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Typische Probleme in Projekten lösen

Kommunikation

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Kommunikation ist ein zentrales Element in Projekten. Wer kommuniziert wie mit wem, wann und wie oft? Diese Fragen werden hier beantwortet.

Transkript

Eine der größten Herausforderungen im Zusammenhang mit den Menschen in Ihrem Projekt, ist die richtige Art der Kommunikation. 3 Gruppen sind für die Kommunikation besonders wichtig: Die erste Gruppe ist Ihr Team. Die zweite Gruppe, mit der Sie kommunizieren müssen, sind Ihre Lieferanten. Das können externe Lieferanten genauso sein, wie interne. Zum Beispiel Ihre IT-Abteilung. Die dritte Gruppe sind Ihre Kunden, zu denen vielleicht auch Ihr Chef gehört. All diese Menschen müssen Sie bei Laune halten. Ein häufiges Problem der Kommunikation in Teams liegt darin, dass die Teammitglieder sich nicht über ihre Rolle im Klaren sind. Sie wissen nicht genau, wer was tut oder tun sollte. Manchmal tauschen sich die Teammitglieder nicht ausreichend über ihre Fortschritte oder Probleme in der Projektarbeit aus. Sie denken beispielsweise nicht daran, dass eine Verzögerung bei einem Teammitglied, ein anderes in seiner Arbeit beeinträchtigen kann. Bei Lieferanten liegt das größte Problem oftmals darin, dass Sie die zugesagten Liefertermine nicht einhalten. Kunden und Chefs dagegen versuchen meistens Sie gleich zu Beginn zu Zusagen zu dringen, die Sie womöglich nicht einhalten können. Wenn Sie sich jetzt vorstellen, dass diese Kommunikationsprobleme zur gleichen Zeit auftauchen, stellt das dem Projektmanager vor eine echte Herausforderung. Deshalb passiert es durchaus, dass ein Projektmanager die Kommunikation komplett einstellt, wenn es im Projekt zu Problemen kommt. Wie Sie sich denken können, hilft das nicht. Zur Lösung dieses Problems gibt es zwei Instrumente, die ich Ihnen gern vorstellen möchte: der Kommunikationsplan und das Gantt-Diagramm. Schauen wir uns diese beiden Instrumente einmal an. Der Kommunikationsplan wird im Idealfall gleich zu Anfang mit allen Beteiligten abgestimmt. Er legt fest, mit wem Sie kommunizieren, wie oft und über welches Medium. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Sie bestimmte Beteiligten nur dann eine E-Mail schicken, wenn es ein Problem gibt. Bei anderen werden Sie sich für ein wöchentliches Meeting oder ein tägliches Telefongespräch entscheiden ganz nach dem konkreten Bedarf. In vielen Projekten ist es üblich, monatliche Berichte zu erstellen. Wenn Sie solche Berichte nutzen, dann sollten Sie zu Beginn der Projektarbeit festlegen, wie diese Berichte aussehen sollen. Natürlich gilt die Planung für die Kommunikation auch in der umgekehrten Richtung. Also wer kommuniziert, wie oft mit Ihnen. So konnte beispielsweise die IT-Abteilung dazu verpflichtet werden, wöchentlich zu berichten, wie sie vorankommt. Wenn Sie einen solchen Kommunikationsplan rechtzeitig abstimmen, wissen auch die anderen, wie und worüber sie Sie informieren müssen. So können Sie später Beschwerden über mangelnde Kommunikation ausschließen. Gleichzeitig zwingt ein solcher Plan Sie dazu, sich auch dann regelmäßig mit Ihren Projektpartnern auszutauschen, wenn die Dinge einmal weniger gut laufen. Das zweite Hilfsmittel guter Kommunikation ist das Gantt-Diagramm. Damit können Sie hervorragend zeigen, wie der Beitrag eines jeden Teammitglieds aussieht, und wie alles miteinander zusammenhängt. Was passiert mit den anderen, wenn beispielsweise ein Teammitglied oder einer Ihren Lieferanten zu spät liefert. Der wichtigste Vorteil des Gantt-Diagrams besteht darin, dass es leicht zu verstehen und somit eine gute Argumentationshilfe ist. Um es einzusetzen, braucht man kein Training in Projektmanagement. Schließen wir diesen Teil zur Kommunikation ab. Fragen Sie sich einmal, wie Ihre Kommunikation mit Ihrem Team, Ihren Lieferanten und Ihren Kunden aussieht. Haben Sie einen Kommunikationsplan? Sollten Sie öfters auf Ihr Gantt-Diagram zurückgreifen? Haben Sie überhaupt ein Gantt-Diagramm erstellt?

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

1 Std. 14 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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