Outlook 2013 Grundkurs

Kalendergruppen erstellen

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Die Erstellung einer Kalendergruppe ermöglicht es, sämtliche Kalender einzelner Mitglieder eines Teams zentral zu verwalten. In dieser können mehrere Kalender überlagert dargestellt werden.
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Transkript

Arbeiten Sie mit einem Team zusammen, und möchten Sie die Kalender der Teammitglieder schnell und unkompliziert aufrufen können, so bietet Ihnen Outlook die Möglichkeit sog. Kalendergruppen zu erstellen und zu verwalten. Wie Sie Kalendergruppen erstellen und verwalten erkläre ich in diesem Video. In meinem Beispiel möchte ich alle Kalender der Projektmitglieder in einer Kalendergruppe anzeigen lassen. Um eine Kalendergruppe zu erstellen wechsle ich, über das Menübandregister "Start", in die Gruppe "Kalender verwalten". Dort habe ich die Schaltfläche "Kalendergruppen", und über das Menü wähle ich "Neue Kalendergruppe erstellen". Wenn ich später mit mehreren Kalendergruppen arbeite, ist es wichtig eindeutige Namen für die Kalendergruppe festzulegen. In meinem Beispiel werden alle Projektmitglieder zum Projekt "Mustermann GmbH" der Kalendergruppe hinzugefügt. Deshalb nenne ich die Kalendergruppe auch "Projekt Mustermann GmbH". Sobald ich den Namen eingegeben habe bestätige ich mit "OK". Im nächsten Schritt habe ich die Möglichkeit, in der globalen Adressliste, nach den Projektmitgliedern zu suchen und sie der Kalendergruppe hinzuzufügen. Nachdem ich alle Projektmitglieder hier im unteren Bereich hinzugefügt habe bestätige ich mit "OK". Die Kalendergruppe wurde erfolgreich erstellt, und ich lande auch direkt in dieser Kalendergruppe. Um hier links in der Navigation einen besseren Überblick zu bekommen, werde ich einen Kalender ausblenden, dafür zeige ich auf diese Trennlinie, halte die linke Maustaste gedrückt und ziehe ganz weit nach oben, und schon habe ich hier einen besseren Überblick. Ich kann jederzeit natürlich auch den Kalender wieder einblenden lassen. Nach der Erstellung einer Kalendergruppe werde ich direkt in die Planungsansicht weitergeleitet, und ich sehe hier die jeweiligen Verfügbarkeiten der Teammitglieder. Links in der Navigation sehe ich jetzt auch die Gruppe "Projekt Mustermann GmbH", die ich jederzeit deaktivieren kann. Dann lande ich wieder in meinem Kalender, aktiviere ich die Gruppe sehe ich sofort wer verfügbar ist und wer nicht verfügbar ist. Sie können einer Kalendergruppe jederzeit Personen hinzufügen oder Personen aus der Kalendergruppe löschen. Um eine Person hinzuzufügen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen und wählen dann im Kontextmenü "Kalender hinzufügen aus Adressbuch". Nun haben Sie die Möglichkeit, im Adressbuch, nach einer weiteren Person zu suchen. Und Sie bestätigen wieder mit "OK". Möchten Sie eine Person aus der Gruppe löschen, weil die Person ggf. nicht mehr zum Projekt hingehört, so klicken Sie die Person mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl "Kalender löschen". Möchten Sie die Kalendergruppe nach den Namen anordnen, können Sie die Anordnung über das Kontextmenü per Rechtsklick durchführen. Ich klicke mit der rechten Maustaste direkt auf den Gruppennamen, und dann habe ich hier, im unteren Bereich, die Möglichkeit "Nach dem Namen anordnen". In diesem Fall wird nach dem Vornamen sortiert. Ein weiterer Vorteil von Kalendergruppen ist, dass sie beispielsweise eine neue Besprechung direkt an diese Person senden können, also eine Besprechungsplanung organisieren können, oder was eben auch noch von Vorteil ist, dass Sie sich die Kalender nebeneinander einblenden lassen können, wenn Sie hier in der Gruppe "Anordnen" auf eine Ansicht klicken. Eine weitere Möglichkeit bietet auch die sog. Kalenderüberlagerung an, um schnell einen gemeinsamen Termin zu finden. Angenommen ich möchte gerne mit meiner Kollegin Sandra Fischer den Kunden besuchen, und ich möchte jetzt sehen, wann wir beide frei haben, wann wir diesen Termin wahrnehmen können, dafür deaktiviere ich in diesem Fall einmal alle anderen Kollegen und lasse nur Sandra bestehen. Nun habe ich beide Kalender, einmal auf der linken Seite meinen persönlichen Kalender dargestellt und auf der rechten Seite der Kalender von Sandra, und ich habe die Möglichkeit hier auf diesen Pfeil nach links zu klicken, dann werden die Kalender überlagert dargestellt, und ich kann jetzt schnell überprüfen wann wir in der kommenden Woche noch einen Termin freihaben um den Kunden zu besuchen. Die Kalenderüberlagerung kann ich auch ganz schnell wieder aufheben, indem ich hier wieder auf den Pfeil klicke. Und schon werden mir die Kalender wieder nebeneinander angezeigt. Möchten Sie eine Kalendergruppe löschen, also dass sie nicht mehr angezeigt wird, so haben Sie die Möglichkeit, hier in der Navigation, mit der rechten Maustaste direkt auf den Gruppennamen zu klicken, und im oberen Bereich gibt es, im Kontextmenü, den Befehl "Gruppe löschen". Sie bekommen nochmal den Hinweis ob Sie die Gruppe wirklich in den Ordner "gelöschte Elemente verschieben" möchten, ich bestätige mit "JA" und die Kalendergruppe ist wieder gelöscht. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie sie Kalendergruppen erstellen und verwalten können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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