SharePoint Online Grundkurs

Kontaktliste anlegen und mit Outlook verbinden

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Damit Ihre Projekt- oder Arbeitsgruppenmitglieder laufend über die aktuellen Kontaktinformationen aller Beteiligten verfügen, können Sie SharePoint-Kontaktlisten anlegen und diese mit Outlook verbinden.
06:04

Transkript

Die SharePoint Liste "Kontakte" können Sie mit Ihrem Outlook verbinden und ihre dort gespeicherten Kontakte per Drag and Drop in die SharePoint Kontaktliste ziehen. Damit können Sie bereits bestehende Kontakte in der SharePoint Liste anzeigen lassen und ihren Teammitgliedern zur Verfügung stellen. In diesem Video möchte ich Ihnen die Kontaktliste vorstellen. Die Kontaktliste selbst besteht aus den beiden Registerreitern "Elemente" und "Liste". Über das Register "Elemente" haben Sie die Möglichkeit ein neues Element, einen neuen Kontakt hinzuzufügen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, wenn Sie hier im unteren Bereich einen Kontakt markiert haben, Elemente anzeigen zu lassen, oder eben halt Elemnte auch zu bearbeiten und Sie können eben auch Kontakte aus der Kontaktliste löschen. Über das Register "Liste" haben Sie die Möglichkeit andere Ansichten zu erstellen, beziehungsweise auch in die Quick Edit zu wechseln, damit Sie hier im unteren Bereich innerhalb der Liste arbeiten können, wie in einer Excel Tabelle, dass Sie direkt über den Browser Eingaben vornehmen können. Sie kommen aber auch hier in die Einstellungen der jeweiligen Kontaktliste. Zusätzlich bietet auch das Register "Liste" die Gruppe "verbinden" und "exportieren", "die Verbindung mit Outlook herstellen". Das bedeutet, dass Sie diese Kontaktliste mit Outlook verbinden können und bereits bestehende Kontakte in ihrem persönlichen Outlook hier in die SharePoint Liste kopieren können. Direkt in der Liste haben Sie die Möglichkeit hier über den Link "neues Element" einen neuen Kontak zu erstellen. Das sind sehr sehr viele Felder, die Sie ausfüllen können und ich werde das jetzt einmal machen. [typing] Sie sehen es wird jetzt auch hier nicht, so wie in Outlook dann automatisch übernommen, dass der vollständige Name angezeigt wird. Das heißt ich müsste das jetzt nochmal hier eintragen. [typing] Aber wie gesagt, die Kontakte lassen sich auch in Outlook einpflegen. Ich speicher das Ganze einmal. Und Sie sehen der neue Kontakt wird hier aufgelistet. Wenn ich diesen jetzt anklicke und ich wechsle über das Register "Elemente", dann werden mir die Befehle auch angezeigt, so dass ich beispielsweise den Kontakt anzeigen lasse, oder nochmal bearbeite, oder eben halt den Kontakt löschen kann. Ich wechsle einmal in das Register "Liste" und stelle eine Verbindung mit Outlook her. Ich erhalte wieder ein Dialogfeld, wo ich das Ganze zulassen muss. Und ich muss noch einmal bestätigen, dass ich das Ganze mit Outlook verbinden möchte. Ich lande direkt in meinen Kontakten, in meinen persönlichen Kontakten und im oberen Bereich sehe ich meine Kontaktliste, also das sind meine persönlichen Kontakte, die ich hier eingepflegt habe, und unter "andere Konakte" sehe ich jetzt Projekt SharePoint. Also aus meiner Projekt Website SharePoint Online sind jetzt hier die Kontakte und Sie sehen auch, der Thomas Jancke ist jetzt hier eingetragen. Möchte ich jetzt Kontakte, die ich bei mir in der persönlichen Kontaktliste abgelegt habe in die SharePoint Liste bringen, dann kann ich jetzt direkt diesen Kontakt Johannsen Andre, hier per Drag and Drop in die Kontaktliste ziehen. Der Herr Johannsen ist jetzt auch in der SharePoint Website in der Liste "Kontakte" vorhanden. Ich wechsle nochmal zu SharePoint, bestätige hier noch einmal die F5 Taste zum aktualisieren uns Sie sehen, der Herr Johannsen wurde hier jetzt auch aufgenommen. Ein ganz wichtiger Hinweis noch einmal, wenn Sie mit Outlook arbeiten, und hier Kontakte einpflegen. In den Outlook Kontakten haben wir die Möglichkeit im unteren Bereich, hier bei Website Adresse auch den Internet Auftritt dieser Firma, oder der Personen hinzuzufügen und wenn Sie das in Outlook hier, nur mit www eingeplegt haben, dann werden die Kontakte nicht nach SharePoint übertragen. Denn SharePoint benötigt bei der Eingabe der Web Adresse immer das http davor, also http:// . Das ist ganz ganz wichtig und dan www . Nicht das Sie sich wundern, wenn Sie Kontakte in Outlook per Drag and Drop in die SharePoint Liste ziehen möchten und Sie stellen fest Kontakte werden einfach nich übernommen, dann schauen Sie einfach mal im Outlook Kontakt, ob Sie dort auch http vorweg, als Web Adresse eingeben haben. Und auch ein weiterer wichtiger Hinweis, die Kontakte die ich jetzt bei mir in den persönlichen Kontakten habe und angenommen ich ändere jetzt hier in diesem Kontakt die Telefonnummer, oder die Email Adresse, weil Sie sich geändert hat, dann wird das nicht automatisch hier in der SharePoint Kontaktliste übernommen. Also in dem Fall müsste man doppelt die Einträge pflegen. Dennoch ist die Kontaktliste wirklich hilfreich, gerade wenn es darum geht, wenn Sie in Projekten arbeiten und dort auch mit externen Leuten zusammenarbeiten, dass eben im Projektteam wirklich alle Kontakte angezeigt werden. Wenn externe Mitarbeiter bei Ihnen Zugriff auf die Projekt Website besitzen, dann können Sie hier auch alle Projektmitglieder bitten diese Kontaktdaten immer aktuell zu halten.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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