SharePoint 2013 Grundkurs

Kategorisieren Sie Inhalte mit Ihren Schlagwörtern

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Inhalte verschiedener Art können mit Schlagwörtern, sogenannten Tags, kategorisiert werden, um diese über die Schlagwortsuche auffindbar zu machen und geordnet darzustellen. Lernen Sie mehr zu Tags und speziellen Felder-Elementen bei Listen und Websites.

Transkript

In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Inhalte verschiedener Art mit Schlagworten, sogenannten Tags, kategorisieren, um diese für die Schlagwortsuche auffindbar zu machen oder nach Kategorien geordnet darzustellen. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten sehr intensiv in verschiedenen Teams mit Teamwebsites, Projektseiten, Eventorganisationen. Also Sie sind in verschiedenen Teams. Jetzt gibt es überall in diesen Teams Informationen, die Sie konsolidiert für sich schnell greifbar machen wollen, damit Sie schneller auf diese Informationen zugreifen können oder eventuell kontextübergreifend noch in einem anderen Zusammenhang brauchen. Was tun Sie? Sie kategorisieren sich dieses. Diese Kategorien, auch Tags genannt, können Sie selbst vergeben. Und dafür gibt es im SharePoint spezielle Felder, Elemente bei Listen und Webseiten. Möchten Sie beispielsweise diese Datei Budget 2013 kontextübergreifend in einem anderen Team als Muster vorstellen; der Termin findet aber erst in fünf Wochen statt und Sie können sich bestimmt nicht mehr in fünf Wochen dran erinneren, an welches Muster hatten Sie gedacht. Und Sie finden das gerade jetzt in dem Arbeitsablauf, markieren Sie diese gewünschte Datei, klicken über die Registerkarte Dateien, und vergeben Kategorien und Notizen. Sie vergeben hier Ihren Tag. Und wir nennen das mal Muster Kalkulation. Speichern. Ihr Tag ist vergeben und wird in die Liste Vorgeschlagene Kategorien dann auch hinzugefügt. Wenn Sie später eine weitere Datei mit dem gleichen Tag finden, brauchen Sie das nicht mehr schreiben, sondern können auf diese Kategorie zugreifen. Wir schließen das Ganze und wandern mal so ein bisschen weiter. Wir klicken auf die Startseite, gehen eventuell mal in den Bereich Eventorganisation. Und Sie haben hier in der Planung Messeplanung auch so etwas. Das ist eine klassische Aufgabenliste, die dargestellt wurde. Sie können über die Registerkarte Liste auch hier einen Tag setzen. Das lassen wir mal als Gantt. Speichern das Ganze ab. Auch hier ist wieder die Kategorie vorgeschlagen bereits jetzt hinterlegt. Wir schließen das Ganze. Gehen über die Startseite noch auf das Projektmanagement. Hier sagen Sie: Es gibt auch eine Aufgabenliste. Da habe Sie auch noch mal ein Beispiel für ein tolles Gantt, etwas anders dargestellt. Und genau das wollen Sie sich auch taggen, da Sie in der Projektgruppe, in der Sie morgen beispielsweise sind; und Sie sollen verschiedene Gantt-Ansichten beispielsweise vorstellen; dann können Sie sich hier auch einen Tag setzen. Wir sagen Kategorien und Notizen. Und jetzt schauen wir mal. Wenn wir jetzt hier den Begriff Gantt anfangen zu schreiben, sehen Sie, bekommen Sie bereits Vorschläge von den Kategorien, die Sie schon vergeben haben, weil es als Schlüsselwort bereits hinterlegt wurde. Vergeben Sie eine Tag, die Sie nicht als öffentlich sichtbar haben wollen, dann setzen Sie hier einfach das Häkchen auf Privat. Wir Speichern und schließen das Ganze. Ich vergebe einen weiteren Tag, gehe nochmal auf Eventorganisation und sage, ich habe den Hotelvertrag, klicke auf Dateien Und sage, das ist jetzt noch; Checklisten, auch das habe ich schon als Begriff hinterlegt. Speichere das Ganze ab. Und lasse mir mal eine Übersicht zeigen, welche Kategorien habe ich denn eigentlich, um dann auch zu sehen, wo kann ich meine Kategorien eigentlich einsehen. Ich klicke also hier auf Meine Kategorien. Und dann sehen Sie, bin ich auf meiner MySite, bekomme hier meine Kategorien und Notizen, die ich hier bereits angelegt habe, auf einer Seite kompakt angezeigt. Und hier bildet sich die sogenannte Tag-Cloud so langsam. Wir hatten einen Begriff getaggt, der hieß Muster kalkulation. Klicke hier drauf, bekomme ich dann die Dateien angezeigt, oder die Seiten angezeigt, die ich damit getaggt habe; kann von hier aus direkt auf diese Datei zugreifen; kann das Ganze auch im Nachhinein noch Als privat kennzeichnen. Dass ich sage, das soll nicht öffentlich sichtbar sein. Könnte es Löschen. Den Begriff Checklisten wie auch Gantt habe ich jetzt schon mehrfach als Schlüsselwort, als Tag hinterlegt. Dadurch wird der Begriff größer. Und Sie sehen, ich bekomme hier meine Aktivitäten für den Begriff Checklisten angezeigt; sehe, ich habe eine einzelne Datei wie den Hotelvertrag markiert, und den Feedbackbogen. Ich kann jederzeit sagen, brauche ich nicht mehr, Löschen, oder Als privat kennzeichnen. Beim Gantt sehe ich, dass ich auch hier wieder einzelne Seiten oder Bibliotheken gekennzeichnet habe. So entsteht langsam aber sicher meine sogenannte Tag-Cloud, die für mich wichtig ist, wo ich von meiner Seite aus sehr schnell, konsolidiert auf Informationen zugreifen kann, die ich mir aus ganz unterschiedlichen Seiten, aus unterschiedlichen Ebenen, Aufgaben, Listen, Dokumentbibliotheken mir hier zusammenfüge, und das ist für mich persönlich so ein Dreh- und Angelpunkt, wo ich für mich eine optimale Organisation auch habe, von Informationen, die für mich relevant sind. Auf der MySite wird der Bereich Kategorien und Notizen nicht automatisch angezeigt. Ich empfehle Ihnen als Tipp und Trick diesen Kategorien-und-Notizen-Bereich aber in Ihre Schnellstartleiste zu ziehen. Und das geht sehr einfach, weil wir sind jetzt hier gerade auf der Seite. Klicken auf Links bearbeiten, ziehen per Drag-and-Drop dann hier Kategorien und Notizen einfach mit in diese Leiste. Klicken auf Speichern. Und wenn ich jetzt mal so hin und her klicke: Hier habe ich meine Informationen auf meiner Seite. Ich habe das Thema Blog, wo ich mit Blogs arbeiten kann. Und ich kann hier auf Kategorien und Notizen zugreifen und so bin ich sehr, sehr schnell über diesen Dreh- und Angelpunkt genau auf den getaggten Informationen, die für mich in meiner Arbeitsweise relevant sind. Was haben wir in diesem Video gelernt? In diesem Video haben wir gelernt, was hinter dem Begriff Tagging ist; und wie ich mir Inhalte verschiedener Art mit Schlagworten greifbar machen kann, kategorisieren kann; und mit der sogenannten Tag-Cloud arbeiten kann; und diese Seite dann auch über die Schnellstartleiste meiner MySite hinzugefügt habe.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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