Office 2013 lernen

Kontaktgruppen erstellen

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Mit einer Kontaktgruppe können Sie E-Mails und Besprechungseinladungen an mehrere Personen senden, ohne jeden Namen jedes Mal einzeln erneut eingeben zu müssen.

Transkript

Möchten Sie eine E-Mail immer an die gleiche Gruppe von Personen senden? In diesem Video lernen Sie, Kontaktgruppen zu erstellen. Seit Outlook 2010 werden diese nicht mehr "Verteilerlisten" genannt, sondern "Kontaktgruppen". Klicken Sie in die "START"-Registerkarte und Sie sehen hier in der Gruppe "Neu", die Schaltfläche "Neue Kontaktgruppe". Legen Sie nun den Namen der Kontaktgruppe fest. Ich nenne diese "Reiseinformationen". Sie haben jetzt die Gelegenheit, Mitglieder hinzuzufügen. In der Gruppe "Mitglieder" finden Sie die Schaltfläche "Mitglieder hinzufügen" mit drei verschiedenen Möglichkeiten. Sie können Mitglieder aus Outlook-Kontakten hinzufügen, aus dem Adressbuch, oder einen neuen E-Mail-Kontakt direkt hier eingeben, der nachher in Ihren Kontakten zum Beispiel auch gespeichert ist. Ich starte hier mit den Outlook-Kontakten, also meinen persönlichen Kontakten. Wählen Sie die Mitglieder aus. Sie sehen, die werden hier angezeigt. Und bestätigen Sie dies mit "OK". Klicken Sie erneut auf "Mitglieder hinzufügen", "Aus Adressbuch". Und wählen Sie noch weitere Personen hier aus dem Adressbuch, sofern dies vorhanden ist. Ich bestätige mit "OK" und nun möchte ich noch eine zusätzliche Person direkt neu eingeben. Klicken Sie erneut auf "Mitglieder hinzufügen" und wählen Sie hier "Neuer E-Mail-Kontakt". Sie sehen, hier können Sie den Namen eingeben, die E-Mail-Adresse und das Häkchen "Zu den Kontakten hinzufügen" ist standardmäßig schon gesetzt. Ich gebe einen Namen ein und die E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf "OK", um den Kontakt einzugeben. Sie sehen, er ist jetzt hier auch in der Kontaktgruppe drin. Die Kontaktgruppe ist nun erfasst. Klicken Sie hier auf "Speichern & schließen". Sie sehen hier, Claudia Müller ist jetzt zusätzlich als Kontakt erfasst. claudia.mueller@test.ch, das ist das, was ich vorher eingegeben habe. Und hier hab ich die Kontaktgruppe "Reiseinformationen" mit den Mitgliedern, die werden auch direkt rechts angezeigt. Und Sie sehen den Unterschied, hier ist bloß eine Person und hier haben Sie mehrere Personen, das sind eben die sogenannten "Kontaktgruppen". Wie wenden Sie diese Kontaktgruppe nun an? Klicken Sie auf "E-Mail", hier auf "Neue E-Mail". Und geben Sie jetzt den Namen der Kontaktgruppe ein. Sie sehen, das wird automatisch bereits übernommen. Oder Sie können auch hier zum Beispiel "Namen überprüfen" anklicken. Dann haben Sie den Namen bereits eingefügt. Und Sie sehen jetzt das Plus vorne dran, wenn ich da drauf klicke, sagt er mir, "Wenn Sie die Liste erweitern, wird die Liste von Outlook durch die Mitglieder ersetzt und sie kann anschließend nicht mehr reduziert werden". Das bedeutet, dass jetzt, wenn ich "OK" klicke, die einzelnen Namen angezeigt werden. Das spielt aber keine Rolle, da der Empfänger sowieso alle Namen sieht, solange Sie es im "An"-Feld eingeben. So kann ich wunderbar die Kontakteliste nutzen. Wenn ich jetzt eine Person nicht benötige für diese E-Mail, kann ich sie hier anklicken, und mit "Entfernen" für dieses eine Mal aus der Mail-Liste löschen. Wenn Sie die Kontaktgruppe das nächste Mal nutzen, wird jetzt Claudia Müller wieder mit dabei sein. Eine Kontaktgruppe kann nicht nur beim Senden von E-Mails genutzt werden, sondern auch bei Kalendereinträgen. Klicken Sie hier auf den Kalender. Ich möchte eine Einladung versenden, zum Beispiel um 11:00 Uhr, am 6. März. Wähle hier die Schaltfläche "Neue Besprechung". Sie sehen, das "An"-Feld ist bereits drin. Ich gebe jetzt "Reiseinformationen" ein, also den Namen der Kontaktgruppe, übernehme mit "Enter", und jetzt kann ich auch hier mit dem Plus die Personen öffnen. Er sagt mir wieder, wenn ich die Liste erweitere, kann ich sie nicht mehr reduzieren. Ich bestätige die Meldung mit "OK". Sie können natürlich auch sagen "Diese Meldung nicht mehr anzeigen". Und jetzt haben Sie die einzelnen Personen drin. Sie können wunderbar jetzt die Einladung versenden. Natürlich "Betreff" und "Ort" eingeben und hier entsprechend anpassen. Aber das geht sehr schnell, weil ich die Einzelpersonen nicht separat tippen muss. Ich schließe den Bereich wieder. Klicken Sie erneut auf "Personen". Hier sind die Reiseinformationen erfasst und hier die verschiedenen Kontakte. Claudia Müller hat jetzt eine neue E-Mail-Adresse erhalten. Das heißt, ich möchte das im Kontakt direkt ändern. Öffnen Sie den Kontakt mit einem Doppelklick. Und hier haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse zu ändern. Das ist nicht mehr @test.ch, sondern @bluewin.ch. Speichern Sie. Das ist hier angepasst. Jetzt ist Claudia Müller ja auch in der Kontaktgruppe mit drin. Ich klicke doppelt auf "Reiseinformationen". Und jetzt sehen Sie hier, das hat sich nicht angepasst. Das bedeutet, wenn Sie im Nachhinein einen Kontakt ändern, wird diese Änderung nicht automatisch in den jeweiligen Kontaktgruppen angepasst. Sie müssen das manuell machen, beziehungsweise Sie müssen hier in der Kontaktgruppe sagen, "Jetzt aktualisieren". Ich klicke auf diese Schaltfläche, und Sie sehen, jetzt wurde das angepasst, auf @bluewin.ch. Aber ich muss das wirklich auch anklicken. Sie können nun wieder speichern und schließen. Noch eine weitere Information. Wenn ich jetzt Claudia Müller aus den Kontakten lösche. Ich drücke "Entfernen" und öffne nun erneut die Kontaktgruppe "Reiseinformationen" mit einem Doppelklick. Sie sehen, Claudia Müller ist hier immer noch drin. Es ist wichtig, dass Sie hier separat sagen "Mitglied entfernen". Das reicht nicht, wenn Sie nur den Kontakt löschen. Ich klicke hier jetzt auf "Mitglied entfernen". Jetzt ist die Liste angepasst, und jetzt kann ich wieder speichern und schließen. Also Sie sehen, vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktgruppen jeweils auch zu aktualisieren. In diesem Video haben Sie gesehen, wie Sie Kontaktgruppen verwalten und auch äußerst praktisch anwenden können.

Office 2013 lernen

Machen Sie sich in wenigen Stunden fit für Office 2013 und konzentrieren Sie sich dabei auf die wesentlichen Vorgehensweisen in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote.

6 Std. 57 min (109 Videos)
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