Excel 2013 für Profis

Königsinstrument PivotTable - das Prinzip und die Möglichkeiten

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Lernen Sie in diesem Video das Prinzip der PivotTable kennen. Unter anderem geht es um die Übernahme von Daten aus einer Datenbank, die Reduzierung der angezeigten Daten durch Gruppierung und die Formatierung der Zahlenwerte.

Transkript

Die Pivot Table zählt mit Sicherheit zu den Königsinstrumenten von Excel, obwohl die Pivot Table in den vergangenen Jahren doch Konkurrenz bekommen hat - einmal durch Power Pivot und zum anderen jetzt in Excel 2013 auch durch ein neues Werkzeug, das Power View heißt. In diesem Video beschäftige ich mich aber ausschließlich mit der ganz normalen Pivot-Tabelle und zeige Ihnen, wie man eine solche Pivot-Tabelle relativ einfach anlegen kann. Angenommen, Sie befinden sich bereits in einer Tabelle, die die relevanten Daten beinhaltet. So ist es eigentlich ein Klacks, eine Pivot Table anzulegen. Sie müssen lediglich auf "Einfügen" gehen und haben hier die Möglichkeit, eine Pivot Table anzulegen. Neu in Excel 2013 ist übrigens "empfohlene Pivot Tables". Ich wähle mal diese Möglichkeit und Sie sehen: Er bietet Ihnen hier unterschiedliche Möglichkeiten der Erstellung an. Ich breche ab und wähle nochmal ganz normale "Pivot Table". Hier fragt er mich, wie mein Datenbereich aussieht. Das ist in 2013 ebenfalls etwas überarbeitet worden. Ich möchte gerne diese Daten verwenden. Ich könnte natürlich auch Daten aus einer externen Datenquelle verwenden. Ich möchte gerne, dass ein "neues Arbeitsblatt" angelegt wird und klicke dann auf "OK." Damit wird meine Pivot-Tabelle angelegt, aber natürlich noch nicht ausgefüllt. Auf der rechten Seite sehen Sie die Felder als Pivot-Table-Felder, die auch in meiner Tabelle vorhanden waren. Ich möchte gerne eine Auswertung machen nach Kundenname. Ich klicke "Kundenname" an, und in der Pivot Table erscheint sofort der Kundenname. Außerdem möchte ich die "Artikelbezeichnung" haben. Er untergliedert jetzt die Kunden nach Artikeln. Dann hätte ich gerne das Auftragsdatum. Ich klicke "Auftragsdatum" an. Das zieht er mir jetzt ebenfalls hier in die Zeilen rein. Das möchte ich nicht. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Ich wähle das Auftragsdatum nochmal ab und ziehe händisch dieses Auftragsdatum in Spalten, oder ich mache das gleich so: d. h., ich ziehe das Feld, das ich an einer bestimmten Position sehen möchte, entweder in Spalten oder in Zeilen, oder natürlich auch in Werte. Da möchte ich natürlich den Gesamtpreis haben. Excel erkennt aber sofort: "Gesamtpreis ist ein Wert. Damit soll sicherlich etwas geschehen, z.B., es soll summiert werden". Ich hätte natürlich auch einen Text hier hereinziehen können, dann würde hier allerdings nicht "summieren" stehen, sondern er würde mir dann anbieten, die Anzahl dieser Texte zu ermitteln. So ist aber alles soweit in Ordnung - bis auf einen kleinen Schönheitsfehler. Hier sind mir die Daten viel zu detailliert. Mir würde es genügen, wenn ich Monate angezeigt bekommen würde. Also klicke ich in die Spaltenbeschriftungen, drücke die rechte Maustaste und wähle hier "Gruppieren." Nun habe ich die Möglichkeit, nach unterschiedlichsten Arten zu gruppieren. Übrigens könnte ich hier auch mein Datenvolumen reduzieren, indem ich bspw. das Anfangs- und das Enddatum eingebe. Dann würden nur die Daten hier zur Verfügung stehen, die ich hier oben, quasi im Filter, ausgewählt habe. Ich möchte das Ganze gern nach Monaten und Jahren angezeigt bekommen. Ich klicke auf "OK" und Sie sehen: Das Ganze wird jetzt schon sehr viel übersichtlicher. Sie sehen hier nur noch die entsprechenden Monate, einschließlich des Gesamtpreises. Bevor ich weiterarbeite, möchte ich noch ein bisschen etwas für die Optik tun. Ich möchte nämlich diese Zahlen als Währung formatieren. Dazu klicke ich hier in den Zahlenbereich und dann mit der rechten Maustaste. Nun stehen Ihnen zwei Dinge zur Verfügung: Entweder "Zellen formatieren" - dann würde ich eine einzelne Zelle formatieren - oder ich wähle "Zahlenformat." Ich gehe erstmal auf "Zellen formatieren" und Sie sehen: Hier wird Ihnen die volle Bandbreite der Formatierungsmöglichkeiten angeboten. Ich schließe das wieder. Im Gegensatz dazu wird bei "Zahlenformat" lediglich das Zahlenformat angeboten. Das ist für Sie vielleicht auch ein kleiner Indikator, eine Hilfe, sodass Sie wissen, dass Sie das Richtige gewählt haben. Mir geht es um die Währung. Ich möchte gerne negative Zahlen in Rot haben. Das kommt hier zwar nicht vor, aber ich wähle es trotzdem an. Nachkommastellen interessieren mich hier im Moment auch nicht. Sobald ich auf "OK" klicke, sehen Sie, dass er die Formatierung entsprechend durchgeführt hat. Interessieren Sie bei Ihrer Auswertung statt der Kunden die entsprechenden Artikelbezeichnungen, so ist es überhaupt kein Problem, beide gegeneinander zu tauschen. Ich gehe hier in die Artikelbezeichnungen und schiebe diese nach oben. Sie sehen: Die Anzeige ändert sich sofort. Jetzt werden die Artikelbezeichnungen angezeigt und darunter die Firmen, die diese Artikel gekauft haben. Eine andere Möglichkeit würde darin bestehen zu sagen: Ich möchte gar keine Kunden angezeigt bekommen. Sie können dieses Feld jederzeit und sehr einfach wieder entfernen. Nun werden nur noch die Artikel angezeigt. Aber vielleicht möchte ich doch eine gewisse Gruppierung haben über die Artikelnamen - so sieht es natürlich nicht gut aus - Artikelname und dann Artikelbezeichnung. Sie sehen nun eine sehr schöne und sehr schnelle Darstellung nach Artikelnamen - also praktisch nach "Produkten" und dann nach "Artikeln". Dieses Video hat Ihnen gezeigt, wie Sie sehr schnell eine Pivot-Tabelle anlegen und die darin enthaltenen Daten entsprechend so positionieren können, dass Sie die Informationen herausprofilieren können, die Ihnen wichtig sind.

Excel 2013 für Profis

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7 Std. 56 min (96 Videos)
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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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