Projektmanagement: Initiierung und Setup

Kick-off

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Der hier näher erläuterte Kick-off bildet den Abschluss dieses Video-Trainings zur Initiierung und Vorbereitung eines Projekts. Hier geht es um das wichtige Kennenlernen der Teammitglieder, um nivellierte Information und Motivation, aber auch um Rahmenbedingungen, Meetings und Dokumentation. Zusätzlich gibt's hier noch ein paar Tipps zum Ablauf.

Transkript

Der Kickoff steht am Abschluss unseres Trainings zur Initiierung und Setup von Projekten. Der Kickoff selbst markiert eher den Beginn des Projekts, als das Ende der Vorbereitung. Aber auch ein Kickoff will vorbereitet sein und die Vorbereitung des Kickoffs fällt zeitlich noch vor dem Projektbeginn. Der Kickoff, oder besser, die Vorbereitung des Kickoffs, gehört neben der Auftragsklärung und der Schaffung der elementaren Infrastruktur, also der Herstellung der Arbeitsfähigkeit, zu den wichtigsten ersten Schritten in dieser Phase. Die Kickoff-Veranstaltung, das Kickoff-Meeting, markiert, wie gesagt, den Beginn Ihres Projekts. Welche Ziele sind mit dem Kickoff verbunden? Was können Sie mit einer solchen Veranstaltung erreichen? Und wie können Sie den Termin für sich und Ihre Zwecke und Ihr Projekt nutzen? Am Anfang steht zunächst das Kennenlernen. Sofern sich alle Beteiligten bereits kennen, zum Beispiel weil es sich um ein Folgeprojekt handelt, mag das nicht so wichtig sein, aber unterschätzen Sie diesen Punkt nicht. Es "menschelt" allzu sehr in Projekten, und im Stress des Projektalltags müssen sich die Teammitglieder ergänzen und aufeinander verlassen können. Eine kurze Vorstellungsrunde scheint angebracht. Aber bitte lassen Sie die Vorstellung nicht in eine Selbstdarstellung ausarten, sonst schüren Sie schon wieder Vorurteile und Befindlichkeiten. Zweiter essentieller Punkt sind Information und Motivation des Projektteams. Höchstwahrscheinlich bringen die Teammitglieder unterschiedliches Vorwissen über das Projekt, Ihr Unternehmen oder das Umfeld mit. Versuchen Sie alle Teammitglieder auf einen gemeinsamen Stand, ein gemeinsames Verständnis zu bringen. Es geht noch nicht um die Details, sondern um das Big Picture, den größeren Zusammenhang. Verständnis für den Zusammenhang erhöht auch die Motivation und sorgt für Sinnstiftung. Man könnte jetzt böse sagen: Die Projektmitarbeiter werden für ihr Tun ja bezahlt, was braucht es da noch Motivation? Aber Sie wissen, dass wir in Projekten in der Regel immer auf Unwegbarkeiten treffen, die flexibles Handeln und Eingreifen im Team erfordern. Sie können sich und Ihr Team auf solche Situationen vorbereiten. Und ein motiviertes Team wird in solchen Situationen anders reagieren, als jemand, der Dienst nach Vorschrift betreibt. Auch bezüglich der Rahmenbedingungen sollten Sie Ihr Team auf einen gemeinsamen Stand bringen. Das betrifft die Rahmenbedingungen des Projekts, genauso wie die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit. Welche Regel-Meetings, welche Informationsquellen gibt es? Welche gemeinsamen Werkzeuge und Standards kommen zum Einsatz? Wo wird dokumentiert? Wie erfolgen Abstimmungen, wie Entscheidungen? Gibt es Eskalationsprozesse? Geben Sie Ihrem Team Orientierung. Nachdem Sie es mit dem Kennenlernen, den inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen abgeholt haben, zeigen Sie ihm die nächsten Schritte auf. Alle Beteiligten sind mit gewissen Erwartungen zu Ihrer Kickoff-Veranstaltung gekommen und werden den Termin auch wieder mit Erwartungen an das Projekt und die Zusammenarbeit verlassen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um das Team darauf vorzubereiten und einzuschwören, was vor ihnen liegt. Was wir bislang noch nicht betrachtet haben, ist, wer an Ihrem Kickoff teilnehmen sollte. Wen sollen Sie zu Ihrem Kickoff einladen? Klar, das interne und das externe Projektteam. Die Einbindung von Auftragsgebervertretern erleichtert nicht nur die Kommunikation zwischen Projektteam und Auftraggeber, sondern sorgt für ein gemeinsames Verständnis und zeigt auch ein Commitment und eine Wertschätzung der Auftragsgeberseite. Auch die Einbindung wichtiger Stakeholder kann sinnvoll sein. Die Einladung des Nachbarn zur Grundsteinlegung ist eine Geste von der das Projekt später noch profitieren kann. Je nach Projektgröße kann die Zahl der Teilnehmer schnell wachsen. Vielleicht macht es Sinn, neben dem allgemeinen Kickoff, auch einen Kickoff in Teilprojekten oder Teams vorzusehen. Aber Sie wissen ja, das ist situationsspezifisch abzuwägen. Abschließend möchte ich Ihnen noch ein paar Tipps für Ihren Kickoff, Ihr Kick-off-Meeting, mit auf den Weg geben. Zu jedem Meeting, nicht nur zum Kickoff, gehören Vorbereitung und Nachbereitung. Ein schlecht vorbereiteter Kickoff zeigt eine Geringschätzung für Ihr Team. "Ihre Zeit ist mehr wert, als die des Teams". Ist das wirklich die zentrale Botschaft, die Sie gleich zum Start senden wollen? Und auch die Nachbereitung gehört dazu. Wo finden sich die gezeigten Unterlagen und die Informationen? Je wichtiger ein Meeting, um so mehr Wert sollten Sie auf Vor- und Nachbereitung legen. Und wenn Ihr Kickoff nicht nur eine hohle Show ist, dann wird es wenige, vergleichbar wichtige Veranstaltungen in Ihrem Projekt geben. Hier legen Sie den Grundstein für späteren Erfolg oder Misserfolg. Der respektvolle Umgang im Team gehört auch dazu. Und der Kickoff hat selbstverständlich Vorbildcharakter. Nutzen Sie die Chance, Teilnehmer aktiv einzubinden. Das fördert nicht nur das gegenseitige Kennenlernen, sondern fordert auch ein Commitment zum Projekt ein. Und zu guter Letzt: Geben Sie Orientierung. Niemand erwartet den exakten Plan oder ein Heilsversprechen von Ihnen, aber geben Sie den Teilnehmern die Chance, sich in groben Zügen darauf einzustellen, was im Projekt an Aufgaben und Herausforderungen vor ihnen liegt. Wenn Sie diese Punkte im Kopf behalten und umsetzen, dann wird auch Ihr Kickoff gelingen und Sie starten schon einmal erfolgreich in Ihr Projekt. Mit dem Kickoff endet auch unser Training über Initiierung und Setup von Projekten. Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Projektarbeit.

Projektmanagement: Initiierung und Setup

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt starten – vom Startprozess über die Auftragsklärung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit bis zum Kick-off.

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Erscheinungsdatum:27.02.2017

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