlich, in welchem Format. Er schlägt mir Windows vor. Windows passt. Windows ist wunderbar. Und schreibt die Informationen in dieses reine Text-Dokument rein. Formatierungen gehen natürlich dabei verloren, aber das interessiert mich nicht. So, ein Text-Dokument kann ich ja in Excel öffnen. Das heißt, ich starte mal Excel und öffne dort nun mit "Datei "Öffnen" "Durchsuchen" aus dem entsprechenden Ordner, hier ist es schon, die entsprechende Text-Datei. "Öffnen", ups, der erste Fehler. Es war natürlich Absicht. Die Datei ist noch offen. Obwohl ich eigentlich das Word-Dokument ins Textformat exportiert habe, wandelt er das jetzige offene Format um in ein Text-Dokument. Sie sehen, eigentlich bin ich in dem Text-Dokument, obwohl Sie noch die Tabelle so richtig sehen. Das heißt mit anderen Worten, ich muss hier Word schließen. Möchte ich das behalten? Nein, das möchte ich natürlich nicht behalten. Und öffne noch einmal Excel. Ein zweiter Versuch. "Datei "Öffnen" "Durchsuchen". Diese Datei brauche ich, öffne mal bitte. Er fragt: "Gibt es ein Trennzeichen?" Ja, bitte, ich vermute schon. Ich glaube, der Tabstopp ist. Ach, probieren das einfach mal weiter. Und "Fertig stellen". Okay, und jetzt stelle ich fest, erstens, er hat mir die Tabelle zerschossen. Zweitens, das Problem mit dem "E" ist natürlich hier nicht gelöst. Nein, da müssen wir nochmal ran. Das muss ich anders lösen. Und zwar muss ich in dem Word-Dokument, Ich mache es hier nochmal auf, die Tabellen in tabulatorgetrennte Tabellen umwandeln. Word bietet die Möglichkeit über "Layout", aus solchen Tabellen die Tabellen in Text zu konvertieren. Oder ganz genau, nicht diese Wordtrenner, sondern andere Trennzeichen beispielsweise Tabstopp, oder es würde auch gehen, Semikolon. Tabstopps einzufügen, "OK". Und dann sehen Sie die Tabelle eben in diesem Format. Noch einmal. Auch die Tabelle soll unter "Layout" umgewandelt werden in eine Text-Tabelle. Es ist natürlich nicht reiner Text, sondern gemeint ist, ich habe hier andere Trennzeichen. "Layout" "In Text konvertieren", auch hier nehmen wir Tabstopps. Natürlich überall. "Layout" und nochmal "In Text konvertieren". Haben wir noch eine, oh ja, da ist noch eine. "Layout", auch du wirst konvertiert. Sonst stehen die Daten untereinander. Ja, jetzt sieht es ganz gut aus. Jetzt noch ein Versuch, ich speichere dich erneut. "Datei" "Speichern unter" in diesen Ordner, auch wieder als reines Text-Dokument mit dem Namen. Das wird natürlich überschrieben. Bitte ersetze mal die alte Datei. Auch hier wieder "Windows (Standard)" ist prima. Ich schließe das Dokument. Ich öffne das Dokument in Excel, starte mal Excel. "Datei" "Öffnen" "Durchsuchen", wähle mir diese Datei aus. Diese Datei, öffne sie mal. Ich habe ein Trennzeichen, "Weiter". Richtig, mein Trennzeichen ist der Tabulator. Aber Achtung, die Tabelle war etwas weiter unten. Da kommt sie ja schon. Und hier sehe ich auch schon meine E's, sehe ich die hier schon. Schau mir das Ganze an. Nun egal, ich habe ja reine Informationen. Das heißt, ich kann natürlich hier an der Stelle die Spalten als solche kennzeichnen. Ich kann im nächsten Schritt "Weiter", weiter unten, jetzt muss ich ein bisschen suchen. die Spalten nicht als Standard formatieren, sondern die Spalten jeweils als Text umwandeln. Damit sind wir auf der sicheren Seite und damit lässt er mir auch diese E's in Frieden und wandelt sie nicht in Zahl um, also in Potenzzahlen. "Fertig stellen", und jetzt sehen Sie hier E, E, E. Das hat er prima gemacht. Das waren in dem Beispiel zwar die Einzigen. Aber exemplarisch, glaube ich, wird klar, was man machen muss. Also, wenn Sie aus anderen Systemen etwas rüberkopieren, aufpassen. Excel verwandelt manchmal, wenn Punkte, wenn E's, wenn Komma, wenn Bindestrich, wenn Schrägstrich drin ist, dies in andere Informationen. Er versucht zu interpretieren, ob er das als Zahl, als Datum, als Uhrzeit und so weiter versteht, und würde dann die Information natürlich kaputt machen. Der Trick über das Textformat klappt meistens, weil solche Text-Dateien können Sie in jedem Text-Editor bearbeiten oder auch in Word natürlich, und können dort mit "Suchen und ersetzen" oder auch mit "Tabelle umwandeln" die Daten ins entsprechende Format bekommen, damit Sie sie in Excel vernünftig importieren und weiter verarbeiten können.

Excel: Daten aufbereiten

Erfahren Sie, wie Sie effizient und zielsicher importierte Daten für die Weiterverarbeitung aufbereiten.

2 Std. 3 min (30 Videos)
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