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Access 2016: Aktionsabfragen

Komplexe Anfügeabfrage erstellen

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Beim Import von Daten ohne passende Fremdschlüssel lassen sich mit einer Anfügeabfrage auf Basis diverser Verknüpfungen die korrekten Daten inklusive Fremdschlüssel schreiben.

Transkript

Ich habe hier beispielsweise aus EXCEL eine Rückmeldung von dem Seminaranbieter bekommen. Der sagt mir jetzt, wer angemeldet ist. Das ist natürlich überhaupt nicht das Format, was in meiner Datenbank existiert. Immerhin gibt es eine Personennummer, aber hier nur leider einen Text für die Bezeichnung. Und das möchte ich jetzt anfügen an meine "Fortbildungs"-Tabelle. Diese "Fortbildungs"-Tabelle will hier natürlich einen Fremdschlüssel haben und nicht eine Bezeichnung. Die kennt auch keine Kursdauer, sondern ein "Ende"-Datum. Also muss ich das erstmal zurecht rechnen. Ich habe immerhin schon dafür gesorgt, dass die unbekannten Kursbezeichnungen, "Käse und Co." war so eine, schon eingetragen sind und damit einen Primärschlüssel besitzen. Jetzt kümmere ich mich also darum, die eigentlichen Daten aus "ImportAnmeldung" in die Tabelle "Fortbildungen" zu schreiben. Das fängt an mit einer ganz normalen Auswahlabfrage. Die basiert auf "ImportAnmeldungen" und braucht, um den Fremdschlüssel zu wissen oder je nachdem, wie Sie gucken, den Primärschlüssel, die Tabelle "Qualifikationen". Und was ich verlange, ist, dass diese Kursbezeichnung und der "QualiNameKurz" identisch sind. Das habe ich sichergestellt, indem ich alles, was hier an neuen Kursbezeichnungen aufgetaucht ist, dorthin kopiert, importiert, angefügt, wie immer Sie das sehen wollen, habe und jetzt also sicher bin, dass alle dabei sind. Die Personennummer will ich in ein neues Feld schreiben, und zwar in der "Fortbildung". Das können wir ruhig schon mal auf "Anfügen" stellen. Dann sind wir sicher, dass kein Feld fehlt, also die "tblFortbildung" ist diejenige, in die ich reinschreiben will. Da kann ich mich direkt festlegen, ich will "Anfügen an", dort das "persoIDRef". Die Fortbildungs-ID selber ist ein Auto-Wert, den sollte ich und darf ich nicht schreiben, aber das ist die "persoIDRef". Jetzt will ich die "qualiIDRef" schreiben, das sehen Sie schon, der Fremdschlüssel "FortbildungsQualiIDReferenz", das ist diese. Indem ich aus dem Text verweise auf den Text in der anderen Tabelle, kann ich jetzt per Doppelklick deren Primärschlüssel nehmen und hier in den Fremdschlüssel reinschreiben. Das ist so ein bisschen Denken um die Ecke sozusagen, aber das ist der Normalfall. Und dann gucken wir wieder, was es noch so an Werten gibt, also das "Start"-Datum will ich reinschreiben in "fortbDatumStart". Und das "Ende"-Datum ermittelt sich auch aus dem "Start"-Datum, das zumindest kann ich übernehmen, und dort aus der Kursdauer, nämlich "+Kursdauer", und damit man sich nicht vertut, "-1" denn wenn es einen Tag dauert, ist der "Start"-Tag und der "Ende"-Tag identisch. Wenn Sie aus fremden Datenquellen Felder importieren, kriegen Sie immer wieder diesen Fall hier, dass der Feldname ein Minuszeichen enthält. Das ist in EXCEL harmlos, in ACCESS ganz furchtbar. Das würde mich jetzt erwischen. Ich werde das also einfach als "EndeDatum" bezeichnen, mit einem Doppelpunkt. Und sehen Sie mal, was passiert, wenn ich jetzt mit "Return" bestätige. Dann beschließt EXCEL, dass ich offenbar einem Feldnamen "Start" minus einem Feld "Datum" rechnen möchte. Da muss ich also diese eckigen Klammern entfernen, deswegen ist das so unangenehm, weil man da dauernd aufpassen muss. Und das ist das "Ende"-Datum. So, mehr weiß ich im Grunde noch nicht. Ich kann vielleicht noch die Bemerkung füllen. Also, da erfinde ich jetzt wieder einen völlig beliebigen Feldnamen, der bei mir "A" heißt. "A aus Import übernommen" oder was immer ich da schreiben will. Da können Sie dann zur Not auch noch ein Tagesdatum hinterlegen oder eine Uhrzeit. Also, ich hänge mal die Funktion "now", die allerdings hier "Jetzt" heißt, dran. Dann steht da noch ein Datum hinterher und das Ganze kommt in "fortbBemerkung". Da könnte man sonst hinterlegen, aus welcher EXCEL-Datei das kommt oder von welchem Anbieter. Das Ganze vorsichtshalber mal speichern, also "qryImportAnmeldungenAnfügen", und jetzt erstmal gucken. Ich gucke einmal vorher hier rein, die Anzahl der Datensätze. Es sind sechs Stück. Wenn da jetzt einer fehlt, wäre das ein Hinweis darauf, dass die Kurzbezeichnungen nicht richtig sind, also hier in der Vorschau. Das sieht man aber nur, wenn man auf "Entwurf" ist, in die "Datenblattansicht". Und ich sehe, es sind auch sechs Stück. Hier steht noch irgendwie ein Datum dann mit drin. Und hier sieht alles überzeugend aus. Es kann sein, dass ACCESS nicht bereit ist, diesen Text "3" -- Achtung, linksbündig, ist ein Text! -- in die Zahl 3 rein zu speichern, aber das lasse ich einfach drauf ankommen. Und einmal nochmal speichern und jetzt ausführen, es müssen sechs Zeilen sein, sieht gut aus. und mit "Ja" kriege ich keine Fehlermeldung, das heißt, da käme sonst ein sehr großer Dialog, der mir was über Schlüsselverletzungen erzählt. Das heißt, dieser Text, der eigentlich gar nicht zum Datentyp "Zahl" passt, ist unauffällig umgewandelt worden. Und jetzt gucken wir mal in den Fortbildungen. Da sind jetzt neue Datensätze entstanden. Die können sie hier schön an dem Kommentar sehen. Die haben keinen Preis, den habe ich auch nicht dazu gekriegt, den könnte ich nachbessern, und die haben offensichtlich gültige Daten. Spätestens wenn ich jetzt versuche, hier auszuklappen, muss da "Käse & Co." drinstehen.

Access 2016: Aktionsabfragen

Sehen Sie, wie Sie mit Aktionsabfragen Tabellen erstellen oder Daten anfügen, aktualisieren bzw. löschen.

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Erscheinungsdatum:02.05.2017

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