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Outlook 2013 Grundkurs

Kontakte suchen, weiterleiten

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Es besteht die Möglichkeit, nach bestehenden Kontakten im Modul Personen zu suchen, Details zu Personen an andere E-Mail-Empfänger weiterzuleiten sowie Kontakte aus dem Adressbuch zu löschen.
06:32

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Personen suchen, die Kontakte teils an andere weiterleiten oder einen Kontakt löschen. Wie in allen anderen Outlook-Modulen auch, haben Sie im oberen Bereich die Suchleiste. Sobald ich in die Suchleiste hineinklicke, erscheint im Menüband das Register Suchen mit den Suchtools. Im Bereich Verfeinern können Sie die Suche durch bestimmte Bedingungen verfeinern. Bspw. könnten Sie hier über die Schaltfläche Mit Telefon auswählen, ob die Person eben halt einen privaten Anschluss mit angegeben hat. Dann gibt es hier noch die Schaltfläche Mit Adresse, da könnten Sie z. B. Personen auch über die Chat-Adresse suchen oder eben über Weitere können Sie bspw. auch nach Abteilungen suchen. Es gibt hier verschiedene Möglichkeiten, die Suche einzuschränken. In diesem Beispiel suche ich einmal die die Kollegen von video2brain (Mausklicken) und Sie sehen, je mehr ich eingebe an Buchstaben, desto kleiner wird die Auswahl hier im unteren Bereich. Da ich bei der Andrea Fröhlich die E-mail-adresse des Trainers von video2brain eingegeben habe, wird mir die Andrea Fröhlich hier auch aufgelistet. Das bedeutet aber auch, das nicht nur video2brain eingegeben sein muss, sondern auch anhand der E-mail-adresse, weil hier hinten eben halt der Zusatz ist, ist die Suche doch sehr umfangreich. Sobald Sie fündig geworden sind, können Sie den Kontakt direkt anklicken, auswählen, Sie sehen, das Menüband verändert sich, die Suchtools bleiben im Hintergrund noch offen, das bedeutet, wenn ich hier wieder auf Suchen klicke, bin ich wieder direkt im Register Suchen. Ich klicke aber jetzt noch einmal in das Register Start und wenn ich jetzt bspw. die Kontaktdaten von Frau Fröhlich weiterleiten möchte, könnte ich auch über das Register Start in der Gruppe Freigeben den Kontakt weiterleiten. In diesem Fall möchte ich gerne die Visitenkarte weiterleiten an einen Kollegen, da er zukünftig für die Kundin zuständig ist. Ich klicke direkt auf als Visitenkarte, es öffnet sich eine neue E-mail-Nachricht und Sie sehen, im Anhang wurde jetzt einmal hier bei Angefügt eine Visitenkarte hinzugefügt und auch direkt im Nachrichtentext. Die Visitenkarte im Nachrichtentext muss man nicht übernehmen, man kann sie anklicken und entfernen. In diesem Fall reicht es aus, dass eben halt die Visitenkarte als Anlage hinzugefügt wurde. Wenn ich nun die Anlage doppelt anklicke, öffnet sich das Formular Kontakt. Der Kollege, der diese Information erhält, braucht dann nur einmal auf Speichern & schließen klicken und schon wurde dieser Kontakt zu seinen Kontakten, bzw. Personen in Outlook hinzugefügt. Ich schließe noch einmal dieses Formular. Um den Kontakt weiterzuleiten, bräuchte ich nun nur noch einmal den Kollegen auswählen, oder die Kollegin, könnte noch einen kleinen Text schreiben (Tippgeräusche) und bräuchte dann nur einmal auf Senden klicken. Hier noch ein kurzer Hinweis was die Nachverfolgung angeht. Auch Personen können Sie zur Nachverfolgung kennzeichnen, sodass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine Person erinnert werden. Wenn Sie bspw. eine Person zu einer bestimmten Zeit anrufen möchten. Sie kennen das, Sie rufen in einem Unternehmen an und es heißt, der Ansprechpartner ist im Urlaub, dann können Sie entsprechend diese Kontaktperson zur Nachverfolgung kennzeichnen und nach dem Urlaub entsprechend sich erinnern lassen und dann die Person anrufen. Im Register Start des Menübandes finden Sie im hinteren Bereich die Kategorien, die Gruppe und dort gibt es die Schaltfläche Nachverfolgung und Sie können hier auch eine Erinnerung hinzufügen. Sobald ich darauf drücke, öffnet sich ein Dialog und jetzt kann ich festlegen, wann ich an diesen Kontakt erinnert werden möchte. Und ich kann auch die Erinnerungsfunktion einschalten, dass morgens dann gleich ein Erinnerungsfenster erscheint. Dafür setzte ich die Uhrzeit wieder auf 7:30 Uhr und ich klicke auf OK. In dem Fall lösche ich erneut die Suche, hier oben steht immer noch Video drin, ich lösche das kurz raus, sodass mir wieder alle Kontakte angezeigt werden. Wenn Sie nun einen davon löschen möchten, dann wählen Sie diesen Kontakt einmal aus und über das Menüband-Register Start in der Gruppe Löschen, sehen Sie die Schaltfläche Löschen und sobald Sie drauf klicken, wird der Kontakt auch tatsächlich komplett gelöscht. Sie können den Kontakt im Augenblick noch wieder herstellen, er befindet sich jetzt -- ich wechsel noch einmal ganz kurz hier in das Modul E-mail -- und dort gibt es den Ordner Gelöschte Elemente. Hier oder da, möchte ich den Kontakt wieder herstellen, klicke ihn mit der rechten Maustaste an, wähle im Kontext-Menü Verschieben, wähle im unteren Bereich In anderen Ordner und hier kann ich Kontakte wieder wählen und ich bestätige mit OK. Aus dem Ordner Gelöschte Elemente ist die Person jetzt verschwunden, ich wechsel noch einmal direkt in meine Personen und hier ist der Michael Muster wieder. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Kontakte suchen können, an eine andere Person weiterleiten oder Kontakte auch löschen können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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