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Kontakte hinzufügen

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Fügen Sie Kontakte zu Ihrem persönlichen Adressbuch hinzu oder speichern Sie aus einer E-Mail die Kontaktinformationen.
07:47

Transkript

Mit dem Modul "Personen" verfügen Sie über ein persönliches Adressbuch. Sie können neue Personen anlegen oder aus anderen Elementen hinzufügen. Wie das Ganze funktioniert, erkläre ich in diesem Video. Zum einen lassen sich Kontakte über das Register "Start" in der Gruppe "Neu" über die Schaltfläche "Neuer Kontakt" hinzufügen. Es öffnet sich ein Formular, welches bei mir schon im Vollbildmodus dargestellt wird. Das empfehle ich, dass Sie das Fenster also nicht verkleinert darstellen lassen, sondern eher im Vollbildmodus. Dann sehen Sie auch alle Befehle, die Ihnen hier angeboten werden. Und hier möchte ich Ihnen kurz etwas zu den Eingabefeldern erklären. Im Bereich "Namen" geben Sie den Vor- und den Nachnamen ein, wenn der bekannt ist. Im Bereich "Speichern unter", da habe ich die Möglichkeit, über den Dropdown-File auszuwählen, wie der Kontakt gespeichert werden soll: entweder nach Nachname zuerst oder zuerst nach Vorname oder den Firmennamen. Und hier ist meine Empfehlung, dass Sie sich hier für ein Format entscheiden, denn wenn Sie verschiedene Personen mit verschiedenen Speicherformaten ablegen, entsteht Chaos in Ihrer Kontaktliste. In diesem Fall übernehme ich das so. Im Bereich "E-Mail-Adresse" könnte ich jetzt eine E-Mail-Adresse eingeben. Ich lasse das in diesem Fall, aber wenn jetzt eine Person über mehrere E-Mail-Adressen verfügt, dann hätten Sie die Möglichkeit, hier mehrere E-Mail-Adressen auch festzulegen. Ich klicke jetzt wieder hier in einen freien Bereich, damit sich das Menü schließt. Darunter "Anzeigen als" ist dann die Adresse beziehungsweise die E-Mail-Adresse, die dem Kontakt als Haupt-E-Mail-Adresse zugewiesen wird. Im Bereich "Webseitenadresse", da haben Sie die Möglichkeit, den Internet-Auftritt der Person anzugeben. Bei "Chatadresse" können Sie ebenfalls die E-Mail-Adressen eingeben, falls die Personen mit Skype oder Skype for Business in Verbindung stehen und diese Programme nutzen. Im Bereich "Telefonnummer", da haben Sie die Möglichkeit, auch mehrere Nummern anzugeben. Also, sobald ich auf den Dropdown-File klicke, sehen Sie hier eine Riesenauswahl. Nur als Tipp wenn Sie jetzt einen Kontakt eingeben und Sie haben angenommen nur die Mobiltelefon-Nummer, dann wählen Sie die bitte zuerst aus, und schreiben Sie dann hier rein, wenn Sie zuerst geschäftlich belassen und hier eine Nummer eingeben und dann wechseln, dann wird dieses Feld wieder frei, also immer erst im linken Bereich auswählen und dann die Nummer eingeben. Ebenso können Sie auch noch die private Nummer eingeben, die Fax-Nummer oder Mobiltelefon-Nummer. Im unteren Bereich, bei "Adressen" zählt es genauso. Also, wenn Sie hier die geschäftliche Adresse haben, können Sie direkt hier im Eingabefeld die geschäftliche Adresse nochmal eingeben. Wenn Sie die private Adresse habe, wählen Sie die zuerst aus und geben dann die Adresse ein. Noch ein Hinweis hier. Wenn Sie die Adresse eingegeben haben und in Ihrem System die Verbindung zu den Bing-Karten eingerichtet ist, dann können Sie auch direkt hier auf "Karte" klicken, dann öffnet sich der Internet Explorer, und Sie haben dann entsprechend eine Karte, wo Sie direkt schauen können, wo die Person denn aufzufinden ist. Wenn Sie mit dem Kontakt vernetzt sind, dann wird hier automatisch auch ein Kontaktbild angezeigt. Sie hätten aber auch die Möglichkeit, hier direkt drauf zu klicken und ein Kontaktbild hinzuzufügen. Die Visitenkarte lässt sich auch individuell gestalten. Wenn ich hier doppelt drauf klicke, öffnet sich dieser Bereich, und dann hätte ich die Möglichkeit, das Bild, wenn hier eins vorhanden wäre, oben, unten, links oder rechts einblenden zu lassen. Ich habe im mittleren Bereich die Möglichkeit, den Text, der mir jetzt angezeigt wird, zu formatieren. Ich könnte den größer darstellen, fett, kursiv, unterstrichen, in einer anderen Schriftfarbe. Aber in diesem Fall möchte ich hier gar nichts übernehmen und auch nichts vornehmen. Deshalb gehe ich hier einmal auf "Abbrechen". Und im Bereich "Notizen" habe ich die Möglichkeit, mir zu meinem Kontakt bestimmte Notizen aufzuschreiben, die ich dann später auch über den Kontakt abrufen kann. Sie können auch weitere Informationen zu einem Kontakt festlegen, und zwar über das Register "Kontakt" in der Gruppe "Anzeigen". Da gibt es einmal die "Details". Und hier könnten Sie zum Beispiel die Abteilung des Büros festlegen oder eben halt den Vorgesetzten oder die Assistentin. Und möchte ich jetzt hier wieder zurück in die allgemeine Kontaktinformation, klicke ich hier direkt auf die Schaltfläche "Allgemein". Dann bin ich wieder hier in meinem normalen Kontaktformular. In diesem Fall speichere ich einmal den Kontakt und zwar auch über das Register "Kontakt" in der Gruppe "Aktionen" über die Schaltfläche "Speichern & Schließen". So mein Kontakt wird jetzt hier direkt angezeigt. Es gibt jetzt noch eine andere Möglichkeit, Kontaktinformationen hinzuzufügen, zum Beispiel über eine E-Mail. Dazu wechsele ich einmal in das Modul "E-Mail", und ich habe jetzt hier gerade meine Kollegen geöffnet. Und wenn der Lesebereich rechts angezeigt wird, dann habe ich hier die Möglichkeit, mir die Visitenkarte hier anzeigen zu lassen. Und über diesen File nach unten kann ich die Visitenkarte öffnen, und ich brauche jetzt nur einmal auf die Schaltfläche "Speichern" klicken, und schon wurde der Kontakt innerhalb meiner Kontakte beziehungsweise Personen hinzugefügt. Wenn der Kontakt ebenfalls über Out-Log verfügt und die Kontaktdaten richtig gepflegt sind, dann werden auch die Verseinformationen hier in diesem Bereich angezeigt, wenn man den Kontakt öffnet, und schauen Sie, hier gibt es einmal das Register "Kontakt" und einmal das Register "Notizen". Das wäre jetzt im Endeffekt die Möglichkeit, die Notizen abzurufen, die man auch im Kontaktformular eingeben kann. Wie Sie Kontakte erstellen oder aus einer E-Mail übernehmen können, habe ich Ihnen in diesem Video erklärt.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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